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檔案數(shù)字化是現(xiàn)代信息管理和檔案保護(hù)的重要步驟。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式已經(jīng)難以滿足高效、精準(zhǔn)的信息獲取和保存需求。因此,推動(dòng)檔案的數(shù)字化建設(shè)顯得尤為重要。檔案數(shù)字化不僅有助于提升檔案管理的效率,還能極大提高檔案信息的利用率和安全性。
南岸檔案數(shù)字化外包公司
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)
收集檔案信息后,將檔案的內(nèi)容特征和形式特征著錄、標(biāo)引出來(lái),完成對(duì)檔案信息的前期處理。之后采用數(shù)據(jù)錄入的方式將檔案信息前處理的結(jié)果轉(zhuǎn)化成機(jī)讀數(shù)據(jù)。最后對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善,檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)越有成效,檔案信息管理與服務(wù)也就越有保證。
2、建立網(wǎng)站,實(shí)施資源共享
建立檔案機(jī)構(gòu)(館)網(wǎng)站,并聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱,政策法規(guī)查詢(xún)、舉辦網(wǎng)上展覽,展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果;建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢(xún),逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi),營(yíng)造有利于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。
3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累
電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。以前,一般只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄,現(xiàn)在要求實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制,一般將電子文件拷貝兩套,異地保存,并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案機(jī)構(gòu)。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程,又節(jié)省了檔案機(jī)構(gòu)建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度
電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因,各單位電子文件所依賴(lài)的軟硬件平臺(tái)不同,這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成困難。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,需要細(xì)致的規(guī)劃和嚴(yán)格的執(zhí)行。通過(guò)科學(xué)的流程和有效的管理,可以實(shí)現(xiàn)檔案從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理向現(xiàn)代數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變,提高檔案的利用效率和安全性。
檔案數(shù)字化流程
數(shù)字化檔案的過(guò)程已經(jīng)成為現(xiàn)代組織管理和信息管理中不可或缺的一部分。隨著科技的進(jìn)步和信息化的發(fā)展,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸被數(shù)字化檔案管理所取代。數(shù)字化檔案不僅提升了信息的存儲(chǔ)效率和檢索速度,還能夠確保信息的安全性和長(zhǎng)期保存的可行性。然而,數(shù)字化檔案的實(shí)施過(guò)程中需要經(jīng)過(guò)一系列精確的步驟和合理的規(guī)劃,以確保轉(zhuǎn)換的順利進(jìn)行和最終結(jié)果的質(zhì)量。
1、數(shù)字化前期準(zhǔn)備
前期準(zhǔn)備包括選定數(shù)字化處理場(chǎng)所,篩選需要掃描的紙質(zhì)檔案。其中處理場(chǎng)所應(yīng)確??臻g布局合理,掃描設(shè)備完善,數(shù)字化處理軟件齊備,并具備合格的消防和安防系統(tǒng)。準(zhǔn)備紙質(zhì)檔案,需要按類(lèi)型、日期或其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行排序,并確保沒(méi)有任何污垢其他可能影響掃描圖像質(zhì)量的損壞,以保障掃描過(guò)程順利、有效的進(jìn)行。
2、檔案掃描
檔案掃描是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案的關(guān)鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設(shè)備來(lái)完成,例如:平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類(lèi)型和數(shù)量,以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲(chǔ)格式應(yīng)完全按照國(guó)家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,對(duì)實(shí)際掃描卷數(shù)、每卷的頁(yè)數(shù)要做好登記。
3、圖像處理
(1)圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn):
對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí),應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。
由于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí),應(yīng)重新掃描。
發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí),應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。
發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí),應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
認(rèn)真填寫(xiě)相關(guān)表單,記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見(jiàn)
?。?)糾偏:對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理,以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原,以符合閱讀習(xí)慣。
(3)去污:對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
?。?)圖像拼接:對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進(jìn)行拼接處理,合并為一個(gè)完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
(5)裁邊處理:采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲(chǔ)空間。
4、圖像存儲(chǔ)
?。?)存儲(chǔ)格式:批量掃描后形成的圖像文件在存儲(chǔ)時(shí)一般應(yīng)進(jìn)行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過(guò)程,其目的是對(duì)圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中,較常見(jiàn)的有TIFF(G4)、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用TIFF(G4)格式存儲(chǔ)。采用灰模式和彩色模式掃描的文件,一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)壓縮率的選擇,應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下,盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。提供網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)的掃描圖像,也可存儲(chǔ)為CEB、PDF或其他格式。
(2)圖像文件的命名:紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件,都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào),以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁(yè)文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾,按頁(yè)碼順序?qū)D像文件命名。
5、目錄建庫(kù)
?。?)數(shù)據(jù)格式選擇:目錄建庫(kù)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。
?。?)檔案著錄:按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)的要求進(jìn)行著錄,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。
(3)目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查:采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式,對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確,發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。
6、數(shù)據(jù)掛接
數(shù)據(jù)掛接又稱(chēng)數(shù)據(jù)匹配,是數(shù)字歸檔中為保證數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性和完整性所需要的流程。借助軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案進(jìn)行匹配掛接,并逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查,包括目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字檔案與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字檔案是否能正常打開(kāi)等,以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)。
7、檔案還原裝訂
掃描工作完成后,拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?;謴?fù)裝訂時(shí),應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂;文件很薄時(shí),也可采用縫紉機(jī)扎線裝訂,但線腳不宜過(guò)密,以免出現(xiàn)折斷檔案現(xiàn)象。
8、數(shù)據(jù)驗(yàn)收
項(xiàng)目驗(yàn)收是檔案數(shù)字化加工中,用于確保數(shù)字化后的檔案符合所需質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的過(guò)程。這通常涉及對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行一系列測(cè)試和檢查,以驗(yàn)證它們具有足夠的質(zhì)量并符合指定的標(biāo)準(zhǔn)。這其中包括圖像掃描、檢查處理數(shù)據(jù)匹配步驟中可能存在的錯(cuò)誤、遺漏或其他問(wèn)題。在某些情況下,項(xiàng)目驗(yàn)收測(cè)試還可能涉及使用專(zhuān)門(mén)的軟件工具來(lái)完成該過(guò)程,以確保符合所需標(biāo)準(zhǔn)。
9、數(shù)據(jù)移交
可以通過(guò)各種不同的存儲(chǔ)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn),例如:硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器、網(wǎng)絡(luò)連接的存儲(chǔ)設(shè)備或云服務(wù)器等。所使用的具體技術(shù)將取決于傳輸圖像的數(shù)量,以及相關(guān)檔案管理部門(mén)的要求。這樣就可以確保數(shù)字檔案被妥善存儲(chǔ)和保護(hù),并可供將來(lái)訪問(wèn)和使用。
數(shù)字化檔案的過(guò)程不僅僅是信息管理的轉(zhuǎn)型,更是組織和機(jī)構(gòu)提升效率、保障信息安全的關(guān)鍵步驟。通過(guò)正確的規(guī)劃、有效的執(zhí)行和持續(xù)的監(jiān)測(cè),可以確保數(shù)字化檔案管理的成功實(shí)施。
檔案數(shù)字化原則
檔案數(shù)字化不僅能夠有效提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性,還能大幅度節(jié)省物理存儲(chǔ)空間,并且便于信息的快速檢索和共享。然而,為了確保數(shù)字化過(guò)程的規(guī)范性和有效性,必須遵循一定的原則和標(biāo)準(zhǔn),以保證檔案的完整性、真實(shí)性、可用性和安全性。
1.價(jià)值性原則
檔案在見(jiàn)證歷史和傳承文化方面具有普遍和長(zhǎng)期的使用價(jià)值,越是久遠(yuǎn)的檔案越有價(jià)值,尤其是歷史檔案,對(duì)于國(guó)家而言都是珍貴的記憶,其價(jià)值不可估量。對(duì)于這類(lèi)檔案在數(shù)字化加工時(shí)應(yīng)特殊注意,不要造成損壞。
2.實(shí)用性原則
檔案數(shù)字化加工要考慮到檔案利用的需求和頻率。主要考慮滿足大眾常用的需求,對(duì)研究有重要參考價(jià)值,原始檔案使用頻繁,盡量選用優(yōu)質(zhì)的紙質(zhì),要充分考慮到方便查閱的情況。
3.完整性原則
檔案數(shù)字化加工應(yīng)以保持?jǐn)?shù)字圖像文件內(nèi)容的連續(xù)性和完整性為參考依據(jù)。主要考慮保持?jǐn)?shù)字圖像加工文件的完整性、來(lái)源、時(shí)間、形式的連續(xù)性和完整性,在加工的過(guò)程不能出現(xiàn)檔案缺失情況。
4.現(xiàn)實(shí)性原則
基于當(dāng)前數(shù)字化圖像加工條件和檔案現(xiàn)狀,要充分考慮檔案數(shù)字化圖像加工所需的人力資源、數(shù)字化加工設(shè)備能力和檔案實(shí)際狀況,包括館藏文件的數(shù)字化基礎(chǔ)、整理基礎(chǔ)、檔案形態(tài)、數(shù)量和殘損程度。
5.安全性原則
在檔案加工的過(guò)程中要保證檔案的安全性,既要保證加工場(chǎng)所的防火、防泄密等,有些檔案涉及到國(guó)家機(jī)密,必須要妥善的保管,這類(lèi)檔案加工人員必須經(jīng)過(guò)保密培訓(xùn),并簽署保密協(xié)議,人員也不能隨意更換。
總之,檔案數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì),它不僅能夠提升檔案管理的效能,還能更好地服務(wù)于社會(huì)各界的需求。然而,在推進(jìn)檔案數(shù)字化的過(guò)程中,我們必須嚴(yán)格遵循相關(guān)原則,確保數(shù)字化工作的高質(zhì)量和高標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣,我們才能充分發(fā)揮檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)檔案資源的長(zhǎng)久保存和高效利用,為社會(huì)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的信息保障。
如何提高檔案數(shù)字化管理能力
數(shù)字化檔案管理不僅能提高存儲(chǔ)效率和檢索速度,還能增強(qiáng)檔案的安全性和便捷性。然而,要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),需要在技術(shù)、管理和人員培訓(xùn)等多方面做出系統(tǒng)性的改進(jìn)。那么,該如何提高檔案數(shù)字化管理能力呢?
一、提升檔案管理、利用的規(guī)范性。檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ),就是針對(duì)檔案實(shí)物的管理,所以制定好日常檔案管理、利用的流程和制度,有助于提升檔案數(shù)字化管理能力。在檔案管理上,需要配備專(zhuān)人專(zhuān)崗、能夠保證檔案安全性保密性的庫(kù)房場(chǎng)地;在檔案利用上,制定嚴(yán)格的流程和制度,在確保規(guī)范的同時(shí),保障檔案內(nèi)容不被泄露、不產(chǎn)生損壞。
二、進(jìn)行檔案整理。檔案如果不進(jìn)行整理,那開(kāi)展檔案數(shù)字化管理將無(wú)法提升檔案整體的管理能力。檔案在整理時(shí)不僅要考慮相關(guān)條例規(guī)章,進(jìn)行準(zhǔn)確的鑒別和分類(lèi)、編目,還要結(jié)合單位的實(shí)際情況開(kāi)展工作,便于后期的檔案再利用及存放要求。
三、采用專(zhuān)業(yè)的軟硬件設(shè)施。在掃描時(shí),利用專(zhuān)業(yè)的掃描儀、掃描軟件;在保管時(shí),利用檔案信息管理軟件、硬盤(pán)U盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì),切實(shí)保障檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性和安全性。
綜上所述,通過(guò)引入先進(jìn)技術(shù)、建立完善系統(tǒng)、加強(qiáng)人員培訓(xùn)、完善管理制度和推進(jìn)資源共享,可以全面提升檔案數(shù)字化管理能力。這不僅有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理和利用,也為社會(huì)各界提供了更加便捷和安全的服務(wù)。
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