紙質(zhì)檔案數(shù)字化的開展就是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描，掃描的結(jié)果就是數(shù)字圖像，核心就是圖像文件的存儲(chǔ)和管理。規(guī)范有序的圖像文件，是做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化的前提，依據(jù)國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，參考兄弟單位管理案例，結(jié)合實(shí)際工作制定符合自身需求的數(shù)字化圖像管理措施，有的放矢，按制度、流程進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。本文主要談?wù)勅绾我?guī)范數(shù)字化圖像的命名。

　　檔案數(shù)字化掃描公司

　　一、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）“第九章檔案掃描9.6圖像命名”

　　1、應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)對(duì)數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性。

　　2、建議將數(shù)字圖像存儲(chǔ)為單頁文件，并按檔號(hào)與圖像流水號(hào)的組合對(duì)圖像命名。

　　3、數(shù)字圖像確需存儲(chǔ)為多頁文件時(shí)，可采用該檔案的檔號(hào)對(duì)圖像命名。

　　4、應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲(chǔ)路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。

　　二、文件和文件夾命名規(guī)則

　　1、文件或文件夾可以使用長(zhǎng)文件名，名稱不得超過256個(gè)字符。

　　2、Windows中文件或文件夾可以使用的大寫或者小寫字母，但不能用大小寫區(qū)分文件名，例如：ABC.doc和abc.doc被認(rèn)為是同一個(gè)文件。

　　3、文件或文件夾名開頭不可以使用空格。

　　4、文件擴(kuò)展名可以使用多個(gè)字符，也可以使用多分隔符，但只有最后一個(gè)分隔符后的部分能做文件的擴(kuò)展名。

　　5、文件中不能使用的字符有/*:'?<>|。

　　6、不允許同介質(zhì)的同一個(gè)路徑有兩個(gè)相同文件名。

　　7、查找文件和排列文件時(shí)使用通配符。通配符有兩種：*和??！?”通配符可以代表所在位置上任意長(zhǎng)字符?！?”通配符代表所在位置上的一個(gè)任意字符。

　　檔案數(shù)字化掃描公司

　　三、檔案數(shù)字化掃描件的存儲(chǔ)路徑和命名

　　以目錄數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)該文件檔號(hào)對(duì)掃描圖像進(jìn)行分文件夾命名。數(shù)字化加工期間定期對(duì)掃描件進(jìn)行實(shí)時(shí)備份，防止丟失，加工項(xiàng)目結(jié)束后，需提交檔案數(shù)字化原始掃描件（TIFF格式）、圖像修圖掃描件（TIFF格式）、多頁合并掃描件（PDF格式）。

　　原始掃描件即通過掃描儀掃描后得到的圖像，不得經(jīng)過圖像處理軟件二次編輯、壓縮等操作，原始掃描件、修圖掃描件容量大小均需要符合上述（3）標(biāo)準(zhǔn)。正常情況下，原始掃描件的圖像數(shù)量需要等于修圖掃描件的數(shù)量。

　　圖像存儲(chǔ)文件夾建立規(guī)范要求如下：

　?。?）第一層全宗號(hào)。如果有多全宗檔案進(jìn)行數(shù)字化，需要分全宗進(jìn)行存儲(chǔ)。一般一個(gè)立檔單位只有一個(gè)全宗號(hào)，多全宗一般適用于檔案館進(jìn)行檔案數(shù)字化。

　?。?）第二層類別名稱。如果有不同類別的檔案需要進(jìn)行檔案數(shù)字化，需要在“全宗號(hào)”文件夾下面建立不同類別文件夾并分別命名，以分類存儲(chǔ)不同類別檔案數(shù)字化成果。如：“文書檔案”“婚姻檔案”“土地確權(quán)檔案”等

　?。?）第三層不同階段數(shù)字化成果。主要分三種，分別是原始掃描件（TIFF格式）、圖像修圖掃描件（TIFF格式）、多頁合并掃描件（PDF格式）。

　?、僭紥呙杓?通過掃描儀直接掃描的單頁圖像，沒有經(jīng)過任何圖像軟件二次處理的圖像。

　?、趫D像修圖掃描件：對(duì)上述“原始掃描件”按紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范進(jìn)行相應(yīng)圖像處理的最終符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的單頁圖像。

　?、鄱囗摵喜呙杓簩?duì)上述“圖像修圖掃描件”進(jìn)行多頁合并成為連續(xù)PDF文件的最終產(chǎn)品。

　?。?）第四層保管期限。根據(jù)需數(shù)字化的檔案保管期限來命名文件夾，如：永久、30年等

　?。?）第五層年度。根據(jù)需數(shù)字化的檔案歸檔年度來命名文件夾，如：2000、2001、2002等

　?。?）第六層檔號(hào)。以“件”為單位進(jìn)行檔案數(shù)字化的，在“年度”文件夾下層建立以此件歸檔文件檔號(hào)命名的文件夾，本年度所有歸檔文件均在“年度”文件夾下并列存放。所有相對(duì)應(yīng)的原始掃描件、修圖件、合并件均放到此文件夾內(nèi)。

　　以“卷”為單位進(jìn)行檔案數(shù)字化的，在“年度”文件夾下層建立以此卷檔案案卷級(jí)檔號(hào)命名的文件夾，本年度所有案卷在“年度”文件夾下并列存放。在相應(yīng)案卷級(jí)檔號(hào)文件夾的下層，再建立以此卷檔案文件級(jí)檔號(hào)命名的文件夾，本卷所有文件級(jí)檔號(hào)命名的文件夾在案卷級(jí)檔號(hào)文件夾下并列存放。所有相對(duì)應(yīng)的原始掃描件、修圖件、合并件均放到此文件夾內(nèi)。如下圖所示：

　　圖像文件的命名要求

　　1、按立卷方式整理

　　1）檔案掃描件

　　原始、修圖圖像：以“檔號(hào)”+“.”+“掃描頁順序號(hào)”+“圖像后綴名”的形式命名，掃描頁順序號(hào)一般采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字。（如上圖所示）

　　例如：J001-WS·1999-Y-0001-001.001.tif

　　J001-WS·1999-Y-0001-001.002.tif

　　合并PDF文件：以“檔號(hào)”來命名，并放置文件級(jí)檔號(hào)文件夾內(nèi)。如：J001-WS·1999-Y-0001-001.pdf

　　2）封面、目錄、備考等掃描件

　　原始、修圖圖像：以“案卷級(jí)檔號(hào)”+“.”+“掃描頁順序號(hào)”+“圖像后綴名”的形式命名，掃描頁順序號(hào)一般采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字。（如下圖所示）

　　例如：J001-WS·1999-Y-0001.001.tif

　　J001-WS·1999-Y-0001.002.tif

　　合并PDF文件：以“案卷級(jí)檔號(hào)”來命名，放置案卷級(jí)檔號(hào)文件夾內(nèi)。如：J001-WS·1999-Y-0001.pdf

　　2、按歸檔文件整理規(guī)則整理

　　原始、修圖圖像：以“檔號(hào)”+“.”+“掃描頁順序號(hào)”+“圖像后綴名”的形式命名，掃描頁順序號(hào)一般采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字。（如下圖所示）

　　例如：J001-WS·2012-Y-0001.001.tif

　　J001-WS·2012-Y-0001.002.tif

　　合并PDF文件：以“檔號(hào)”來命名，放置檔號(hào)文件夾內(nèi)。如：J001-WS·1999-Y-0001-001.pdf