文書(shū)檔案數(shù)字化驗(yàn)收是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，并對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)收和確認(rèn)的過(guò)程。在進(jìn)行數(shù)字化驗(yàn)收之前，需要做好一系列準(zhǔn)備工作，以確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可靠性。這些準(zhǔn)備工作包括數(shù)量統(tǒng)計(jì)、裝訂裝盒、打印紙質(zhì)目錄等。

　　聊城文書(shū)檔案數(shù)字化

　　1、數(shù)量統(tǒng)計(jì)

　　檔案數(shù)字化項(xiàng)目的驗(yàn)收不僅僅是質(zhì)量的驗(yàn)收，也是對(duì)數(shù)字化成果數(shù)量的驗(yàn)收。數(shù)量統(tǒng)計(jì)需要滿足以下幾點(diǎn)要求：

　?。?）既要有總量，更要有分量，即每個(gè)門類、全宗、分類、年度、期限的數(shù)量；

　?。?）不僅有數(shù)字化掃描的數(shù)量，也要有整理、著錄的數(shù)量；

　　（3）如果是插卷進(jìn)行數(shù)字化的，還需要標(biāo)識(shí)插卷部分的卷件號(hào)范圍；

　?。?）確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和有效性，如隱藏文件、無(wú)效文件、重復(fù)文件不能計(jì)算在掃描數(shù)量中，重復(fù)目錄、空白目錄不能記錄在著錄數(shù)量中等。

　　2、裝訂裝盒完畢

　　開(kāi)展檔案數(shù)字化驗(yàn)收即表示項(xiàng)目工作已經(jīng)完成，各項(xiàng)流程的工作應(yīng)已經(jīng)全部完成，即將準(zhǔn)備移交入庫(kù)。裝訂、裝盒時(shí)，需要注意以下幾個(gè)細(xì)節(jié)：

　?。?）各類型檔案按照相應(yīng)的整理規(guī)則進(jìn)行整理加工；

　?。?）數(shù)字化完畢應(yīng)立即裝訂、裝盒，注意需要按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，如直角裝訂、三孔一線、盒內(nèi)檔案排列順序、背脊填寫(xiě)等；

　?。?）將裝盒后的檔案，有序放入臨時(shí)架進(jìn)行擺放待驗(yàn)收，注意做好分類標(biāo)識(shí)。

　　3、打印紙質(zhì)目錄

　　文書(shū)檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》打印歸檔文件目錄，其他門類檔案按照相應(yīng)規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)打印對(duì)應(yīng)目錄，不能等到驗(yàn)收結(jié)束之后再打印。打印目錄時(shí)，需注意：

　?。?）著錄的目錄數(shù)據(jù)要符合著錄規(guī)則要求，無(wú)明顯錯(cuò)誤；

　?。?）按要求打印一套紙質(zhì)目錄，注意字體、字號(hào)、每頁(yè)目錄數(shù)量、行距、頁(yè)邊距、正反面設(shè)置等要求；

　　（3）使用規(guī)范目錄夾進(jìn)行裝訂，裝訂整齊美觀；

　　（4）裝訂時(shí)注意檔案門類、全宗、分類、年度、期限的區(qū)分；

　　（5）平時(shí)質(zhì)檢、抽查、驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤的，要及時(shí)更正電子數(shù)據(jù)，同步調(diào)整紙質(zhì)目錄，如錯(cuò)誤量大將全部重新打印。

　　4、數(shù)據(jù)備份

　　為保證檔案數(shù)字化成果的安全，需要及時(shí)對(duì)目錄數(shù)據(jù)、原文數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。驗(yàn)收前需要按照相關(guān)要求，制作一套完整的數(shù)據(jù)備份。

　　（1）檔案目錄數(shù)據(jù)要轉(zhuǎn)換成XML、EXECL等格式；

　　（2）檔案原文要能夠有一份三套掃描件，即原始掃描件、圖像處理掃描件、PDF合并利用掃描件，三套掃描件要能夠數(shù)量一一對(duì)應(yīng)；

　?。?）掃描件需要命名規(guī)范，存儲(chǔ)路徑要符合標(biāo)準(zhǔn)要求；

　?。?）備份的載體使用脫機(jī)的大容量硬盤(pán)，推薦使用大廠、名牌產(chǎn)品。

　　5、項(xiàng)目工作文檔

　　本次檔案數(shù)字化項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中所形成的文檔資料，需要收集齊全，整理規(guī)范。項(xiàng)目工作文檔是驗(yàn)收的重要組成部分，是否規(guī)范，是本次項(xiàng)目驗(yàn)收能否通過(guò)的條件之一。

　?。?）檔案數(shù)字化過(guò)程中形成的各種數(shù)字化工作文件、記錄，工作日志、工作流程單、前處理工作單、掃描工作單、圖像處理工作單、數(shù)據(jù)錄入工作單等；

　　（2）各種工作人員名單、訪客名單、設(shè)備登記表、安全審查報(bào)告、保密承諾書(shū)、檔案交接單、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

　　6、申請(qǐng)報(bào)告

　　項(xiàng)目參與企業(yè)要認(rèn)真總結(jié)，撰寫(xiě)申請(qǐng)報(bào)告，及時(shí)提交業(yè)主單位，便于項(xiàng)目驗(yàn)收的開(kāi)展。

　?。?）申請(qǐng)報(bào)告主要包括：公司介紹、項(xiàng)目介紹、項(xiàng)目開(kāi)展情況、項(xiàng)目完成情況、項(xiàng)目驗(yàn)收的計(jì)劃安排等；

　?。?）項(xiàng)目負(fù)責(zé)經(jīng)理要簽字，項(xiàng)目公司要加蓋公章；

　?。?）及時(shí)提交業(yè)主單位，等待驗(yàn)收工作開(kāi)展。

　　文書(shū)檔案數(shù)字化驗(yàn)收的準(zhǔn)備工作是確保數(shù)字化檔案成功轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過(guò)合理規(guī)劃和準(zhǔn)備，可以提高數(shù)字化檔案的質(zhì)量、效率和可持續(xù)性。同時(shí)，數(shù)字化檔案的建設(shè)要堅(jiān)持科學(xué)、規(guī)范和可追溯的原則，注重信息安全和隱私保護(hù)。只有經(jīng)過(guò)充分的準(zhǔn)備工作，才能順利完成文書(shū)檔案的數(shù)字化驗(yàn)收，并為檔案管理和利用提供更加便捷和高效的方式。