教育系統(tǒng)、高校檔案整理及檔案數(shù)字化的優(yōu)化要做到以下兩點：

 (1)擴大檔案的收集范圍。在大數(shù)據(jù)時代到來之后，傳統(tǒng)高校檔案管理工作中“歸檔范圍”的概念，已經(jīng)不再適用于當下的高校檔案管理工作實際。如今，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，無論是招生數(shù)據(jù)、教學數(shù)據(jù)、科研數(shù)據(jù)，還是管理活動中形成的各種數(shù)據(jù)都可以被收集和保存下來，都可以被歸檔。所以，大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理的檔案范圍已經(jīng)得到了明顯的拓寬，很多以往受限于歸檔范圍、存儲介質(zhì)、存儲成本等無法被視為檔案的資料，如今都可以作為檔案保存下來。相應的，在構(gòu)建高校檔案數(shù)據(jù)資源庫時就要注意擴大檔案的收集范圍，盡可能做到各種檔案數(shù)據(jù)和資料的應收盡收。例如：在以往的高校檔案管理工作中，受限于存儲介質(zhì)和存儲成本，郵件、錄音、視頻等資料作為檔案進行歸檔保存的難度比較高，局限比較多，如今由于有了大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持都可以便捷地保存下來。那么這部分數(shù)據(jù)和資料，就都應該被視為檔案進行收集、整理和歸檔，并進行無限期的保存。

 (2)重視與高校、教育系統(tǒng)其他部門之間的數(shù)據(jù)共享。在大數(shù)據(jù)時代到來之前，高校檔案管理部門的數(shù)據(jù)，與學校其他部門的數(shù)據(jù)之間往往是相互割裂的，形同于一個一個的“信息孤島”，既無法共享，也不利于數(shù)據(jù)價值的最大化。但是，大數(shù)據(jù)時代到來之后，高校檔案管理部門與學校其他部門之間的數(shù)據(jù)共享已經(jīng)成為可能，只要制定了統(tǒng)一的標準，規(guī)范了各部門元數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)交換格式等方面的要求，就可以打破各個部門之間的信息壁壘，通過不同部門之間的信息共享，為高校檔案數(shù)據(jù)資源庫的構(gòu)建提供便利。因此，構(gòu)建高校檔案數(shù)據(jù)資源庫時，一定要重視與學校其他部門之間的數(shù)據(jù)共享。