《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第2部分：檔案數(shù)字化服務(wù)》（DA/T 68.2—2020，以下簡(jiǎn)稱《檔案數(shù)字化服務(wù)》）于2020年5月18日由國(guó)家檔案局批準(zhǔn)發(fā)布，并于2020年6月1日起實(shí)施?！稒n案數(shù)字化服務(wù)》與《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第3部分：檔案管理咨詢服務(wù)》（DA/T 68.3—2020）作為《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第1部分：總則》（DA/T 68.1—2020，以下簡(jiǎn)稱《總則》）的分項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)正式發(fā)布，這標(biāo)志著檔案服務(wù)外包工作規(guī)范系列標(biāo)準(zhǔn)正趨于完善。

出臺(tái)背景

檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是各級(jí)各類檔案部門的一項(xiàng)重要工作任務(wù)。現(xiàn)實(shí)中，許多單位囿于時(shí)間、技術(shù)、人員條件限制，選擇將檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)的檔案數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)，有效地提高了檔案數(shù)字化的效率和質(zhì)量。但是，檔案因其具有原始性、唯一性、秘密性的特點(diǎn)，在檔案數(shù)字化服務(wù)外包過程中面臨著諸多的質(zhì)量問題和安全風(fēng)險(xiǎn)。為此，有必要制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作予以規(guī)范。

《檔案數(shù)字化服務(wù)》旨在指引發(fā)包方科學(xué)開展檔案數(shù)字化服務(wù)發(fā)包工作和安全管理工作，指導(dǎo)承包方建立規(guī)范的業(yè)務(wù)操作程序和有效的安全管理體系，提供第三方機(jī)構(gòu)正確評(píng)價(jià)承包方的參考依據(jù)，從而推動(dòng)檔案數(shù)字化服務(wù)外包的良性、有序發(fā)展。

編制思路

1. 是《總則》在數(shù)字化外包服務(wù)類型的細(xì)化與更新

《總則》是“檔案服務(wù)外包工作”系列規(guī)范的總體規(guī)則、規(guī)范，《檔案數(shù)字化服務(wù)》依附于《總則》制定，根據(jù)其確定的原則和基本要求，在編制時(shí)嚴(yán)格遵照了《總則》的標(biāo)準(zhǔn)精神，并對(duì)其進(jìn)行細(xì)化與延伸，保障檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)有據(jù)可依、有規(guī)可循、有法可查。同時(shí)，《檔案數(shù)字化服務(wù)》在“檔案數(shù)字化”方面對(duì)《總則》中某些概念的定義進(jìn)行更新，彰顯檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的與時(shí)俱進(jìn)。例如，“檔案數(shù)字化服務(wù)”的定義相比《總則》字?jǐn)?shù)雖少，但卻更為精要，并點(diǎn)明數(shù)字化的本質(zhì)，即信號(hào)模式的轉(zhuǎn)變過程并非保存載體等外在的遷移過程。

2. 是檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的重要補(bǔ)充

《檔案數(shù)字化服務(wù)》在檔案數(shù)字化建設(shè)中與已頒布實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件之間也形成互補(bǔ)。例如，該標(biāo)準(zhǔn)4.2.1.1中提及“發(fā)包方應(yīng)按照DA/T 31、DA/T 43、DA/T 62、DA/T 68.1、DA/T 71的要求，確定檔案數(shù)字化服務(wù)外包的范圍、內(nèi)容、流程、技術(shù)、質(zhì)量和安全等要求”等?！稒n案數(shù)字化服務(wù)》強(qiáng)調(diào)主體控制、過程管理，將檔案數(shù)字化各關(guān)鍵環(huán)節(jié)技術(shù)嵌在主體責(zé)權(quán)關(guān)系、數(shù)字化外包工作過程管理中，以主體責(zé)任引導(dǎo)技術(shù)合法合規(guī)、以過程規(guī)范引導(dǎo)技術(shù)可靠有效，形成相輔相成的互促效果，主要目的在于規(guī)范和引導(dǎo)檔案數(shù)字化服務(wù)外包行為。因而，該標(biāo)準(zhǔn)定位為“人員+過程”導(dǎo)向的系統(tǒng)性管理規(guī)范，而非結(jié)果導(dǎo)向的單一性管理規(guī)范。

3. 體現(xiàn)獨(dú)立行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制的嚴(yán)謹(jǐn)性

雖然與《總則》和其他檔案數(shù)字化規(guī)范條款之間存在依附性和補(bǔ)充性，但作為獨(dú)立的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布，《檔案數(shù)字化服務(wù)》也凸顯了標(biāo)準(zhǔn)編制的嚴(yán)謹(jǐn)性。第一，在結(jié)構(gòu)排列、文體表述、參考引用上均達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)編制要求，促使該標(biāo)準(zhǔn)提出的各種要求有依有規(guī)、合法合規(guī)。第二，嚴(yán)格確定該標(biāo)準(zhǔn)使用范圍和對(duì)象，用語嚴(yán)謹(jǐn)。例如，在“1范圍”中指明“本部分適用不涉及國(guó)家秘密的檔案數(shù)字化服務(wù)外包。檔案縮微服務(wù)外包可參照本部分執(zhí)行”。在“3.1檔案數(shù)字化服務(wù)”中，著重強(qiáng)調(diào)“本部分中檔案數(shù)字化服務(wù)，不包含檔案數(shù)字化軟件開發(fā)或?qū)嵤薄５谌?，檔案管理服務(wù)外包過程中面臨著諸多的“實(shí)體+內(nèi)容”的雙重安全風(fēng)險(xiǎn)。為此，該標(biāo)準(zhǔn)特別強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)字化外包過程中的安全管理和風(fēng)險(xiǎn)管理，嚴(yán)格遵循并與國(guó)家檔案局近年來出臺(tái)的《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等相協(xié)調(diào)，具有較強(qiáng)的專業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)性。

主要內(nèi)容

《檔案數(shù)字化服務(wù)》由前言、正文及參考文獻(xiàn)3部分組成，以外包服務(wù)主體（發(fā)包方、承包方）為點(diǎn)，以各自工作過程為線，交織聯(lián)網(wǎng)促進(jìn)主體雙方的可互動(dòng)性、權(quán)責(zé)一致性與檔案在數(shù)字化過程中的安全、規(guī)范、有效。

1. 發(fā)包方工作規(guī)范

（1）以合法、安全、可控為工作總原則

延續(xù)了《總則》中提出的工作原則，指出發(fā)包方應(yīng)按照DA/T 68.1的規(guī)定，在檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中堅(jiān)持合法、安全、可控原則，即在檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中，發(fā)包方應(yīng)掌握并采取有效措施遵守相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，制定和落實(shí)安全管理體系并對(duì)檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作的全過程進(jìn)行監(jiān)控，以保證檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作的規(guī)范有效開展。

（2）結(jié)合工作內(nèi)容明確發(fā)包方工作要求

將發(fā)包方的工作劃分為發(fā)包前期準(zhǔn)備工作、檔案數(shù)字化過程管理、檔案數(shù)字化成果管理3個(gè)階段，并結(jié)合具體工作內(nèi)容，對(duì)發(fā)包方每一階段的工作內(nèi)容進(jìn)行了明確。

在發(fā)包前期準(zhǔn)備工作階段，發(fā)包方工作包括明確工作要求、選定承包方、簽訂合同、選定場(chǎng)所、配置設(shè)備等，其中特別要重點(diǎn)關(guān)注檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作不同于其他類型檔案服務(wù)外包工作的特殊性要求，如“4.2.1明確工作要求”中提出的應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定以明確檔案數(shù)字化服務(wù)外包的范圍和優(yōu)先順序，“4.2.4選定場(chǎng)所”中提出的檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所選擇、視頻監(jiān)控系統(tǒng)配備等，確保發(fā)包方檔案數(shù)字化服務(wù)外包前期準(zhǔn)備工作的充分與專業(yè)。

在檔案數(shù)字化過程管理階段，著重強(qiáng)調(diào)發(fā)包方對(duì)承包方及具體檔案數(shù)字化操作過程中的監(jiān)督職責(zé)，對(duì)檔案數(shù)字化過程中發(fā)包方應(yīng)承擔(dān)的事項(xiàng)作出了具體明確的規(guī)定，這與《中華人民共和國(guó)檔案法》第二十四條中“對(duì)受托方進(jìn)行監(jiān)督”的相關(guān)要求是一致的。如涉及人員方面，發(fā)包方應(yīng)要求承包方將直接參與該項(xiàng)目檔案數(shù)字化加工過程的員工名單向發(fā)包方備案，應(yīng)禁止承包方工作人員擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房等；涉及檔案方面，發(fā)包方應(yīng)對(duì)擬數(shù)字化的檔案的敏感性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性進(jìn)行檢查，按照工作計(jì)劃對(duì)檔案分批調(diào)檔出庫(kù)和接收歸庫(kù)等。這些要求的提出是合法、安全、可控原則的充分體現(xiàn)，有助于規(guī)避檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

在檔案數(shù)字化成果管理階段，發(fā)包方工作包括數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、安全確認(rèn)和驗(yàn)收總結(jié)等內(nèi)容。數(shù)據(jù)檢驗(yàn)是對(duì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的直接把控，應(yīng)特別注意檔案數(shù)字化加工過程中除產(chǎn)生數(shù)字化掃描件等成果，期間產(chǎn)生的各種工作文件、日志、記錄、元數(shù)據(jù)等也應(yīng)被視作數(shù)字化成果的一部分，應(yīng)按照4.4.1.2要求做好移交工作。安全確認(rèn)主要是對(duì)承包方交付的各種存儲(chǔ)介質(zhì)、視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)及回放記錄、工作人員變更記錄以及承包方自帶的各種軟硬件設(shè)備等進(jìn)行檢查，以再次確保數(shù)字化服務(wù)外包工作的安全、規(guī)范。驗(yàn)收總結(jié)作為發(fā)包方工作的最后環(huán)節(jié)，按照4.4.3要求做好驗(yàn)收總結(jié)工作，有助于形成工作閉環(huán)，保障數(shù)字化服務(wù)外包工作的有效、持續(xù)開展。

2. 承包方工作規(guī)范

（1）注重承包方能力建設(shè)

注重對(duì)承包方能力的建設(shè)，并特別強(qiáng)調(diào)提高檔案數(shù)字化服務(wù)所需的特殊服務(wù)能力建設(shè)，以促進(jìn)承包方在檔案數(shù)字化中的不斷改進(jìn)與優(yōu)化。

（2）為承包方檔案數(shù)字化外包重點(diǎn)環(huán)節(jié)提供規(guī)范指引

根據(jù)承包方檔案數(shù)字化服務(wù)外包的工作內(nèi)容，對(duì)其中制定工作方案、人員管理、設(shè)備管理等環(huán)節(jié)提出要求，這些環(huán)節(jié)既與發(fā)包方的3個(gè)工作階段相對(duì)應(yīng)，又是承包方工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，可為承包方規(guī)范開展檔案數(shù)字化服務(wù)提供指引。

在制定工作方案環(huán)節(jié)，與發(fā)包方前期準(zhǔn)備工作階段相對(duì)應(yīng)，除應(yīng)滿足發(fā)包方工作要求外，著重強(qiáng)調(diào)承包方發(fā)揮主觀能動(dòng)性做好前期調(diào)查研究工作，并根據(jù)調(diào)查研究編制工作方案。

在人員管理、設(shè)備管理、現(xiàn)場(chǎng)管理、訪客管理、流程與作業(yè)管理環(huán)節(jié)，對(duì)應(yīng)發(fā)包方檔案數(shù)字化過程管理階段，結(jié)合了檔案數(shù)字化工作特點(diǎn)為承包方規(guī)范開展檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作提供了具體、明確的操作規(guī)范?！?.3人員管理”對(duì)參與數(shù)字化外包服務(wù)工作人員的資質(zhì)、業(yè)務(wù)水平、培訓(xùn)等提出了要求，以保證工作人員的可靠、專業(yè)。針對(duì)檔案數(shù)字化依賴設(shè)施設(shè)備程度較高的特點(diǎn)，“5.4設(shè)備管理”對(duì)承包方檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備管理要求予以細(xì)化和明確，如5.4.3要求檔案數(shù)字化加工使用的設(shè)施設(shè)備必須采用技術(shù)手段或物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口并定期進(jìn)行檢查?！?.5現(xiàn)場(chǎng)管理”和“5.6訪客管理”對(duì)檔案數(shù)字化場(chǎng)所中的工作人員、訪客、物品等作出規(guī)定，一般情況下無關(guān)人員、物品不得進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的物品、人員按照要求進(jìn)行嚴(yán)格管控?！?.7流程與作業(yè)管理”除要求承包方按照相關(guān)規(guī)定確保數(shù)字化流程、操作方法和質(zhì)量的規(guī)范性，還應(yīng)注意每一環(huán)節(jié)均應(yīng)填表記錄、不得損壞檔案載體或篡改檔案內(nèi)容、應(yīng)根據(jù)檔案具體情況使用合適的掃描儀器和方法進(jìn)行數(shù)字化等。

在成果管理和持續(xù)改進(jìn)環(huán)節(jié)，對(duì)應(yīng)發(fā)包方檔案數(shù)字化成果管理階段，從承包方的角度提出了相應(yīng)要求，主要包含3方面內(nèi)容：對(duì)于尚未移交的檔案數(shù)字化成果，承包方應(yīng)做好備份工作；對(duì)于經(jīng)發(fā)包方數(shù)據(jù)檢驗(yàn)的檔案數(shù)字化成果，承包方應(yīng)連同數(shù)字化過程中產(chǎn)生的各種數(shù)字化工作文件、日志、記錄、元數(shù)據(jù)等及使用的各種存儲(chǔ)介質(zhì)移交發(fā)包方并履行書面交接手續(xù)；對(duì)于工作中產(chǎn)生的包括工作人員名單、訪客名單等記錄，承包方應(yīng)歸檔保存兩份，并將其中一份在該環(huán)節(jié)提交發(fā)包方。持續(xù)改進(jìn)環(huán)節(jié)要求承包方及時(shí)總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，為后續(xù)改進(jìn)服務(wù)工作、提升服務(wù)能力奠定基礎(chǔ)。

3. 信用評(píng)價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督

信用評(píng)價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督為檔案數(shù)字化服務(wù)外包評(píng)價(jià)監(jiān)督工作提供了參考，包括信用評(píng)價(jià)、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督、服務(wù)質(zhì)量投訴3方面內(nèi)容，明確提出承包方應(yīng)建立企業(yè)信用評(píng)價(jià)檔案，發(fā)包方和承包方檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作均應(yīng)接受國(guó)家有關(guān)部門監(jiān)督，承包方應(yīng)建立服務(wù)質(zhì)量投訴機(jī)制等工作要求，這些工作有助于約束和規(guī)范發(fā)包方和承包方的行為，為提升檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作質(zhì)量提供保障。