檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的過程，在數(shù)字化檔案的過程中，需要注意保護(hù)原始檔案的完整性和安全性，確保數(shù)字化后的檔案能夠方便。安全地被訪問和管理。在進(jìn)行檔案數(shù)字化時(shí)，需要遵循以下基本流程：

　　上海文書檔案數(shù)字化服務(wù)

　　1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　　2、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁(yè)及順序差錯(cuò)，更不能對(duì)檔案原件有任何損壞。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁(yè)面修整

　　對(duì)破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。

　　5、檔案整理登記

　　制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。

　　綜上所述，數(shù)字化檔案是一個(gè)復(fù)雜的過程，通過遵循以上步驟，可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)換，提高檔案的管理效率和服務(wù)質(zhì)量。