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職工檔案是企業(yè)管理中不可或缺的一部分,對于義烏這樣的經(jīng)濟中心城市來說,職工檔案整理更是至關(guān)重要??茖W規(guī)范的檔案整理原則能夠保證檔案信息的準確性、完整性和安全性,提高人力資源管理效率,為企業(yè)的發(fā)展提供有力支持。
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看到這個標題,大家可能就已經(jīng)猜到這項原則的意思了,對!就是在進行檔案整理的時候,不可以破壞原本的整理基礎(chǔ),為什么要這么說呢?
因為檔案不僅記錄了當時的社會活動,也反映了當時整理檔案工作的狀況,所以再次整理檔案的時候,要尊重歷史與前人的勞動成果,充分利用原本的基礎(chǔ),加快整理效率,提高質(zhì)量,具體做法分為以下方面:
1.提高對原來檔案整理的認知
對于過去的整理方法,我們要實事求是,重視前人的勞動成果,認真審核,保留好的部分,去除不適合的部分。
2.不要輕易整理已經(jīng)整理過的檔案
一般情況下,只要不是散亂的文件,已經(jīng)有了整理基礎(chǔ),要力求保持原來的基礎(chǔ),如果輕易打亂基礎(chǔ),返工重整,費時費力,很難滿足檔案利用的需求。
(二)保持檔案之間的聯(lián)系
檔案間的聯(lián)系,在其產(chǎn)生和處理的過程中就已經(jīng)形成了,雖然檔案是以單獨的個體形成的,但卻是以組合的群體形式運作的。
因此整理檔案的時候,要保持檔案間的聯(lián)系,主要保持聯(lián)系的方面是以下幾個方面:
1.來源方面
檔案來源方面的聯(lián)系主要指檔案構(gòu)成的部門組織或是個人手中形成時,產(chǎn)生的不可分割的聯(lián)系,就像是親兄弟一樣,在一個家庭出生就不可以斷開其中的關(guān)系。
2.時間方面
時間聯(lián)系就是指,檔案在各部門形成時,是有一定過程和階段性的,這就是檔案的時間聯(lián)系。
3.內(nèi)容方面
這個就很好理解了,檔案中的內(nèi)容一般都是記錄一件事情的,那么在同一場活動中記錄下的檔案,在內(nèi)容上肯定會具有一定的聯(lián)系,而往往這種聯(lián)系是很緊密的,密不可分的。
總之,義烏職工檔案整理的原則是確保檔案信息準確、完整和安全的基礎(chǔ),能夠提高人力資源管理工作的效率和質(zhì)量。希望義烏的企業(yè)和組織能夠充分重視職工檔案整理工作,遵循科學規(guī)范的原則,建立健全的檔案管理制度,為企業(yè)的發(fā)展和人力資源管理提供有力支持。