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檔案數(shù)字化服務(wù)公司

時間:2024-03-01 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

  檔案數(shù)字化服務(wù)公司的驗收是實施數(shù)字化項目的最后一道關(guān)鍵環(huán)節(jié),其重要性不言而喻。通過嚴格的驗收程序,可以確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量、完整性和可用性符合客戶的期望和要求。

檔案數(shù)字化服務(wù)公司

  1、數(shù)量統(tǒng)計

  檔案數(shù)字化項目的驗收不僅僅是質(zhì)量的驗收,也是對數(shù)字化成果數(shù)量的驗收。數(shù)量統(tǒng)計需要滿足以下幾點要求:

 ?。?)既要有總量,更要有分量,即每個門類、全宗、分類、年度、期限的數(shù)量;

 ?。?)不僅有數(shù)字化掃描的數(shù)量,也要有整理、著錄的數(shù)量;

 ?。?)如果是插卷進行數(shù)字化的,還需要標識插卷部分的卷件號范圍;

 ?。?)確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性和有效性,如隱藏文件、無效文件、重復(fù)文件不能計算在掃描數(shù)量中,重復(fù)目錄、空白目錄不能記錄在著錄數(shù)量中等。

  2、裝訂裝盒完畢

  開展檔案數(shù)字化驗收即表示項目工作已經(jīng)完成,各項流程的工作應(yīng)已經(jīng)全部完成,即將準備移交入庫。裝訂、裝盒時,需要注意以下幾個細節(jié):

 ?。?)各類型檔案按照相應(yīng)的整理規(guī)則進行整理加工;

 ?。?)數(shù)字化完畢應(yīng)立即裝訂、裝盒,注意需要按照統(tǒng)一標準進行操作,如直角裝訂、三孔一線、盒內(nèi)檔案排列順序、背脊填寫等;

 ?。?)將裝盒后的檔案,有序放入臨時架進行擺放待驗收,注意做好分類標識。

  3、打印紙質(zhì)目錄

  文書檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》打印歸檔文件目錄,其他門類檔案按照相應(yīng)規(guī)則標準打印對應(yīng)目錄,不能等到驗收結(jié)束之后再打印。打印目錄時,需注意:

 ?。?)著錄的目錄數(shù)據(jù)要符合著錄規(guī)則要求,無明顯錯誤;

  (2)按要求打印一套紙質(zhì)目錄,注意字體、字號、每頁目錄數(shù)量、行距、頁邊距、正反面設(shè)置等要求;

  (3)使用規(guī)范目錄夾進行裝訂,裝訂整齊美觀;

 ?。?)裝訂時注意檔案門類、全宗、分類、年度、期限的區(qū)分;

 ?。?)平時質(zhì)檢、抽查、驗收過程中發(fā)現(xiàn)有錯誤的,要及時更正電子數(shù)據(jù),同步調(diào)整紙質(zhì)目錄,如錯誤量大將全部重新打印。

  總之,檔案數(shù)字化服務(wù)公司的驗收是數(shù)字化項目的關(guān)鍵節(jié)點,對于確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可用性至關(guān)重要。在驗收過程中,需要注重測試與驗證、合同規(guī)定的標準、用戶參與和反饋,以及驗收文件和報告的生成。只有通過嚴格的驗收程序,數(shù)字化檔案才能真正滿足客戶的需求,成為企業(yè)信息化管理的有力支持。

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