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企業(yè)如何做檔案數(shù)字化

時(shí)間:2022-03-31 作者: 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

企業(yè)如何做檔案數(shù)字化

一、檔案數(shù)字化管理

檔案數(shù)字化管理就是依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化錄入,檔案從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,不僅使檔案采集和查詢更為便利,而且檔案管理方式也更為科學(xué)。

特別是在當(dāng)前無紙化辦公不斷推進(jìn)的新形勢(shì)下,電子文件采用統(tǒng)一的格式進(jìn)行存儲(chǔ),并利用數(shù)字代碼序列形式在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳送,在現(xiàn)代日常辦公和管理工作中,電子文件和電子檔案得以廣泛慶用。相較于紙質(zhì)檔案,電子檔案管理工作中管理人員強(qiáng)度大幅度降低,能夠在管理工作進(jìn)行隨時(shí)補(bǔ)漏增缺,更利于查詢。 

二、企業(yè)開展檔案數(shù)字化管理工作的措施

(一)在當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作中,可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化了電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ),并將其上傳到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中,以此來提高檔案利用水平。企業(yè)部分重要信息,可以采用雙套系統(tǒng)管理模式,即電子檔案和紙質(zhì)檔案雙套備份,做好紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案過程中的數(shù)字化效果的保持,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的高效性,為檔案信息的查閱和利用帶來更多的便利性。

 

(二)加強(qiáng)企業(yè)電子文件的管理

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中,電子文件作為其中重要的內(nèi)容,同時(shí)也是檔案的主要來源,因此在重視電子文件歸檔宣傳工作,全面增強(qiáng)企業(yè)員工電子文件歸檔意識(shí),為檔案數(shù)字化建設(shè)提供重要保障。同時(shí)還要做好電子文件的收集工作,實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件長期共同保存,更好的推動(dòng)檔案電子化的建設(shè)進(jìn)程。

 

(三)可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)于國企檔案信息的管理,完善檔案信息處理過程中的各項(xiàng)事務(wù)的操作與運(yùn)營,保障信息技術(shù)的使用能夠切實(shí)為國企管理服務(wù),并始終貫徹于檔案管理工作的各個(gè)流程當(dāng)中,全面推動(dòng)現(xiàn)代化的實(shí)施。其次,建立網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)平臺(tái),按照檔案信息的具體內(nèi)容和所屬區(qū)域進(jìn)行分類歸檔,并提供非限制和非保密性文件的統(tǒng)一檢索和管理服務(wù),提高調(diào)檔查詢速度,提升工作率。

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