檔案移交程序是指檔案移交進(jìn)館時(shí)，機(jī)關(guān)與國(guó)家綜合檔案館對(duì)擬移交檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，填寫(xiě)交接文據(jù)，雙方簽字確認(rèn)交接結(jié)果的過(guò)程。

機(jī)關(guān)與檔案館應(yīng)當(dāng)指派專人對(duì)擬移交的檔案及有關(guān)資料逐卷(件)進(jìn)行清點(diǎn)，對(duì)照移交清冊(cè)等有關(guān)移交文件進(jìn)行核對(duì)，雙方共同確認(rèn)無(wú)誤。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，按照《電子檔案移交與接收辦法》(檔發(fā)[2012]7號(hào))，檔案移交單位在向國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案之前，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可移交。

檔案交接文據(jù)是在變更檔案保管者或所有者過(guò)程中形成的，記錄和反映檔案交接有關(guān)內(nèi)容和信息的，具有法律憑證效力的一種文件?！稒n案交接文據(jù)格式》(GB/T 13968-92) 已經(jīng)失效，機(jī)關(guān)檔案移交進(jìn)館時(shí)可以按照國(guó)家綜合檔案館提供的樣式或者下列樣式制作、填寫(xiě)檔案交接文據(jù)

在檔案交接文據(jù)中，移交說(shuō)明欄應(yīng)由移交單位填寫(xiě)有關(guān)檔案交接和需要說(shuō)明的事項(xiàng)，包括檔案有無(wú)損壞、蟲(chóng)蛀鼠咬、紙張變質(zhì)、字跡模糊等情況；檔案中有無(wú)涉及國(guó)家秘密，在檔案利用中需要限制使用或禁止使用的范圍、內(nèi)容；其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)等。接收意見(jiàn)欄由接收單位，即國(guó)家綜合檔案館填寫(xiě)，包括交接過(guò)程有無(wú)需要記錄的事項(xiàng)；由移交方填寫(xiě)的各欄是否屬實(shí)；依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》及相關(guān)規(guī)定，對(duì)所接收的檔案作出的評(píng)價(jià)等。

按照《電子檔案移交與接收辦法》(檔發(fā)[2012]7號(hào))，電子檔案檢驗(yàn)合格后辦理交接手續(xù)，應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)電子檔案移交與接收登記表，由交接雙方簽字、蓋章予以確認(rèn)。

在電子檔案移交與接收登記表中，交接工作名稱按移交單位或全宗號(hào)、移交檔案的年度、批次等內(nèi)容描述本次交接工作；內(nèi)容描述填寫(xiě)交接檔案內(nèi)容、類別、數(shù)據(jù)類型、格式、交接方式、過(guò)程等說(shuō)明事項(xiàng)；移交數(shù)據(jù)量一般以GB為單位，精確到小數(shù)點(diǎn)后3位；準(zhǔn)確性檢驗(yàn)填寫(xiě)檢驗(yàn)移交檔案的內(nèi)容、范圍的正確性及交接前后數(shù)據(jù)的一致性，可填寫(xiě)檢驗(yàn)方法；完整性檢驗(yàn)填寫(xiě)移交的檔案和檔案數(shù)據(jù)的完整性檢驗(yàn)；可用性檢驗(yàn)填寫(xiě)檢驗(yàn)電子檔案的可讀性等；安全性檢驗(yàn)填寫(xiě)對(duì)計(jì)算機(jī)病毒等進(jìn)行檢測(cè)；載體外觀檢驗(yàn)填寫(xiě)載體標(biāo)識(shí)、有無(wú)劃痕、是否清潔等。

檔案交接文據(jù)、電子檔案移交與接收登記表填寫(xiě)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檔案及有關(guān)資料的交接工作，雙方再次核對(duì)無(wú)誤后在欄內(nèi)簽字，加蓋雙方單位印章。采用在線移交的，電子檔案移交與接收登記表可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認(rèn)。檔案交接文據(jù)、電子檔案移交與接收登記表應(yīng)一式二份， 分別由移交單位和接收單位保存?zhèn)洳椤?/span>