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檔案整理是一項(xiàng)重要的工作,它不僅僅是將文件整理有序,更是保留和傳承信息的重要手段。在進(jìn)行檔案整理時(shí),遵循一定的原則可以確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和可訪問性,從而有效地維護(hù)和管理信息資源。
拉薩市檔案整理服務(wù)
1、遵循檔案的形成規(guī)律
檔案整理工作的對(duì)象是文件材料,形式有文件、圖表、照片、磁帶等。
文件材料隨著其形成過程具有特定的規(guī)律。整理檔案時(shí),必須了解文件材料的產(chǎn)生過程,認(rèn)知其內(nèi)在的規(guī)律,并盡可能地遵循固有規(guī)律。
把握文件材料原來的歷史聯(lián)系以及檔案形成的規(guī)律,你就會(huì)發(fā)現(xiàn),為什么說分類的時(shí)候不能按照文種分?因?yàn)槲募?nèi)容是不盡相同的。
2、充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)
?。?)充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ),以確定檔案整理的任務(wù)和要求,不要輕易打亂重整。
?。?)在檔案整理過程中,應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果,不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。
3、必須保持文件之間有機(jī)的歷史聯(lián)系
文件之間的歷史聯(lián)系,主要表現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等幾個(gè)方面。
在檔案整理過程中,需要保持文件之間的歷史聯(lián)系。
來源是指文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)為單位,有機(jī)地形成的。
時(shí)間是說每個(gè)文件形成者所開展的具體活動(dòng),都具有一定的過程和階段性,從而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。
內(nèi)容是指文件是單位在履行一定職能的各種活動(dòng)中,為了開展某項(xiàng)工作或解決某一問題而產(chǎn)生的。
4、區(qū)分不同價(jià)值
整理檔案時(shí),還要區(qū)分文件材料的不同價(jià)值,組成不同的保管單位,就是對(duì)檔案材料劃定的存留年限,通常我們所說的永久、定期,定期又分30年和10年兩個(gè)年限段。
5、便于保管和利用
檔案整理工作的目的是為了便于保管和查找利用檔案。
而恰當(dāng)?shù)乇3治募g的聯(lián)系整理出的檔案,就能便于保管和利用,所以它們基本上是一致的。
因此,檔案整理的原則不僅僅是一種技術(shù)性要求,更是對(duì)歷史記憶和信息遺產(chǎn)的尊重和保護(hù)。只有遵循科學(xué)、規(guī)范的檔案整理原則,我們才能有效地利用檔案資源,為學(xué)術(shù)研究、歷史追溯和社會(huì)發(fā)展提供可靠的支持和參考。
檔案整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
檔案整理是一項(xiàng)重要的工作,它涉及對(duì)各種文書、文件和記錄的分類、組織和管理。通過規(guī)范的檔案整理標(biāo)準(zhǔn),可以確保檔案的安全性、可訪問性和可持續(xù)性。
1、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2015)
《歸檔文件整理規(guī)則》適用于按“件”歸檔的文書檔案整理。它于2000年12月6日首次發(fā)布,國家檔案局對(duì)其進(jìn)行了修改完善后,2015年10月25日再次發(fā)布,新標(biāo)準(zhǔn)于2016年6月1日開始實(shí)施。新發(fā)布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000,相比于原有標(biāo)準(zhǔn)主要有以下變化:
?。?)標(biāo)準(zhǔn)的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2009進(jìn)行了修改;
?。?)將標(biāo)準(zhǔn)適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴(kuò)展為紙質(zhì)和電子文件材料;
?。?)調(diào)整歸檔文件分類方法;
?。?)增加歸檔文件組件和紙質(zhì)歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求;
?。?)增加歸檔文件檔號(hào)結(jié)構(gòu)和編制要求;
(6)將室編件號(hào)、館編件號(hào)統(tǒng)一為件號(hào);
?。?)在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂方法。
《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2015)主要從組件、分類、排列、編號(hào)、編目、修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等檔案整理工作環(huán)節(jié)規(guī)范檔案工作。它是目前整理機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等社會(huì)組織整理文書檔案的主要標(biāo)準(zhǔn)之一。
歸檔文件整理規(guī)則DA/T 22-2015
2、《文書檔案案卷格式》(GB/T9705-2008)
《文書檔案案卷格式》適用于按“卷”歸檔的文書檔案整理。它于1988年9月5日首次發(fā)布,2008年11月13日修改完善后再次發(fā)布,新標(biāo)準(zhǔn)于2009年5月1日開始實(shí)施。新發(fā)布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988,相比于原有標(biāo)準(zhǔn)主要有以下變化:
?。?)標(biāo)準(zhǔn)的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2000進(jìn)行了修改;
?。?)增加了前言;
?。?)修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷內(nèi)目錄用紙尺寸;
(4)增加“歸檔號(hào)”為硬卷脊項(xiàng)目;
?。?)調(diào)整檔號(hào)章項(xiàng)目,并增加檔號(hào)章的填寫要求。
《文書檔案案卷格式》(GB/T9705-2008)主要規(guī)定了文書檔案案卷硬卷皮、軟卷皮、文件目錄、卷內(nèi)備考表的規(guī)格尺寸及相關(guān)類項(xiàng)的填寫要求,并規(guī)范了案卷各部分的排列格式?!段臅鴻n案案卷格式》是整理按“卷”歸檔文書檔案的規(guī)范要求,目前仍在按“卷”整理歸檔文書檔案的各類檔案館(室)和文書處理部門應(yīng)按此標(biāo)準(zhǔn)開展檔案工作。
文書檔案案卷格式GB/T9705-2008
3、《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-1999)
《檔案著錄規(guī)則》是檔案整理的最重要的標(biāo)準(zhǔn)之一,它是建立統(tǒng)一的檔案檢索體系的基礎(chǔ)。無論是文書檔案,還是科技檔案,還是其他形式的檔案,在編制檔案目錄時(shí)都應(yīng)遵循《檔案著錄規(guī)則》?!稒n案著錄規(guī)則》于1985年5月10日以國家標(biāo)準(zhǔn)的形式發(fā)布,標(biāo)準(zhǔn)號(hào)為GB/T 3792.5-1985。標(biāo)準(zhǔn)修改后,改為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),以DA/T18-1999代替GB/T 3792.5-1985,1999年5月31號(hào)批準(zhǔn),1999年12月1日實(shí)施。相比于原標(biāo)準(zhǔn)主要有以下變化:
(1)本標(biāo)準(zhǔn)為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
?。?)明確本標(biāo)準(zhǔn)適用于單份或一組文件,一卷或一組案卷為單元的著錄。
?。?)刪除了叢編項(xiàng)、標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)及有關(guān)記載項(xiàng);將文本項(xiàng)改為稿本與文種項(xiàng);將檔案館(室)代號(hào)項(xiàng)改為檔案館代號(hào)項(xiàng);將載體類型標(biāo)識(shí)項(xiàng)與載體形態(tài)項(xiàng)合并,改稱載體形態(tài)項(xiàng);將附注項(xiàng)與提要項(xiàng)合并,改稱附注與提要項(xiàng);將載體類型項(xiàng)和附件項(xiàng)在條目中的排序做了調(diào)整;將第一責(zé)任者項(xiàng)與其他責(zé)任者項(xiàng)合并為責(zé)任說明項(xiàng);變主題詞項(xiàng)為主題詞或關(guān)鍵詞項(xiàng);增加文種項(xiàng)、電子文檔號(hào)項(xiàng)。
(4)調(diào)整了標(biāo)識(shí)符“:”和“;”的使用范圍,增加了標(biāo)識(shí)符號(hào)“,”和“???”,將起止連接符“~”并入“-”號(hào)。
?。?)將文件級(jí)與案卷級(jí)段落符號(hào)式條目格式合并為統(tǒng)一的格式,并明確允許在實(shí)際工作中采用表格式條目格式。
?。?)對(duì)各項(xiàng)目著錄細(xì)則也做了一些修改和補(bǔ)充,列舉了引用標(biāo)準(zhǔn)的名稱,增加了例子,并將完整的實(shí)例集中置于正文后作為提示的附錄。
《檔案著錄規(guī)則》主要從著錄項(xiàng)目、著錄用標(biāo)識(shí)符、著錄條目格式、著錄用文字、著錄信息源、著錄項(xiàng)目細(xì)則等方面規(guī)范檔案著錄格式。檔案著錄時(shí)應(yīng)以此標(biāo)準(zhǔn)為主要參考編制檔案目錄,為建立統(tǒng)一檔案檢索體系創(chuàng)造良好的條件。
總之,檔案整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)于實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理具有重要的意義。通過遵循規(guī)范的方法和步驟,可以確保檔案的完整性、可用性和可追溯性。同時(shí),規(guī)范的檔案整理也為機(jī)構(gòu)和組織提供了更好的信息管理和決策支持的基礎(chǔ)。
檔案整理注意事項(xiàng)
當(dāng)進(jìn)行檔案整理時(shí),準(zhǔn)確性和組織性是至關(guān)重要的。檔案不僅記錄了重要的信息和事件,也反映了組織或個(gè)人的歷史和發(fā)展。因此,有效的檔案整理需要遵循一些關(guān)鍵的注意事項(xiàng),以確保信息的完整性和易訪問性。
1、在進(jìn)行人事檔案整理時(shí),要審核材料是否完整齊全,檔案內(nèi)容是否真實(shí)客觀、手續(xù)是否完備等,并且要按照相關(guān)要求進(jìn)行記載與詳細(xì)分類。
2、檔案材料收集要齊全完整,檔案材料鑒別要準(zhǔn)確真實(shí)。人事檔案是記載個(gè)人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、成長軌跡的重要材料,因此材料收集、檔案審核和信息反饋工作一定要同時(shí)開展,并且及時(shí)提醒當(dāng)事人補(bǔ)充材料與相關(guān)證明,確保檔案材料的齊全完整。
3、人事檔案整理要分類準(zhǔn)確、編目無誤。嚴(yán)格從檔案材料的分類要求出發(fā),合理進(jìn)行分類排列,且根據(jù)格式編寫好類號(hào)頁,仔細(xì)認(rèn)真對(duì)檔案進(jìn)行技術(shù)加工,符合規(guī)定要求,這樣才能入庫保存。
4、對(duì)于人事檔案整理,其審核一定要細(xì)致嚴(yán)格。尤其是干部人事檔案,如果存在審核確認(rèn)“三齡兩歷”時(shí),必須要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則,逐項(xiàng)進(jìn)行,根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)定,保證認(rèn)定結(jié)果的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
綜上所述,檔案整理不僅僅是記錄歷史和事件的過程,更是管理信息和促進(jìn)組織發(fā)展的重要工具。通過合理的規(guī)劃、清晰的分類、保密性和定期的審查更新,可以確保檔案的質(zhì)量和可用性。因此,有效的檔案管理不僅是組織管理的一部分,也是保護(hù)和傳承信息遺產(chǎn)的關(guān)鍵步驟。
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