什么是文書檔案整理？文書檔案整理是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

       文書檔案整理

　　1、分類

　　文書檔案整理分類主要運(yùn)用年度、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限三個(gè)因素組合形成不同的分類方案。《歸檔文件整理規(guī)則》建議的文書檔案整理分類方案主要有年度一機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）兩種三級分類方法。同時(shí)提出，文件量少的單位可以采用"年度—保管期限"的二級分類方法。

　　在年度之下保管期限排在前面，便于檔案移交。在各個(gè)年度內(nèi)可以比較大塊地搬動(dòng)同一保管期限的檔案，倒架調(diào)整的麻煩比較少。

　　在年度之下機(jī)構(gòu)（問題）排前面，便于檢索查找。因?yàn)椴檎覚n案的角度以問題為多。一般是查某一問題，或者查某一機(jī)構(gòu)中的某一問題。先排機(jī)構(gòu)（問題），在其下分保管期限，就意味著機(jī)構(gòu)（問題）的檔案集中排列。

　　2、歸類

　　在確定文件材料屬于歸檔范圍，并判定保管期限之后，就可以將文件材料按照分類方案放置到相應(yīng)的位置。

　　1.年度

　　文件形成單位一般是以年度為單位制定工作計(jì)劃、開展工作和進(jìn)行總結(jié)。把一個(gè)年度的文件材料放在一起，有利于分析研究一個(gè)單位逐年的發(fā)展變化，同時(shí)也方便按年度查找文件材料。按年度分類整理也與各單位的文書處理工作同步，便于開展文件材料的收集、整理和移交工作。

　　年度分類時(shí)按文件形成（簽發(fā)日期）或處理（辦結(jié)、閉幕）的年度歸類，不是按文件內(nèi)容針對的年度歸類。

　　確定跨年度文件的歸檔年度一般以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)，確定歸檔年度。對于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定其所屬的年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時(shí)，按其歸檔年度確定年度，并在附注項(xiàng)加以說明。

　　2.機(jī)構(gòu)

　　檔案是在單位內(nèi)部各機(jī)構(gòu)工作活動(dòng)中形成的。把同一內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的文件材料放在一起，能夠較好地保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于利用檔案考察歷史。同時(shí)，文件材料按機(jī)構(gòu)歸類的標(biāo)準(zhǔn)也比較客觀明確，分類簡便易行。

　　按機(jī)構(gòu)分類就是按文件形成或承辦機(jī)構(gòu)（接近公文字號中的機(jī)關(guān)代字）設(shè)置類目，進(jìn)行文件材料的歸類。涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。

　　3.問題

　　按問題分類就是按文件內(nèi)容反映的工作內(nèi)容設(shè)置類目和進(jìn)行文件材料的歸類。如，黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類、科技管理類等。這里的問題是概括性比較強(qiáng)的"大問題"，不是單一的"小問題"。

　　機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時(shí)采用。

　　4.保管期限

　　和年度一樣，對檔案進(jìn)行保管期限劃分，將檔案歸入某一個(gè)保管期限是文書檔案整理必要的工作內(nèi)容。

　　規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限的方法進(jìn)行兩級分類，但仍然保留了年度和保管期限兩個(gè)常規(guī)的必要的分類項(xiàng)目。

　　3、件的排序

　　文書檔案整理在分類方案的最低一級類目內(nèi)按文件形成時(shí)間順序結(jié)合事由排列。所謂最低一級類目就是分類方案中排在最后的一個(gè)類目。如，年度一機(jī)構(gòu)（問題）一保管期限，其中保管期限就是最低一級類目。

　　事由是一件具體的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程，同一事由的歸檔文件應(yīng)集中排列在一起；同一事由內(nèi)歸檔文件按照文件形成時(shí)間順序排列；不同事由的歸檔文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列；會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

　　運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可以很容易地檢索查詢某一事由的文件。運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的單位可以采用在分類方案的最低一級類目內(nèi)單純按文件形成時(shí)間順序排列文件的方法，不需要再結(jié)合事由排列。這樣更"傻瓜"，檔案整理效率更高。

　　4、件內(nèi)稿本的排序

　　正本（印件）在前，定稿在后；正文在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。

　　有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　5、檔號的編制

　　在檔案整理中文件的編號稱為"檔號"。檔號是根據(jù)檔案分類方案和文件排列順序編制的。

　　文書檔案整理的檔號結(jié)構(gòu)是：全宗號—檔案門類·年度—保管期限一機(jī)構(gòu)（問題）代碼—件號

　　全宗號是國家檔案館給每一個(gè)進(jìn)館全宗編定的固定號碼，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，凡具有社會獨(dú)立性的組織或個(gè)人，其所形成的檔案就可以構(gòu)成一個(gè)全宗。這樣的組織或個(gè)人在檔案學(xué)術(shù)語中稱為"立檔單位"或"全宗構(gòu)成者"。

　　檔案門類代碼由2位漢語拼音首字母標(biāo)識。

　　國家檔案局2014印發(fā)的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》規(guī)定各檔案門類的代碼為文書∶WS，照片∶ZP，錄音∶LY，錄像;LX，科技∶KJ，專業(yè)∶ZY。

　　2019年1月日起施行的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提出了類別設(shè)置及其代號的意見;機(jī)關(guān)檔案門類宜按照文書（WS）、科技（RS）、會計(jì)（KJ）、專業(yè)（ZY）、照片（ZP）、錄音LY）、錄像（LX、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（SJ）、公務(wù)電子郵件（YJ）、網(wǎng)頁信息（WY）、社交媒體（MT）、實(shí)物檔案（SW）設(shè)置一級門類代碼。按照科研（KJ·KY）、設(shè)備（KJ·SB）設(shè)置科技檔案二級門類代碼。檔號編制方法統(tǒng)一有利于信息交流共享。

　　年度為文件形成年度。年度以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如"2021"。

　　保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼"Y""D30""D10"標(biāo)識。機(jī)構(gòu)（問題）代碼∶機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如辦公室代碼"BGS"等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。

　　件號∶件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用"0"補(bǔ)足，如"0026"。

　　比如：**省科技廳全宗文書檔案整理2019年永久保管期限的辦公室第一件歸檔文件的檔號∶

　　0173—WS·2019—Y-BGS—0001這里的點(diǎn)是中間點(diǎn)，線是短橫。

　　檔號如同人們的身份證號將伴隨檔案的"一生"，它既可以作為檔案定位的字符，又可以作為檔案檢索的條件。它會出現(xiàn)在計(jì)算機(jī)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中，也會出現(xiàn)在歸檔文件目錄之中，還將成為文件歸檔章的主要信息元素。

　　6、加蓋歸檔章

　　歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。

　　歸檔章應(yīng)將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）可以作為選擇項(xiàng)。歸檔章中頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。保管期限也可以使用"永久""30年""10年"簡稱標(biāo)識，機(jī)構(gòu)（問題）也可以用"辦公室"等規(guī)范化簡稱標(biāo)識。

　　電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識。

　　7、編制歸檔文件目錄

　　歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，對復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容。一般在備注欄中標(biāo)注復(fù)文二字及其文號。

　　歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。

　　序號∶填寫歸檔文件順序號。

　　檔號∶檔號按照前述方法編制。

　　文號∶文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標(biāo)識。國家檔案局令第8號，"令第8號"是文號;會議紀(jì)要填全項(xiàng)目，如"會議紀(jì)要〔2016〕2號"。會議材料之二、簡報(bào)第三期、圖紙第4號不是文號，不宜填入文號欄，可在題名或備注欄中體現(xiàn)。聯(lián)合行文、關(guān)聯(lián)件（如，請示的批復(fù)件）在備注欄填互見號。

　　責(zé)任者∶制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。多個(gè)單位聯(lián)合行文時(shí)，至少選三個(gè)單位著錄，其中本單位列于責(zé)任者的首位，三個(gè)之外的單位用等字外加方括號"[]"表示。責(zé)任者為個(gè)人的，個(gè)人后加方括號，內(nèi)填職務(wù)、職稱或其他身份。無責(zé)任者，考證后加責(zé)任者，外加方括號。表格的責(zé)任者應(yīng)為填報(bào)機(jī)關(guān)，而非制表機(jī)關(guān)。

　　題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號"[]"。如，只標(biāo)注"會議紀(jì)要""會議記錄""提案"的，應(yīng)當(dāng)在這些名稱前加上自擬內(nèi)容外加方括號。

　　日期∶文件的形成時(shí)間。以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注文件形成（即文件簽發(fā)）的年月日，如20181208。

　　密級∶文件密級按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級的，不用標(biāo)識。填寫漢語拼音代碼或漢字代碼，如"機(jī)密"或"JM"。標(biāo)注保密期限的，應(yīng)同時(shí)填寫保密期限，如"機(jī)密1年"或"JM1年"。對已升、降、解密的文件，應(yīng)填寫新的密級。歸檔文件沒有密級的，此項(xiàng)目留空即可。

　　頁數(shù)∶每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。備注∶注釋文件需說明的情況。

　　歸檔文件目錄目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置。

　　歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限分別裝訂成冊。

　　8、文件裝訂

　　永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用"三孔一線"裝訂。

　　永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照永久保管檔案的裝訂要求執(zhí)行。

　　定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照永久保管檔案的裝訂要求執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　9、編頁

　　紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

　　10、裝盒

　　將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。

　　11、填寫備考表

　　備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。

　　盒內(nèi)文件情況說明∶填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

　　整理人∶負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

　　整理日期∶歸檔文件整理完成日期。

　　檢查人∶負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。

　　檢查日期∶歸檔文件檢查完畢的日期。

　　12、排架

　　歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。

　　歸檔文件按年度一機(jī)構(gòu)（問題）一保管期限分類的，庫房排架時(shí)，每年形成的檔案先按機(jī)構(gòu)（問題）序列依次上架，在機(jī)構(gòu)（問題）內(nèi)再分保管期限排列。

　　歸檔文件按年度一保管期限一機(jī)構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時(shí)，每年形成的檔案先按保管期限依次上架，在保管期限內(nèi)再分機(jī)構(gòu)（問題）排列。