在人事檔案中包含個體的詳細資料數(shù)據(jù)信息，其中包含學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷，個人隱私如姓名、性別、身份證號等內(nèi)容，也體現(xiàn)出是一個機構或者企業(yè)所具有的人力資源結構，通常情況下，對此類的數(shù)據(jù)信息需進行保密處理。但人事檔案在組織中有一定的重要性；同時具有較高的管理價值，所以在現(xiàn)代化的信息時代發(fā)展中，應該更多地注重對管理環(huán)境發(fā)生的變化，導致出現(xiàn)各種風險的應對，并采取具有針對性的措施解決問題，以此有效地防范人事檔案出現(xiàn)風險的概率。

1.1 管理環(huán)境復雜

在人事檔案管理工作的長期開展中，采用的都是實體檔案管理模式，通常都是當?shù)厝耸虏块T管理或者是部分工作人員的檔案由單位進行保管，檔案管理工作中流轉的途徑比較單一，經(jīng)手辦理的人員比較少，所處的環(huán)境也相對比較封閉，最大的風險就是實體檔案在管理過程中，出現(xiàn)損壞、丟失或者是人為造假等現(xiàn)象。在現(xiàn)今信息化管理的時代，主要以實體人事檔案作為基礎，開展新的電子人事檔案管理，其中收集與歸納的主體都是員工或者是單位自行組織。電子化人事檔案作為載體，呈現(xiàn)出內(nèi)容可分離、傳輸可網(wǎng)絡化等特點，讓信息資源開發(fā)與利用變得更加的便捷，單位也可在工作開展中，加強對人事檔案資源的集中管理與數(shù)據(jù)分析，清楚地了解單位的人力資源結構，為后續(xù)的用人提供更多的參考。于是人事檔案管理工作就面臨更加復雜的開放性網(wǎng)絡環(huán)境，雖然開展檔案管理工作的流程與環(huán)節(jié)沒有出現(xiàn)較大的變化，但信息系統(tǒng)的管理企業(yè)、與外網(wǎng)之間的對接等，都讓人事檔案管理工作從最簡單的人為風險與自然風險變得更加復雜，需要單位在工作開展中，重視管理工作開展的流程、環(huán)節(jié)以及制度等方面的優(yōu)化。

1.2 技術要求更高

信息化時代對人事檔案風險管理工作的開展，帶來最為先進的信息技術。隨著現(xiàn)今檔案信息化建設工作的不斷深入，各種基礎網(wǎng)絡設施、管理系統(tǒng)的應用，都采用的是新產(chǎn)品與新技術，對人事檔案中呈現(xiàn)出的文本與圖像信息來講，新技術的使用還比較少，因為人事檔案中具有較高的私密性與高價值性，面對較大的技術威脅。開展數(shù)字化人事檔案管理工作，有著高密度的工作開展特征，計算機在使用過程中可能會感染病毒，或是因為軟件的損耗導致檔案出現(xiàn)重大損失。很多單位在工作開展中會使用 VPN 的登錄方式，以此限制外部用戶的接入，但隨著現(xiàn)今辦公理念的發(fā)展以及個人需求的多元化，局域網(wǎng)轉換成為全域網(wǎng)，也成為人事檔案管理工作開展的一種趨勢，提升了人事管理工作與信息利用的風險。網(wǎng)絡技術也在不斷地快速發(fā)展，只有建立起更加完善的風險管理機制，才能面對更多可能出現(xiàn)的問題。