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什么是檔案數(shù)字化

時(shí)間:2022-03-14 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

1、檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

檔案數(shù)字化是將現(xiàn)代先進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與檔案管理工作的有機(jī)結(jié)合,借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的有效轉(zhuǎn)換,將原本以紙質(zhì)和聲像傳統(tǒng)介質(zhì)為信息載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)或數(shù)字編碼等,形成數(shù)字化檔案。通過(guò)將檔案數(shù)字化,能夠更加直觀、全面地呈現(xiàn)原有檔案內(nèi)容,同時(shí)進(jìn)一步提升檔案使用的可靠性。現(xiàn)階段,隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷更新迭代,既要求檔案工作加快數(shù)字化轉(zhuǎn)變,也為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。在檔案數(shù)字化建設(shè)中,主要應(yīng)用技術(shù)包括數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù),改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為數(shù)字化形式,同時(shí)借助互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的高效管理。

2、檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

1)檔案管理工作數(shù)字化

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè),就要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式,以數(shù)字化思維創(chuàng)新檔案工作方式。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中,主要依靠人工操作進(jìn)行檔案信息的收集與整理、搜索與應(yīng)用。人工操作方式效率低下,失誤率高。檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募问剑⒃谟?jì)算機(jī)中進(jìn)行存儲(chǔ),檔案管理工作者只需要借助計(jì)算機(jī)就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理與操作。同時(shí)借助互聯(lián)網(wǎng),還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳遞與共享。并且在數(shù)字化檔案中,管理人員通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理、分盤(pán)存儲(chǔ)等工作,提高檔案管理的有序性和規(guī)范性。此外,建立統(tǒng)一搜索關(guān)鍵詞、維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全性與穩(wěn)定性、做好數(shù)據(jù)備份工作等,也是數(shù)字化檔案管理工作的重要內(nèi)容。

2)檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換

現(xiàn)階段,先進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)已經(jīng)突顯,同時(shí)信息時(shí)代背景下,傳統(tǒng)檔案管理工作的缺點(diǎn)已經(jīng)充分暴露出來(lái),難以充分發(fā)揮檔案管理效能。在檔案數(shù)字化建設(shè)中,重點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。當(dāng)前,檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換方式主要包括掃描存檔與人工錄入兩種方式。其中,掃描存檔方式具有較高的準(zhǔn)確性,能夠保障檔案信息輸入準(zhǔn)確;人工錄入方式能夠確保紙質(zhì)檔案加入到檔案資料統(tǒng)計(jì)過(guò)程中,但資料轉(zhuǎn)換效率相對(duì)較低。

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