什么是檔案數(shù)字化，所謂檔案的數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。檔案數(shù)字化的作用是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，提高檔案管理的效率和可靠性，為信息共享、保護和利用打開了全新的可能性。

　　相對于傳統(tǒng)檔案來說，山東省做檔案數(shù)字化的公司的檔案數(shù)字化作用在于可以提高效率，降低成本。傳統(tǒng)檔案需要借助于紙張和場地來進行保管，而且需要大量的人工來進行管理，可以說是費時費力，增加了公司的經(jīng)營成本。而檔案經(jīng)過數(shù)字化后僅僅需要一些必備的儲存設備即可，如U盤/移動硬盤、光盤以及電腦和相關軟件系統(tǒng)。優(yōu)點在于不占用大量空間，而且可以快速查閱，還消除了空間限制，實現(xiàn)異地利用，大大提高了工作效率，降低了管理成本。

　　此外，檔案數(shù)字化還能增強對檔案原件的保護。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全，發(fā)揮了檔案數(shù)字化作用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到高溫、潮濕、蟲蛀及光照的影響不易保存，經(jīng)過檔案數(shù)字化后可以大大減少對傳統(tǒng)檔案的破壞，起到了很好的保護作用。

　　總之，檔案數(shù)字化的作用不僅僅是簡單地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，更重要的是它帶來的諸多好處。首先，數(shù)字化檔案可以大大提高檔案管理的效率，減少了物理存儲空間的需求，使得檔案的檢索和傳遞更加便捷快速。其次，數(shù)字化檔案的保存和備份更加可靠，能夠防止檔案的丟失、損壞或篡改，并且可以通過權限設置實現(xiàn)對檔案的安全控制和訪問審計。此外，檔案數(shù)字化也極大地促進了信息的共享與交流，不同部門、機構甚至國家之間可以更加方便地獲取和利用檔案信息，推動各領域的合作和發(fā)展。檔案數(shù)字化是現(xiàn)代信息技術的應用，它為檔案管理帶來了前所未有的便利和效益，為社會的進步和發(fā)展做出了積極的貢獻。