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紙質(zhì)檔案整理掃描解決方案

時(shí)間:2024-02-27 作者:中博奧 來源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  在數(shù)字化時(shí)代,紙質(zhì)檔案整理掃描已經(jīng)成為許多機(jī)構(gòu)和個(gè)人必不可少的工作。通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子格式,不僅可以節(jié)省空間、提高效率,還能更好地保護(hù)資料安全、便于檢索和共享。下面是一些紙質(zhì)檔案整理掃描的方案。

紙質(zhì)檔案整理掃描解決方案

  紙質(zhì)檔案整理掃描解決方案

  1.掌握標(biāo)準(zhǔn)要求。做好工作標(biāo)準(zhǔn)先行,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)下進(jìn)行。既不要為了節(jié)省存儲(chǔ)空間降低標(biāo)準(zhǔn),也不要不顧實(shí)際需要一味地提高標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描,圖像按檔案排列順序依次掃描,每一件每一頁紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對(duì)應(yīng),每一件檔案圖像首頁應(yīng)含有歸檔章,各頁有正確的頁碼標(biāo)識(shí),每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習(xí)慣,圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

  2.掌握操作方法。在未實(shí)現(xiàn)完全電子化辦公情況下,紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務(wù)是相當(dāng)繁重的,要做好此項(xiàng)工作,操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術(shù)方法。

  掃描操作:檔案掃描儀與計(jì)算機(jī)連接,安裝驅(qū)動(dòng)和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)n案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設(shè)置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復(fù)雜,就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強(qiáng)調(diào)不要急于掃描,在掃描前一定要對(duì)掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲(chǔ)格式進(jìn)行判斷和設(shè)置,其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等,應(yīng)根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇,有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描,而色彩往往又與圖像存儲(chǔ)格式關(guān)聯(lián),彩色圖像通常存儲(chǔ)的格式為JPG,若存儲(chǔ)為TIFF格式占用空間相對(duì)會(huì)大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù),規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi,要實(shí)現(xiàn)OCR識(shí)別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎(chǔ)上再進(jìn)行亮度和對(duì)比度的微調(diào)。

  圖像處理:規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌,但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響,可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點(diǎn)過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問題,出現(xiàn)這些情況就需要進(jìn)行圖像處理操作,一般需要采用專門的圖像處理軟件來實(shí)現(xiàn),一般可以采用PS軟件,也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實(shí)用的圖像處理軟件,能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作,使圖像完整、整潔、端正。

  綜上所述,紙質(zhì)檔案整理掃描是一項(xiàng)繁瑣而重要的工作,但通過科學(xué)合理的方案和專業(yè)的操作,可以使整個(gè)過程變得高效、精準(zhǔn)且有序。

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