當(dāng)前，檔案數(shù)字化是一項重要的集中托管業(yè)務(wù)。各數(shù)字檔案代管機構(gòu)提供一系列的數(shù)字化加工服務(wù)，包括排序整理、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)錄入、文件掃描、數(shù)字圖像保證計劃、個性化服務(wù)等，今天小編主要就是帶大家了解檔案數(shù)字化的管理流程。

　　1.檔案數(shù)字化管理流程

　　（1）開展檔案數(shù)字化工作需求調(diào)研

　　在具體開展檔案數(shù)字化之前，先對此項工作的實際需求展開調(diào)研，包括調(diào)查檔案館(室)藏的數(shù)量、質(zhì)量，現(xiàn)有管理和服務(wù)狀況；歸納國內(nèi)外同類機構(gòu)的經(jīng)驗教訓(xùn)；分析檔案數(shù)字化工作的效益；研究檔案數(shù)字化工作的可行性和必要性；明確檔案數(shù)字化的工作目標(biāo)，以及為達(dá)成目標(biāo)所需資金、人員、時間、制度等條件；對檔案數(shù)字化工作提出相關(guān)建議等?？善刚埖谌綑C構(gòu)或人員參與需求調(diào)研，最終需形成調(diào)研報告。

　　（2）制訂檔案數(shù)字化工作計劃

　　應(yīng)在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上制訂檔案數(shù)字化工作計劃，明確檔案數(shù)字化工作的目標(biāo)、工作內(nèi)容、人員組織和職責(zé)分工、主要技術(shù)指標(biāo)和方法、驗收依據(jù)、安全管理措施、進度安排、經(jīng)費預(yù)算、招投標(biāo)事宜等。制訂科學(xué)合理的工作計劃，有助于合理安排各項資源，監(jiān)督、檢查工作質(zhì)量和工作進度，保證檔案數(shù)字化的合法化和標(biāo)準(zhǔn)化，并獲得較高的投資回報。

　　（3）組建工作隊伍，配備相關(guān)條件

　　檔案數(shù)字化工作的組織形式主要包括以下幾種:

　　外包式。即通過簽訂合同的方式由檔案館以外的人員(通常來自數(shù)字化專業(yè)公司)承擔(dān)檔案數(shù)字化工作。采用這種組織方式，一方面較少占用館(室)內(nèi)部的人力資源，不影響其他日常工作的開展;另一方面通過購買社會專業(yè)化服務(wù)，可以提高工作效率，節(jié)約成本。外包式是檔案數(shù)字化工作常用的組織模式，需要注意的是從事檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的公司般缺乏檔案專家和長期從事檔案專業(yè)工作的技術(shù)隊伍，存在工作質(zhì)量不符合檔案管理要求的風(fēng)險，需要在合同中明確質(zhì)量要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)，并施以必要的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　自建式。即成立專門從事檔案數(shù)字化工作的工作機構(gòu)，或從相關(guān)處室抽出有關(guān)人員組成臨時小組，前者適合長期性的檔案數(shù)字化工作，后者適合工作量集中、任務(wù)急、為時短的檔案數(shù)字化項目。檔案人員熟悉檔案業(yè)務(wù)，可有效保證數(shù)字化成果的質(zhì)量，但可能造成檔案館(室)人手緊張，影響日常工作。

　　內(nèi)外組合式。即由檔案館(室)工作人員和社會上招聘的人員共同組成檔案數(shù)字化隊伍。這種組織方式綜合了外包式和自建式的優(yōu)點，數(shù)字化成果質(zhì)量和工作效率高，也有利于通過實踐鍛煉培養(yǎng)技術(shù)骨干。

　　隊伍組建完畢之后，需要為之配備一定的工作條件，包括場所、資金、時間等。應(yīng)明確和制定相關(guān)的規(guī)章制度，如檔案數(shù)字化加工操作規(guī)程、檔案機讀目錄格式等，以保證檔案數(shù)字化的科學(xué)性和規(guī)范化。必要時還應(yīng)對有關(guān)人員進行培訓(xùn)，使其更全面清楚地了解檔案數(shù)字化的方法和要求。

　　（4）監(jiān)控檔案數(shù)字化工作的開展

　　在具體開展檔案數(shù)字化預(yù)處理、加工、處理、組織、存儲、服務(wù)、維護的業(yè)務(wù)流程中，有關(guān)責(zé)任方要按照工作計劃開展必要的監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，并予以糾正和調(diào)整。

　　（5）評估數(shù)字化工作成果

　　在檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)告一段落之后，應(yīng)組織相關(guān)力量，采取科學(xué)的評估方法對數(shù)字化工作成果進行評估，內(nèi)容涉及數(shù)字化資源的利用率、易用性、保存情況等多個方面。評估人員可能來自檔案館(室)內(nèi)部、第三方機構(gòu)，也可以是兩者的結(jié)合。評估結(jié)果是改進后續(xù)檔案數(shù)字化工作的依據(jù)，也可為檔案部門爭取更多數(shù)字化方面的投入提供必要的支持。

　　2.企業(yè)如何加強檔案管理、數(shù)字化管理

　　（1）文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理

　　檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書工作，而文書工作的質(zhì)量在很大程度上會影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此，為了滿足新時期檔案管理工作的需要，應(yīng)用計算機能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱，并提前設(shè)定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件，催辦程序會向承辦人發(fā)出相關(guān)信息，提醒其要及時進行文件閱讀，在完成對文件的處理后進行預(yù)立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。

　　（2）加快系統(tǒng)工程建設(shè)

　　檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設(shè)備選型以及查詢管理等多項內(nèi)容，這是一項系統(tǒng)工程。為了實現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會利用磁盤陣列存儲、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實行集中掃描，并通過光盤與磁帶等對文字資料等進行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問題。

　　（3）構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)

　　系統(tǒng)要具備平滑升級能力

　　信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接，從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外，通過擴展模塊應(yīng)用，可以大大擴充系統(tǒng)存儲容量。存儲系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性，實現(xiàn)在線擴容的同時具備保護功能。

　  系統(tǒng)要具備良好的可靠性

　　信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應(yīng)用的各種磁盤陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風(fēng)扇以及雙口光纖硬盤等，在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設(shè)計，避免存在單點故障，從而保證系統(tǒng)運行的安全性與可靠性。此外，就磁盤陣列而言，需要運用各類PAID保護級別，滿足不同用戶的實際需要。系統(tǒng)對硬件要求非常嚴(yán)格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性提供重要保證。

　　（3）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

　　檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實施者，其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，有必要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的計算機操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。此外，在全新發(fā)展時期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進行數(shù)字化檔案管理工作貢獻自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。

　　（4）加大設(shè)備引進與更新投入

設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，要加大設(shè)備投入，積極引進現(xiàn)代化設(shè)備，及時更新計算機系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設(shè)備的更新工作，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗，注重資源轉(zhuǎn)換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。

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