明確職責(zé)分工。文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、著錄和移交歸檔等；檔案部門(mén)負(fù)責(zé)制定錄音錄像檔案管理制度，指導(dǎo)文件形成部門(mén)按要求做好相關(guān)工作，同時(shí)負(fù)責(zé)檔案的接收、保存、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、移交等；信息化部門(mén)負(fù)責(zé)為相關(guān)部門(mén)配備相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“管理系統(tǒng)”）建設(shè)、落實(shí)安全防護(hù)等提供整體技術(shù)支持；保密部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督涉密檔案的保密管理。

以電子文件管理為主線(xiàn)開(kāi)展數(shù)字和傳統(tǒng)載體錄音錄像檔案工作。一是原則上從收集到移交全過(guò)程，各項(xiàng)管理工作都要圍繞電子文件、依托管理系統(tǒng)展開(kāi)；要建立相適應(yīng)的檔案管理制度、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)或分級(jí)保護(hù)統(tǒng)籌落實(shí)電子文件的安全防范工作。二是以P2卡、光盤(pán)、各類(lèi)磁帶等可脫機(jī)原始載體生成文件的，文件形成部門(mén)要將其轉(zhuǎn)換為電子文件后再予以收集；原始載體是否歸檔由文件形成部門(mén)自行決定，歸檔前后的管理可參照離線(xiàn)備份載體管理要求執(zhí)行。