文件檔案管理一直以來都是一個費力不討好卻又不可或缺的基礎性工作，這項工作看似不會產(chǎn)生很大的成果，卻是幫助公司傳承、積累組織歷史和文化的一項重要工作，檔案文件管理軟件承擔著將組織知識經(jīng)驗顯性化的任務，為領(lǐng)導者決策和員工的學習創(chuàng)新提供必要的支持。

　　傳統(tǒng)文檔管理的痛點

　　工作量大

　　文檔管理涉及面非常廣泛，涉及組織各類的合同、人員信息、資質(zhì)證書、技術(shù)文件等等，管理起來耗費時間和人力，還可能出現(xiàn)紕漏。

　　難以查閱

　　文檔過多、分類雜亂，使得查閱起來極其不方便，浪費了時間，還可能找不到。

　　借閱麻煩

　　借閱過程麻煩，管理員需要了解借閱人是否擁有借閱權(quán)限，了解文檔是否已借出，還要依次登記借閱信息。

　　文檔丟失

　　文檔信息記錄不規(guī)范、追回不及時等原因常常會導致組織的重要文檔丟失，耽誤使用。

　　檔案文件管理軟件數(shù)字化文檔管理

　　檔案文件管理軟件以“分類、管理、存儲+資料電子化”為基礎思路，幫助客戶建設高效規(guī)范的企業(yè)文件檔案信息管理檔案文件管理軟件。

　　及時歸檔，合理分類

　?。?）自主分類：可以自主設立多級目錄，分類存放辦公室、各處室、各中心的文件，且文件夾可以無限級增加；檔案文件管理軟件包括單位級文檔、項目級文檔、個人級文檔，每創(chuàng)建一個項目便自動生成相應的項目級文件夾。

　　規(guī)范整理，查借快捷

　?。?）上傳方便：支持非編輯器模式，直接上傳word、excel、pdf等格式文件；支持word直接粘貼；還可直接編輯，圖文混排，簡單易用。

　?。?）變更提醒：用戶端可根據(jù)權(quán)限上傳、下載及查看文件，并對自己上傳的文件進行增、刪、查、改等操作；對文檔的變更也會有相應的消息提醒。

　　（3）分類檢索：檢索文檔可以根據(jù)各種條件進行檢索，快捷方便。

　　（4）借還流程化：信息采編人員可以通過文檔的目錄直觀瀏覽文檔狀態(tài)，無論借閱還是歸還，都需要經(jīng)過流程審批，記錄系統(tǒng)。

　　權(quán)限控制，安全保管

　?。?）自主設定權(quán)限：可以自主設定上傳文檔的查閱權(quán)限，指定共享、不共享或有限共享，保證涉密文檔的安全。

　?。?）輕負擔運行：OA辦公平臺中的重要文檔及時歸檔管理，安全保管，非重要文檔2-3年后逐漸清理，保證OA負載均衡。

　?。?）文檔回收：注銷文檔可以通過文檔回收站找回，保證文檔的回收利用。

　　檔案文件管理軟件的價值

　　統(tǒng)一文檔管理渠道

　　為企業(yè)存儲各種文檔提供了統(tǒng)一的信息化渠道，對文檔進行“一站式”采集、分類、歸檔、管理、檢索、查閱的全生命周期管理，提升了企業(yè)文檔管理水平。

　　提升檢索利用效率

　　信息化、電子化的檔案管理以及快捷的檢索工具，幫助企業(yè)實現(xiàn)資料的快速查閱、變更及積累，提升文檔檢索及檔案利用的效率，節(jié)省了時間和人力成本。

　　保障企業(yè)文檔安全

　　將辦公平臺中所有的重要工作內(nèi)容及時歸檔管理系統(tǒng)，嚴謹?shù)臋?quán)限控制，為涉密資料層層“加碼”；“線上+線下”的雙線管理，為重要資料的保存提供雙重保障。