檔案數(shù)字化流程是什么意思？“檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過(guò)掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)空間小、維護(hù)方便、安全等功效?！?/p>

檔案數(shù)字化流程

一、檔案分類整理

按照檔案情況：年度、類別、長(zhǎng)短期等進(jìn)行分類整理，部門(mén)編制不統(tǒng)一的進(jìn)行統(tǒng)一分類，以便數(shù)字化后方便查找與管理。

二、檔案交接

分類整理后的檔案按年度、類別提出，提卷時(shí)數(shù)字化加工方的提卷人員按照要求，編寫(xiě)檔案的頁(yè)號(hào)和需要掃描錄入的文件頁(yè)號(hào)后及抽取不需掃描的頁(yè)面，并按實(shí)際頁(yè)數(shù)填寫(xiě)詳細(xì)的檔案交接清單，并由雙方主管人員簽字。

三、索引著錄

標(biāo)引著錄為了方便查閱與管理，打印制作檔案目錄及檔案封面，對(duì)文字錄入的準(zhǔn)確性要求較高，但要錄的文本域并不是完全統(tǒng)一的在某一頁(yè)面上，一些文本域要在多個(gè)文件中選擇，標(biāo)引著錄時(shí)需按照國(guó)家檔案局有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合實(shí)際情況錄入。文本域錄入按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)所需錄入的文本進(jìn)行標(biāo)引、按照錄入特征制作相應(yīng)的《文字錄入工作說(shuō)明書(shū)》，供錄入員和校對(duì)人員參考。

四、檔案拆分

檔案拆分前要對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)，編制總頁(yè)號(hào)后，要從中選中需要掃描的頁(yè)面。再一次編制所需掃描的頁(yè)號(hào)，兩個(gè)頁(yè)號(hào)需要用鉛筆的顏色或位置區(qū)分，以確保檔案還原時(shí)能清楚區(qū)別和核實(shí)頁(yè)數(shù)，檔案拆分時(shí)要嚴(yán)格按照要求對(duì)不需掃描的頁(yè)面進(jìn)行標(biāo)注。

五、檔案的掃描

原件的掃描與存儲(chǔ)格式完全按照國(guó)家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描。

六、圖像處理

采用自動(dòng)化處理和人工處理相結(jié)合的方式，確保圖像質(zhì)量的完美。通過(guò)校對(duì)系統(tǒng)對(duì)圖像進(jìn)行校對(duì)，確保圖像順序正確、去斑點(diǎn)、污漬、黑邊、偏斜處理、校驗(yàn)。

七、質(zhì)量檢驗(yàn)

對(duì)掃描處理完成后的圖像頁(yè)面進(jìn)行檢驗(yàn)，對(duì)檔案拆分、掃描、修正、去污、文本流程圖的處理、插圖、照片的處理以及文本和圖像頁(yè)的匹配進(jìn)行檢驗(yàn)等質(zhì)量進(jìn)行全面檢驗(yàn)。

八、圖像與索引掛接

文本域錄入和掃描處理檢驗(yàn)后的圖像成品，按年度進(jìn)行文字圖像與系統(tǒng)的掛接，不需手工掛接即可實(shí)現(xiàn)文本與圖像頁(yè)與系統(tǒng)的掛接。掛接到檔案管理系統(tǒng)中后，進(jìn)行再次的成品驗(yàn)收，對(duì)各種使用習(xí)慣逐頁(yè)進(jìn)行檢驗(yàn)，驗(yàn)收合格后移交驗(yàn)收小組驗(yàn)收。

九、案卷整理

檔案整理工作嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有序的檔案數(shù)字化流程整理，公司安排專人負(fù)責(zé)案卷整理與還原。