檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)流程：在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)流程

　?、倌夸洈?shù)據(jù)準(zhǔn)備：按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　　②拆除裝訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

　?、蹍^(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開(kāi)。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無(wú)關(guān)的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。紙制品

　?、茼?yè)面修整：破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理。

　　檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)流程

　　《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》DA/T31-2017的第九章第6條中“圖像命名”中規(guī)定：

　　（1）應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)對(duì)數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性。

　?。?）建議將數(shù)字圖像存儲(chǔ)為單頁(yè)文件，并按檔號(hào)與圖像流水號(hào)的組合對(duì)圖像命名。

　?。?）數(shù)字圖像確需存儲(chǔ)為多頁(yè)文件時(shí)，可采用該檔案的檔號(hào)對(duì)圖像命名。

　?。?）應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲(chǔ)路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。

　　（檔案數(shù)字化|數(shù)字化掃描件文件夾和圖像文件如何命名）

　　在實(shí)際的紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，如何對(duì)掃描的原文進(jìn)行命名，每個(gè)地方有一個(gè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，而這個(gè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)都應(yīng)該遵循《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）的基本要求，也就是上述的那些基本條款。《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》是一個(gè)宏觀的數(shù)字化規(guī)范，而具體的數(shù)字化過(guò)程中，如何貫徹、實(shí)施是每個(gè)檔案部門(mén)工作人員和檔案外包服務(wù)公司所要思考的問(wèn)題。

　　檔案數(shù)字化，主要管理的對(duì)象是電子化的目錄數(shù)據(jù)、圖像的原文、電子的文件。我們需要按照國(guó)標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整個(gè)數(shù)字的過(guò)程，更需要自身內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范數(shù)字化的具體內(nèi)容。

　　如規(guī)范中的第一條“應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)對(duì)數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性?！蔽覀兙涂梢詢?nèi)部再進(jìn)一步規(guī)定，如以“檔號(hào)+序號(hào)”方式對(duì)數(shù)字圖像命名，“序號(hào)”可以是掃描的先后序號(hào)，也可以掃描的頁(yè)號(hào)。一般，都是數(shù)字化掃描的先后序號(hào)，其中序號(hào)還需要規(guī)定是幾位數(shù)字組成，三位、四位或者其他。如某頁(yè)屬于檔號(hào)J001-WS·2020-Y-0001的第2頁(yè)，那么這一頁(yè)的數(shù)字圖像命名即為J001-WS·2020-Y-0001-002.tif，也可以命名為J001-WS·2020-Y-0001.002.tif,再或者J001-WS·2020-Y-0001§002.tif等等。

　　當(dāng)我們定義好一種模式的命名規(guī)范的之后，就需要一直沿用這個(gè)規(guī)范，因?yàn)閿?shù)字化有一個(gè)延續(xù)性，如果前后標(biāo)準(zhǔn)不一樣那么數(shù)字化的結(jié)果將無(wú)法統(tǒng)一管理，導(dǎo)入系統(tǒng)、調(diào)閱利用會(huì)產(chǎn)生很多意想不到的問(wèn)題。

　　一般，在數(shù)字化掃描的時(shí)候，都是以一個(gè)流水號(hào)對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行命名，如0001.tif，0002.tif……而如何將數(shù)字圖像的名稱修改為我們需要的名稱呢？通過(guò)手工重命名的方式耗時(shí)耗力，還不一定準(zhǔn)確。這里給大家提供一個(gè)小技巧，使用一個(gè)合適的第三方軟件進(jìn)行處理將起到事半功倍的效果。這里以GFileBat為例進(jìn)行操作。

　　是以當(dāng)前文件夾為當(dāng)前路徑，首先搜索出來(lái)全部的數(shù)字圖像文件，然后對(duì)當(dāng)前文件夾下面的數(shù)字圖像文件進(jìn)行批量重命名。通過(guò)使用GFileBat軟件，可以快速便捷的對(duì)電子文件進(jìn)行批量重命名。

　　將比上一種的批量重命名方式更加高級(jí)，更加高效。思路是這樣的，首先批量建立檔號(hào)文件夾，然后通過(guò)掃描儀掃描圖像進(jìn)入檔號(hào)文件夾，當(dāng)這個(gè)年度或者期限或者整個(gè)全宗檔案全部按照這么一種模式掃描完畢，選擇這個(gè)上層文件夾，遍歷整個(gè)文件夾進(jìn)行搜索，搜索的結(jié)果如上圖所示。然后選擇“改主名”“新主名+編號(hào)”，新主名選擇“[父目錄名]”，其他類似上個(gè)例子。然后點(diǎn)擊“執(zhí)行”，軟件將自動(dòng)進(jìn)行高級(jí)批處理重命名工作。

　　通過(guò)使用這個(gè)第三方軟件來(lái)批處理重命名工作，能使得我們的數(shù)字化成果命名規(guī)范，也極大的減輕了工作者的體力勞動(dòng)。