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促進檔案信息的充分利用是數(shù)字化建設(shè)的根本 目的所在。而現(xiàn)階段我國對數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)利用,還存在不少問題,如信息資源的數(shù)字化程度較低,現(xiàn)代化的信息采 集手段缺乏,沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準 、規(guī)格 、格式和共享機制等。因此亟特加強對數(shù)字化檔案信息利用問題的研究。
1.數(shù)字化檔案信息利用的特點。
由于數(shù)字化檔案的特性,其利用與傳統(tǒng)介質(zhì)檔案相比,顯示出了巨大的優(yōu)越性,具體來說,數(shù)字化檔案信息利用的特點主要有以下幾個方面 :數(shù)字化檔案利用的共享性 ;數(shù)字化檔案利用的復(fù)用性 ;數(shù)字化檔案利用的交互性 ;數(shù)字化檔案利用的靈活性。
2.加強數(shù)字化檔案信息利用的措施。
第一,權(quán)衡 費用與價值 ,做好數(shù)字化檔案的鑒定工作 。在進行數(shù)字化建設(shè)過程 中,一定要把握好檔案數(shù)字化處理 的度。通過對數(shù)字化處理的成本、所需費用與檔案開發(fā)利用的價值、效益進行權(quán)衡 ,避免不必要 的浪 費,減少 日后 的管理成本。如果不進行成本、效益分析 ,檔案數(shù)字化建設(shè)所產(chǎn) 生的價值等于或小于建設(shè)所需費用,檔案數(shù)字化建設(shè)就沒有任何意義,甚至是一種浪 費。因此 ,在檔案數(shù)字化 建設(shè)中,要講究成本觀念和效益觀念。
第二,加大數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度。數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是對數(shù)字化檔案信息進行存儲、處理和維護的軟件系統(tǒng)。包括數(shù)字文件管理系統(tǒng)、目錄中心管理系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等。首先,要加大數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度。其次,要加大電子文檔管理系統(tǒng)建設(shè)的力度。
第三,加 強數(shù)字化檔案信息 網(wǎng)絡(luò)建設(shè),促進數(shù)字化檔 案信息的網(wǎng)絡(luò)化利用 首先,加快檔案網(wǎng)站建設(shè)。其次,加強數(shù)字化檔案信息資源的組織建設(shè)。不同的檔案部門應(yīng)搞好館際協(xié)作,在數(shù)字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協(xié)調(diào),注重數(shù):孚化信息資源建設(shè)的質(zhì)量 。