一、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

(一)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的共存

檔案管理咨詢檔案數(shù)字化外包，電子檔案的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，但紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)也不會(huì)退出歷史舞臺(tái)，二者需要相互融合、共同存在。但是兩種管理方式之間存在著一定的差異，存儲(chǔ)方式、保護(hù)手段以及利用條件都各不相同。因此，要想實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合，需要根據(jù)各自特點(diǎn)建立兩套不同的管理系統(tǒng)。雖然兩套管理系統(tǒng)是獨(dú)立管理，但是又需要建立兩個(gè)系統(tǒng)之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)之間的信息共享。電子檔案是順應(yīng)著信息化時(shí)代的發(fā)展在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上形成的，具有便于記錄和存儲(chǔ)的特點(diǎn)。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案在信息錄入上存在劣勢(shì)，在此背景下，建議將新的檔案信息以電子檔案的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，保證信息錄入的時(shí)效性。但是由于電子檔案存在存儲(chǔ)不穩(wěn)定性的缺點(diǎn)，需要對(duì)一些重要檔案以及需要永久保存的檔案進(jìn)行紙質(zhì)化保存，通過(guò)紙質(zhì)檔案的形式確保檔案的原始性和安全性。同時(shí)，在日常工作中需要將原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理，尤其是內(nèi)容繁瑣的紙質(zhì)檔案信息可以優(yōu)先制作成電子檔案，便于使用者對(duì)檔案信息的閱讀和查考，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。這樣不但解決了紙質(zhì)檔案效率低下的問(wèn)題，也同時(shí)解決了電子檔案不易儲(chǔ)存的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了兩種管理方式的相互融合。

 (二)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的相互促進(jìn)

檔案數(shù)字化外包，電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的相互促進(jìn)是基于兩者共存的基礎(chǔ)上的。兩個(gè)管理系統(tǒng)需要各自獨(dú)立發(fā)展，同時(shí)又是相互依賴(lài)、缺一不可的。因此，兩者之間需要相互磨合，起到相互促進(jìn)的作用。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的相互促進(jìn)主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，電子檔案管理模式促進(jìn)了紙質(zhì)檔案管理的改進(jìn)。電子檔案管理依托網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)和快速檢索的功能，能夠更加便利地檢索到需要的信息，紙質(zhì)檔案通過(guò)與電子檔案建立聯(lián)系，通過(guò)在電子檔案管理系統(tǒng)中的檢索迅速地找到所對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案管理受到電子檔案模式的積極影響，直接加速了檔案管理流程的進(jìn)化，對(duì)于檔案管理的相互融合具有重要的意義。第二，紙質(zhì)檔案管理模式也促進(jìn)了電子檔案管理的完善。在紙質(zhì)檔案管理的積極影響下，電子檔案管理也可以更加完善。兩種管理方式在相互影響下取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展，最終形成一種相互融合的完整的管理系統(tǒng)。

 (三)大數(shù)據(jù)促使紙質(zhì)檔案和電子檔案快速融合

大數(shù)據(jù)也稱(chēng)海量資料，指的是所需要處理的資料量十分龐大，一時(shí)無(wú)法通過(guò)現(xiàn)有的主流、常規(guī)的軟件工具在一定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行獲取、整理、處理，再整理得到結(jié)論，引導(dǎo)使用者可以做出較為正確決策的資料。現(xiàn)今的社會(huì)是一個(gè)高速發(fā)展、正在走向全面數(shù)據(jù)化的社會(huì)，科技日新月異，人們的交流方式日益多樣，生活也越來(lái)越便捷。但隨著社會(huì)的發(fā)展，也出現(xiàn)了數(shù)據(jù)龐大且分散的問(wèn)題，為了解決這個(gè)問(wèn)題，大數(shù)據(jù)應(yīng)運(yùn)而生。當(dāng)前，攀鋼生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)高速發(fā)展，產(chǎn)業(yè)規(guī)模上已成為超大型集團(tuán)化國(guó)企，其生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)必然形成大量的各類(lèi)檔案，從而產(chǎn)生各類(lèi)檔案大數(shù)據(jù)。因此，解決檔案大數(shù)據(jù)問(wèn)題在攀鋼檔案的管理和利用上顯得尤為重要。大數(shù)據(jù)具有四個(gè)特征，即Vblume(數(shù)據(jù)量大)、、■riety(數(shù)據(jù)類(lèi)型多)、、組1ue(商業(yè)價(jià)值巨大)， velocity(處理速度快)。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，大數(shù)據(jù)借助局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算及云平臺(tái)等方式實(shí)現(xiàn)，因此數(shù)據(jù)的交換、傳輸速度遠(yuǎn)比傳統(tǒng)方式快捷得多。所以，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，紙質(zhì)檔案就偏向于保管功能，電子檔案則更多地承擔(dān)了檔案利用和編研功能。這樣，大數(shù)據(jù)就有效促進(jìn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案的快速融合發(fā)展。

二、紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理融合在實(shí)際工作中的應(yīng)用

 (一)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理融合的雙套制應(yīng)用

檔案雙套制是當(dāng)前檔案管理普遍采用的一種方式，即檔案部門(mén)同時(shí)保存兩套內(nèi)容相同的檔案。在以前通常保存兩套紙質(zhì)的方式，現(xiàn)在采用保存一套紙質(zhì)檔案和一套電子檔案方式。兩套紙質(zhì)檔案保存方式，造成了大量資源和人力的浪費(fèi)，增加了企業(yè)的負(fù)擔(dān)。紙質(zhì)檔案和電子檔案融合后的雙套制最大的好處就是節(jié)約了成本，同時(shí)提高了檔案的利用效率，更有效地對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行了保護(hù)。實(shí)行檔案雙套制管理可以很好地融合紙質(zhì)檔案和電子等不同載體的優(yōu)勢(shì)，既可發(fā)揮高效存儲(chǔ)和快速查閱檢索功能，又可保障檔案的憑證價(jià)值作用的實(shí)現(xiàn)，起到了優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的良好效果。

(二)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理融合的雙軌制應(yīng)用

各種管理系統(tǒng)的大量應(yīng)用可直接形成電子檔案，通過(guò)對(duì)電子檔案進(jìn)行打印形成紙質(zhì)檔案，這種融合方式直接就形成了雙軌制檔案管理新模式。雙軌制是檔案管理的新模式，也是紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理融合理論的新應(yīng)用。其最大的好處就是更加節(jié)約成本，效率更高。因?yàn)闆](méi)有掃描紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工環(huán)節(jié)，從而在檔案日常工作中體現(xiàn)出整編效率更高、紙質(zhì)檔案保存更科學(xué)的優(yōu)勢(shì)。

 (三)電子檔案單軌制的應(yīng)用

檔案數(shù)字化外包，2020年3月23日，財(cái)政部和國(guó)家檔案局下發(fā)了《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的通知》，規(guī)范了來(lái)源合法、真實(shí)的電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證具有同等法律效力。促使電子發(fā)票、財(cái)政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專(zhuān)用繳款書(shū)、銀行電子回單等電子會(huì)計(jì)憑證可以實(shí)行單軌制管理，從而大大節(jié)約了紙質(zhì)檔案的成本，這是紙質(zhì)檔案和電子檔案高度整合后最經(jīng)濟(jì)、最先進(jìn)的檔案管理單套制模式。紙質(zhì)檔案和電子檔案科學(xué)融合的管理，開(kāi)啟了雙軌制和單軌制檔案管理并存的創(chuàng)新新模式，紙質(zhì)檔案主要體現(xiàn)檔案的保管價(jià)值，電子檔案則主要體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，同時(shí)也推進(jìn)了檔案管理系統(tǒng)的全流程管理和電子檔案及其元數(shù)據(jù)的創(chuàng)新發(fā)展，電子文件的真實(shí)性得到了有效保障。

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息化”的深入推進(jìn)，紙質(zhì)檔案和電子檔案作為國(guó)家信息資源的重要組成部分，具有重要憑證作用和長(zhǎng)久查考價(jià)值，對(duì)于維護(hù)企業(yè)和群眾合法權(quán)益具有重要意義。但隨著數(shù)據(jù)積累和平臺(tái)升級(jí)，其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性面臨巨大挑戰(zhàn)。因此，迫切需要紙質(zhì)檔案和電子檔案實(shí)現(xiàn)深度和科學(xué)融合管理，制定紙質(zhì)檔案和電子檔案融合管理規(guī)范，確保紙質(zhì)檔案和電子檔案規(guī)范歸檔、安全保存和科學(xué)利用。

檔案數(shù)字化外包，信息數(shù)據(jù)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息承載力提出了嚴(yán)峻考驗(yàn)，而電子檔案的出現(xiàn)則剛好能夠滿足當(dāng)前環(huán)境下的存儲(chǔ)大量信息的需求。然而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案仍然具有一定優(yōu)勢(shì)，因此，需要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的融合，以最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用和優(yōu)勢(shì)。

作者：張杰