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數(shù)字化檔案整理是組織管理和信息資源利用的重要手段,數(shù)字化檔案能夠提高檔案管理效率、便于檢索利用、節(jié)約空間資源,并且更好地保護(hù)了檔案的安全性和長(zhǎng)期保存性。檔案整理數(shù)字化的流程主要包括以下幾個(gè)方面:
檔案整理服務(wù)和檔案數(shù)字化服務(wù)
一、檔案出庫(kù)。需要對(duì)每一本檔案材料做出庫(kù)登記、入庫(kù)盤(pán)點(diǎn)、雙方核對(duì)、驗(yàn)收移交。
二、整理編碼、核對(duì)。對(duì)接收的每本檔案材料進(jìn)行核查與整理,比如拆除材料紙頁(yè)上舊的裝訂、對(duì)存在破損或未達(dá)掃描標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行技術(shù)修復(fù),編制材料的類號(hào)和頁(yè)號(hào),整理編碼完成后仔細(xì)核查準(zhǔn)確,防止漏編錯(cuò)編。
三、電子目錄的錄入、校對(duì)、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對(duì)應(yīng)的電子目錄,對(duì)完成的目錄進(jìn)行校對(duì),確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯(cuò)別字等,還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁(yè)數(shù)是否有誤。
四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描,形成檔案材料電子檔原始圖像。
五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對(duì)原始掃描圖像進(jìn)行修整,比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對(duì)紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進(jìn)行修理;修整后要對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行核查核對(duì),并作圖像高清刻作。
六、重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致,打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁(yè)紙和檔案正文內(nèi)容,檢查類頁(yè)號(hào)是否填寫(xiě)缺漏、文件是否有錯(cuò)裝、漏裝,核查無(wú)誤后將紙質(zhì)檔案封盒。
七、數(shù)據(jù)總審入庫(kù)。對(duì)電子檔數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查復(fù)核,確定各方面細(xì)節(jié)無(wú)誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則后,將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫(kù),將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫(kù)移交。
總之,檔案整理的數(shù)字化過(guò)程是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工程,需要科學(xué)規(guī)劃、專業(yè)技術(shù)和有效實(shí)施的共同作用。通過(guò)對(duì)檔案的數(shù)字化整理,不僅能夠提高檔案管理的效率和水平,還能夠?yàn)榻M織的決策提供更加可靠的數(shù)據(jù)支持,提升了信息資源的利用價(jià)值。
檔案整理原則
檔案整理是指對(duì)文件資料進(jìn)行分類、編排、歸檔,以便于日后查找和利用的過(guò)程。其主要目的是為了確保檔案資料的完整性、系統(tǒng)性和可用性。有效的檔案整理不僅能夠提高辦公效率,還能在需要時(shí)快速提供重要信息,從而支持組織的決策和運(yùn)營(yíng)。因此,掌握檔案整理的基本原則是每個(gè)檔案管理人員必須具備的技能。
1、遵循檔案文件之間形成的有機(jī)規(guī)律
文件之間的有機(jī)聯(lián)系,是指文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系,也稱文件的“內(nèi)在聯(lián)系”。保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則。
?。?)時(shí)間聯(lián)系:檔案在各部門形成時(shí),是有一定過(guò)程和階段性的,在這段時(shí)間內(nèi)形成的各類檔案總和。
(2)內(nèi)容聯(lián)系:涉及到具體的某件事務(wù)而形成的檔案文件總和。
(3)來(lái)源聯(lián)系:同屬于一個(gè)形成者或同類型的形成者的檔案文件總和。
(4)形式聯(lián)系:指的是檔案文件在載體、文種、表達(dá)方式以及特定的標(biāo)記等因素上保持相同,從而形成的檔案文件總和。
2、區(qū)分檔案文件的不同價(jià)值
檔案整理過(guò)程中,區(qū)分檔案的不同價(jià)值、劃分保管期限是一個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)?!稓w檔文件整理規(guī)則)(DA/T 22一2015)對(duì)分類的要求有,將不同年度、不同機(jī)構(gòu)、不同保管期限的文件區(qū)分開(kāi)來(lái),為開(kāi)展后續(xù)工作打下基礎(chǔ)。它有利于減輕日益增多的檔案給保管場(chǎng)所和設(shè)備帶來(lái)的壓力,集中人力、物力妥善保管價(jià)值較大的檔案。通過(guò)判定檔案的價(jià)值,檔案人員能夠進(jìn)一步掌握檔案的內(nèi)容和效用,針對(duì)實(shí)際情況提出開(kāi)發(fā)利用的具體建議,指導(dǎo)檔案的利用工作,充分發(fā)揮檔案的作用。
3、保證紙質(zhì)文件材料和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一
目前紙質(zhì)文件材料與電子文件在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)會(huì)并行存在,因此保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是進(jìn)行歸檔文件整理的要求。歸檔文件整理時(shí)一般應(yīng)將歸檔電子文件作為第一整理對(duì)象。先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理,再據(jù)此整理紙質(zhì)歸檔文件,以便保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。
4、符合檔案文檔一體化管理要求
根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T2-2015),在信息化條件下,歸檔文件整理必須考慮紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求,將紙質(zhì)文件材料整理與電子文件整理統(tǒng)一起來(lái),盡量用電子文件管理的思路和方法去引領(lǐng)歸檔文件整理,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件材料和電子文件統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一管理的要求。
總之,檔案整理是一個(gè)系統(tǒng)的、持續(xù)的工作,需要檔案管理人員具備高度的責(zé)任感和專業(yè)性。遵循以上整理原則,可以確保檔案資料的完整、真實(shí)和高效利用。這不僅有助于提高組織的管理水平,也為未來(lái)的業(yè)務(wù)發(fā)展和決策提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過(guò)科學(xué)的方法和規(guī)范的流程,檔案整理工作將變得更加有序和高效,進(jìn)而為組織的發(fā)展保駕護(hù)航。
檔案整理方法
檔案整理,就是按照文件材料的形成規(guī)律,根據(jù)科學(xué)的理論和方法,把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)?!稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》)提出了檔案整理的基本原則,即“遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用”。按照上述原則,檔案整理的基本流程包括:確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識(shí)符、編制檢索工具,也就是組件(卷)、分類、排列、編號(hào)與編目等五個(gè)步驟。
01組件(卷)
檔案整理的第一步,就是要確定檔案的基本整理單位,即組件或組卷,以此明確件(卷)的構(gòu)成以及件(卷)內(nèi)的排序。
在件的構(gòu)成中,對(duì)于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案,一張照片、一盒錄音、一盤(pán)錄像、一件實(shí)物即為一件。文書(shū)檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些,收文一般包括文件處理單、文件正本,發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等,各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前、收文在后,正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。
組卷(以科技檔案為例)時(shí),科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺(tái)(套)等分別組卷,管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中,按階段或分年度組卷??萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后,案卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間(階段)或重要程度排列。
02分類
分類指的是檔案歸類,即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別,揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系,使檔案形成一套有機(jī)體系。
文書(shū)檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類,如:年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類的立檔單位,一般采用年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)三級(jí)分類;規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類的立檔單位,可采用兩級(jí)分類,如:年度—保管期限分類法。
照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書(shū)檔案類似,但一般按照問(wèn)題進(jìn)行分類較為適宜,即照片、錄音、錄像檔案按照問(wèn)題或事由分類,實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、公務(wù)禮品等問(wèn)題分類。檔案數(shù)量較少的,也可以不分問(wèn)題,采用兩級(jí)分類。常見(jiàn)的分類方法包括:年度—問(wèn)題—保管期限、年度—保管期限—問(wèn)題、年度—保管期限等。
03排列
排列是在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi),根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過(guò)程。以件為單位整理的文書(shū)檔案在最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按時(shí)間結(jié)合事由排列,同一事由的文件按照形成先后順序排列;以卷為單位整理的科技檔案,科研類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列,設(shè)備儀器類檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過(guò)程排列;照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)按照時(shí)間排列即可。
04編號(hào)
宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限—件號(hào)。比如,Z109全宗文書(shū)類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件,按照規(guī)則確定的檔號(hào)為:Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的,其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為:全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號(hào)。前例檔案,去掉機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類要求,按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為:Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。
以卷為單位整理的檔案,其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為:全宗號(hào)—目錄號(hào)(類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào))—案卷號(hào)—件、頁(yè)(張)號(hào),比如,Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會(huì)計(jì)檔案2019年度第15卷第21件,按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為:Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。
05編目
編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄,以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果,依據(jù)檔號(hào)順序,逐卷,逐件開(kāi)展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。在信息化條件下,檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄,同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄,既方便手工查閱、檔案交接,又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是,使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的,項(xiàng)目?jī)?nèi)容應(yīng)直接輸入完成,不加入空格、回車,以免影響數(shù)據(jù)完整性,給數(shù)據(jù)檢索帶來(lái)麻煩。
雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同,但在具體要求上存在一定差異,尤其是采用不同整理方式時(shí)差異就更為明顯。為解決此問(wèn)題,《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路,從整理思路、檔案管理、檔號(hào)編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來(lái),實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。
檔案整理數(shù)字化的意義
檔案是組織、企業(yè)以及個(gè)人在日?;顒?dòng)中形成的重要信息資源,包含了大量的歷史、法律、社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。隨著科技的發(fā)展,檔案整理數(shù)字化的趨勢(shì)愈發(fā)明顯,并且展現(xiàn)出越來(lái)越重要的意義。檔案整理數(shù)字化不僅提升了信息管理效率,還帶來(lái)了許多顯著的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益。
首先,極大地提高了信息的檢索和利用效率。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中,查找特定文件往往需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力。而通過(guò)數(shù)字化技術(shù),將檔案信息存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中,可以實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的檢索。這不僅減少了人工搜索的時(shí)間,也提高了檔案信息的可用性,有助于各類決策的迅速制定。
其次,數(shù)字化檔案為檔案的長(zhǎng)期保存提供了更好的條件。紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境條件的影響,如濕氣、火災(zāi)、昆蟲(chóng)等,而數(shù)字化檔案可以通過(guò)云存儲(chǔ)或其他數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行妥善保存,避免了物理?yè)p壞的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),數(shù)字化檔案還可以方便地復(fù)制和備份,進(jìn)一步保障了檔案的安全性和完整性。
此外,檔案整理數(shù)字化促進(jìn)了檔案資源的共享與整合。數(shù)字化檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行跨地域、跨部門的傳輸與共享,這有助于信息資源的最大化利用。特別是在政府和公共服務(wù)領(lǐng)域,數(shù)字化檔案能夠支持更加透明、高效的行政管理和公共服務(wù),提高整體社會(huì)運(yùn)作效率。
總之,檔案整理數(shù)字化的實(shí)施不僅是現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的一個(gè)重要方面,更是提高檔案管理質(zhì)量和效率的關(guān)鍵舉措。通過(guò)數(shù)字化手段,檔案管理變得更加高效、安全和靈活,為各類組織的運(yùn)作和發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
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