檔案是個(gè)人或社會(huì)形成的有價(jià)值的歷史記錄，具有原始性、真實(shí)性、歷史性，它既是一種社會(huì)記憶的形態(tài)，也是社會(huì)記憶控制的對(duì)象，又是社會(huì)記憶控制的手段。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案的存在形式和載體已經(jīng)不局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)版原始資料，電子檔案的出現(xiàn)已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

　　任何事物的存在與發(fā)展都具有兩面性，電子檔案雖然在便捷性、高效性、快速性等方面比傳統(tǒng)檔案具有較大優(yōu)勢(shì)，但從其所依托的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、信息技術(shù)手段而言，具有較大風(fēng)險(xiǎn)性。同時(shí)，當(dāng)下電子檔案還未能得到普及，發(fā)展平臺(tái)與技術(shù)手段尚不完善，因此，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案仍占據(jù)主導(dǎo)地位。

　　認(rèn)清檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，加大對(duì)檔案管理工作的相關(guān)支持力度，形成高度重視，才能為檔案工作的展開提供優(yōu)良條件。事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化配置，分析利弊，將電子檔案與傳統(tǒng)檔案進(jìn)行融合，使其相互協(xié)調(diào)，互為補(bǔ)充，相輔相成，為更有效推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作穩(wěn)步前行。

　　1、電子檔案的定義、特性及其影響

　?。ㄒ唬╇娮訖n案的定義及特性

　　電子檔案指利用信息技術(shù)手段，按照檔案管理相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，將傳統(tǒng)檔案文件信息化、數(shù)字化、符號(hào)化以及圖像化，在反映檔案客觀事實(shí)內(nèi)容的同時(shí)，以一種虛擬的、數(shù)據(jù)的形式存在。電子檔案打破了傳統(tǒng)將紙張作為檔案載體的唯一形式，將計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤、磁盤等存儲(chǔ)設(shè)備作為新的承載方式，將檔案管理工作推上了新的臺(tái)階。

　　在互聯(lián)網(wǎng)盛行的時(shí)代里，信息技術(shù)為檔案管理工作帶來了諸多便利，相比傳統(tǒng)檔案而言，電子檔案在對(duì)檔案信息進(jìn)行智能化管理的過程中表現(xiàn)尤為突出。例如，電子檔案不僅在對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行輸入、輸出、鑒定、保管、查找、檢索、傳送、統(tǒng)計(jì)、更新等諸多方面存在優(yōu)勢(shì)，還具有篩選、歸類、共享、診斷等功能，大大提高了檔案管理的效率，更適合新時(shí)代人們對(duì)檔案工作的需求。與此同時(shí)，電子檔案也帶來了新問題與挑戰(zhàn)。當(dāng)下，電子檔案信息安全已成為電子檔案發(fā)展以來各行各界所關(guān)注的重點(diǎn)。其安全性主要包括檔案信息內(nèi)容的原始真實(shí)性、檔案信息內(nèi)容不被篡改和泄露以及檔案信息的長(zhǎng)期有效性。另外，由于電子檔案的記錄形式、生成方式的特殊性，其對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)手段的要求和依賴性較強(qiáng)，也缺乏一定的穩(wěn)定性。

　?。ǘ╇娮訖n案對(duì)檔案管理工作的影響

　　近年來，為響應(yīng)國(guó)家提倡的信息化建設(shè)的整體發(fā)展規(guī)劃路線，開辟檔案管理發(fā)展新路徑，我國(guó)出臺(tái)了相關(guān)法律文件來支持電子檔案管理工作。例如，《中華人民共和國(guó)檔案法》指出應(yīng)將檔案信息化納入信息發(fā)展規(guī)劃之中，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化等資源的安全保存和有效利用。

　　規(guī)定電子檔案應(yīng)來源可靠，程序規(guī)范，電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有同樣效力，可以以電子形式作為憑證使用?！峨娮雍灻ā分校?guī)定了電子簽名的法律效力和證據(jù)能力。新修訂的《刑事訴訟法》和《民事訴訟法》中均指出將電子檔案作為重要的數(shù)字資源，屬于電子數(shù)據(jù)，可以作為證據(jù)，同時(shí)，電子檔案具備了訴訟法意義上的憑證價(jià)值。由此可見，電子檔案已成為了未來檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢(shì)。

　　電子檔案能夠記錄職工個(gè)人基本信息、個(gè)人履歷、考核情況、科研成果、教學(xué)情況、職稱評(píng)審、薪資待遇等重要信息，反映了教師的成長(zhǎng)歷程及學(xué)校的歷史面貌。隨著電子文件、電子簽章、電子掃碼認(rèn)證、人臉識(shí)別、指紋識(shí)別等豐富電子產(chǎn)品的盛行，將信息技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)中也成為了未來新發(fā)展方向。

　　目前，受網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、已有信息技術(shù)手段的約束，電子檔案在檔案管理工作中還未得到盛行，其應(yīng)用主要體現(xiàn)在對(duì)職工檔案基本信息的集中管理、數(shù)據(jù)的整合與分類上，建立職工人事數(shù)據(jù)庫，幫助快速對(duì)檔案信息進(jìn)行輸入、查詢、共享、輸出等操作，在保障數(shù)據(jù)安全的情況下，為各科室提供真實(shí)有效的信息管理平臺(tái)，幫助各個(gè)科室之間的資源共享。例如，在高校教師職稱評(píng)審、進(jìn)修學(xué)習(xí)、退休調(diào)配等過程中，各科室可通過特定檔案信息管理平臺(tái)快速檢索所需信息，查閱相關(guān)教師個(gè)人信息，優(yōu)化教師檔案管理工作業(yè)務(wù)流程，提升工作效率。

　　2、紙質(zhì)檔案的定義、特性及其影響

　　（一）紙質(zhì)檔案的定義及特性

　　傳統(tǒng)檔案通常以紙張作為主要載體，保留了信息資源的原本和原稿，可以作為最有權(quán)威的原始證據(jù)和重要憑證，由于紙張難以做到無痕修改，因此紙質(zhì)檔案更具有安全性、可靠性和真實(shí)性的特點(diǎn)。但是，由于紙張材料具有易損壞性，不可再生性等特點(diǎn)，因此，在對(duì)其保存、維護(hù)、修復(fù)等方面提出了較高要求。

　　當(dāng)前檔案管理工作主要是對(duì)檔案實(shí)體、檔案原始信息的整理、管理與保存，包括對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、編目、保管、檢索、查閱、借調(diào)等多項(xiàng)基本工作。隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，人們對(duì)檔案的重視與需求程度越來越高，紙質(zhì)檔案作為最真實(shí)、最直接的歷史記錄，能夠提供給社會(huì)及個(gè)人的有效信息也越來越多。例如，將檔案用于單位管理員工、資格審查、維護(hù)個(gè)人權(quán)益等重要方面，其具有歷史意義、現(xiàn)實(shí)意義以及長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。

　?。ǘ┘堎|(zhì)檔案對(duì)檔案管理工作的影響

　　由于紙質(zhì)檔案具有難以被篡改、不易傳播、無法備份等特點(diǎn)，保障了檔案最重要的元素即安全性。紙質(zhì)檔案能夠客觀、真實(shí)地反映該單位員工的基本情況、工作情況，以及學(xué)習(xí)晉升情況。同時(shí)，紙質(zhì)檔案與單位其他各部門緊密聯(lián)系，幫助其他科室的工作人員完成業(yè)務(wù)。例如，檔案管理工作在退休審批、社保繳納、職稱確認(rèn)、工資審批等方面發(fā)揮了重要作用。從紙質(zhì)檔案中，我們可以看出該材料形成的時(shí)間，甚至可以通過紙張判斷歷史的年代，是最直觀、最安全的信息來源。同時(shí)，一些檔案管理者喜歡墨守成規(guī)，不愿意打破傳統(tǒng)檔案管理工作的條條框框，怕技術(shù)手段帶來的新問題，甚至有不少人認(rèn)為檔案管理工作對(duì)技能要求較低，不需要強(qiáng)調(diào)其專業(yè)性。因此，當(dāng)下很多單位的檔案存放形式依然以紙質(zhì)版為主。

　　3、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的融合

　　在傳統(tǒng)檔案管理工作過程中，主要通過人工收集、整理紙質(zhì)版材料來完成檔案管理工作，工作效率較低。同時(shí)，目前的檔案管理工作缺乏對(duì)檔案相關(guān)文件的關(guān)注和應(yīng)用，難以讓檔案發(fā)揮出最大的價(jià)值。隨著信息化時(shí)代的到來，為我們帶來了新的技術(shù)手段。例如，專門檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或安全管理系統(tǒng)的出現(xiàn)，可以將檔案收集、整理、管理過程數(shù)字化、信息化、智能化，為日后的檔案查閱提供了更多便捷，減輕了檔案工作者的負(fù)擔(dān)。因此，在保障檔案信息資源安全的情況下，我們可以根據(jù)檔案的實(shí)際情況將紙質(zhì)版檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、建立目錄、編寫號(hào)碼、數(shù)據(jù)備份等處理，將紙質(zhì)版檔案數(shù)字化、信息化。

　　同時(shí)，對(duì)于紙質(zhì)版檔案，我們?nèi)孕枰?、裝訂、保存，確保紙質(zhì)檔案不受損害，將紙質(zhì)檔案作為原始材料、詳細(xì)材料進(jìn)行存儲(chǔ)，以便后期留底查看使用。而整理好的電子檔案，可以用于快速檢索、查找、取關(guān)鍵信息，可以大大節(jié)省工作時(shí)間，提高工作效率。紙質(zhì)檔案和電子檔案之間不是相互對(duì)立的，而是相輔相成的。因此，在檔案管理實(shí)際工作中，我們應(yīng)將紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者之間緊密結(jié)合，發(fā)揮各自的長(zhǎng)處，有效改善當(dāng)前檔案管理中存在的問題與現(xiàn)狀。

　　電子檔案與紙質(zhì)檔案各有優(yōu)勢(shì)，各有不足，但是無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，其內(nèi)容完全一致。電子檔案存儲(chǔ)密度較大，用很小的體積，可存儲(chǔ)大量信息。但是，其局限性在于不能有效防止數(shù)據(jù)泄露、安全問題，電子檔案容易被篡改，無個(gè)人字跡，一旦被篡改，將無法識(shí)別。我們既要保障檔案信息的安全，檔案實(shí)體本身的安全，也要保障數(shù)字信息的安全。

　　另外，檔案管理工作要求工作人員具有高度的保密意識(shí)、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，還需要很高的耐心。有關(guān)單位或部門都應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視度，檔案管理工作相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與部門，應(yīng)定期開展檔案相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷健全和完善檔案管理工作者意識(shí)，從檔案管理意識(shí)、知識(shí)儲(chǔ)備、技術(shù)水平等多方面培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理者。有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)檔案管理相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行檔案法，克服檔案管理過程中的安全隱患。

　　影響檔案管理工作效率的另外一個(gè)重要因素是檔案管理者的自身素養(yǎng)和知識(shí)水平，工作人員應(yīng)熟練掌握辦公系統(tǒng)軟件，掌握檔案管理相關(guān)平臺(tái)的使用技能，真正做到與時(shí)俱進(jìn)，在保障檔案管理安全的情況下，盡可能發(fā)揮檔案本身的價(jià)值，增強(qiáng)檔案在各方面的利用價(jià)值和開放性，將檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而，不斷提升檔案管理者的能力，提高自身知識(shí)儲(chǔ)備，從而優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足。比如，管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行變動(dòng)或傳遞，及時(shí)將重要信息與內(nèi)容存檔。建立激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)員工自學(xué)意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)，使檔案管理工作更好地服務(wù)于社會(huì)及個(gè)人。

　　在利用信息技術(shù)手段存儲(chǔ)檔案重要信息的過程中，保障檔案信息的安全是重中之重。檔案管理部分應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的投入力度，將新時(shí)代的技術(shù)手段與傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合，提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量與效率。充分利用新型技術(shù)手段管理檔案，提升管理效率，對(duì)檔案信息進(jìn)專業(yè)、科學(xué)的管理、分類整理、著錄標(biāo)注等，促使檔案管理工作必須向數(shù)字化方面轉(zhuǎn)換。檔案管理相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門和檔案管理者應(yīng)提升對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，應(yīng)為檔案管理工作提供較好的平臺(tái)、資金支持、技術(shù)支持。

　　促使檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化。必須對(duì)檔案管理工作予以足夠的重視，從領(lǐng)導(dǎo)層出發(fā)，做出正確決策，指引檔案管理工作高效順利開展。我們生活在一個(gè)信息化、數(shù)字化時(shí)代，新思想、新觀念、新技術(shù)的更新日新月異。因此，與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新自身的知識(shí)儲(chǔ)備已成為一場(chǎng)攻堅(jiān)戰(zhàn)。