檔案電子化是企業(yè)和社會管理的重要一環(huán)，傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式逐漸顯露出效率低下、存儲成本高昂、信息檢索困難等諸多問題，因此，推進檔案電子化具有重要的現(xiàn)實意義和長遠意義。

　　上海做檔案電子化的公司

　　檔案數(shù)字化重要性最直觀的一點，就是很大的提高了檔案工作效率。雖然檔案數(shù)字化前期的工期長、工作量大，但是一旦所有在庫檔案都實現(xiàn)了數(shù)字化管理，這對于檔案工作者來說，不僅僅在檔案的查借閱上更加方便快捷，而且方便管理，大大的提高了工作效率。

　　其次，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，在一定程度上也可以保護原始檔案。畢竟檔案作為紙質材料，雖然所有檔案室都嚴格按照“十防”標準進行管理，但是不可能100%保證每份檔案的安全。將檔案進行數(shù)字化掃描，上傳至特定服務器儲存，減少原始紙質檔案的使用，可以起到很好的保護作用。

　　最后，檔案數(shù)字化重要性還體現(xiàn)在落實國家政策上。我國檔案工作一直在倡導“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略，這也是大勢所趨。當前大多存檔機構的檔案數(shù)字化率低，還是因循守舊、沒有做到檔案資源整合。實現(xiàn)檔案數(shù)字化，可以很好的解決這些問題。

　　檔案電子化不僅提升了信息管理的效率和安全性，還為組織和社會管理帶來了更多的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。隨著技術的進步和應用的擴展，檔案電子化將繼續(xù)在各個領域發(fā)揮越來越重要的作用，成為現(xiàn)代管理和服務的重要支撐。

　　檔案電子化操作過程

　　檔案電子化是提高工作效率、節(jié)約空間、保障信息安全的重要途徑。在進行檔案電子化操作時，需要一定的規(guī)范和流程，以確保檔案的完整性、可靠性和安全性。

　　1、前期通常會涉及到紙質檔案的電子化。如果量不是很大，建議大家購買掃描儀自行掃描，優(yōu)點是可以節(jié)約成本。而且不少掃描儀自帶的軟件可以在掃描時設置為掃描文字可檢索模式，這個功能特別有用。將這樣的掃描件上傳到電子檔案管理系統(tǒng)里后，就能直接實現(xiàn)文件的全文檢索了。

　　但如果檔案量特別大，是百萬級的，就建議大家尋找專業(yè)的檔案數(shù)字化加工服務，先將檔案轉為電子類文檔。

　　2、當紙質檔案完成電子化以后，就輪到電子檔案管理系統(tǒng)開始工作了。用戶可通過系統(tǒng)提供的快速導入、批量上傳工具,，將眾多電子文件快速導入到檔案系統(tǒng)里。

　　3、接下來，用戶可以自定義檔案的屬性，為每個檔案創(chuàng)建電子檔案。例如紙質檔案是人事檔案，就可以將檔案的屬性設置為人員的基本概況，還可以加上紙質檔案存放在哪個檔案柜、檔案保存期限等這些信息，還可以在檔案里掛上他的電子檔案掃描件、履歷、照片等。

　　4、為了方便日后紙質檔案的管理，可以將檔案系統(tǒng)生成的案卷打印后貼到存放檔案的檔案盒上，全引目錄也可以打印出來貼到檔案柜上。每個檔案都有自己的二維碼，可將二維碼打印并貼到紙質檔案袋或檔案盒上。

　　5、檔案一旦建立完畢后，就進入日常使用中了。檔案的日常使用主要是檔案的借閱。如果只是查閱電子檔案，那么可以為借閱人員設置電子檔案使用權限，確保只有有權限的人員才能查看該檔案的電子版本。如果需要借閱實物，可以用手機、掃描槍來掃描實物上的二維碼，快速定位到系統(tǒng)里的電子檔案進行借閱登錄。

　　6、管理員可以通過錄入、修改、借還等日志功能來定期了解檔案使用情況，還可以對所有出錯、丟失和銷毀的檔案進行統(tǒng)計，也便完整掌握檔案的動向。

　　檔案電子化操作是一項復雜而重要的工作，它不僅需要技術手段的支持，更需要規(guī)范的操作流程和嚴格的信息安全措施。只有做好以上流程，才能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和高效化，為各行各業(yè)的發(fā)展提供可靠的信息保障和支持。

　　檔案電子化需要注意哪些呢？

　　拆卷時，在拆卷過程中，應仔細檢查檔案卷宗是否完整，是否存在漏頁、缺頁或寫寫錯誤等問題，檢查標注是否正確。

　　在對卷宗進行拆封時，一定要小心，避免損壞卷宗，對卷宗的重要部分要提醒掃描人員特別注意。

　　掃描檔案時，要按照相應的規(guī)范標準配置掃描儀，若原檔案保存狀況較差，紙質檔案出現(xiàn)磨損時，應逐個逐張掃描。

　　掃描員應確保所掃描的電子檔案內容與原件相符，注意文件的順序，保證文件的文字清晰，能與紙質文件達到相同的效果，在掃描完畢后，應與拆卷人核對總頁數(shù)。

　　修整圖表修圖階段通常是修改工作，將掃描后形成的電子檔案按照紙質檔案的分割情況進行整理。保證電子文件圖像清晰。

　　圖象上沒有雜質。也可以在修復期間嘗試恢復檔案原始狀態(tài)，但要注意不能影響以后的使用。

　　數(shù)據質檢。這個環(huán)節(jié)要注意的是檔案的圖文是否清晰可見，是否存在圖像歪斜，圖像的顏色要保持不能失真。

　　數(shù)據掛接。這個環(huán)節(jié)要將目錄與掃描好的檔案進行對接，掛接時要注意頁碼不要出現(xiàn)錯誤，頁碼順序不要出現(xiàn)錯誤。

　　上傳和備份。在此期間，應指派專人將掃描的電子檔案上傳到檔案數(shù)據庫，上傳后做好備份。

　　裝訂。文件文件結束后，應該掃描文件的原件進行歸還庫。在裝訂文件之前，必須檢查資料，確保與進行調整時的文件狀態(tài)相同。主要是檢查文件的狀態(tài)是否正確，文件的編號是否正確等

　　還庫。進行檔案歸還的工作人員應檢查待歸還檔案資料，按有關規(guī)定完成檔案歸還手續(xù)，然后轉入下一批進行上述檔案數(shù)字化處理。

　　綜上所述，檔案電子化不僅是信息化時代的必然趨勢，更是提升管理效率、信息安全和環(huán)境保護的重要途徑。通過合理的電子化策略和技術支持，可以有效地優(yōu)化和改善檔案管理的各個方面，為企業(yè)和社會發(fā)展提供堅實的信息基礎和保障。