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專門檔案管理

時間:2022-04-28 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  專門檔案館是指專門從事專門檔案管理工作的機(jī)構(gòu),他所管理的檔案內(nèi)容豐富,涉及面廣,有文書檔案,科技檔案,影像檔案等多種類別。

  全宗內(nèi)檔案進(jìn)館范圍

  進(jìn)館的檔案資料主要包括:

  1.文書檔案(永久、長期、30年);

  2.專門檔案管理(檔案館與移交單位協(xié)商確定);

  3.特殊載體檔案,包括照片、錄音錄像、實物等檔案(檔案館與移交單位協(xié)商確定);

  4.各類編研材料,包括公開或內(nèi)部發(fā)行的各類出版物、年鑒、重要文件匯編等。

  5、全宗卷

專門檔案管理

  接收標(biāo)準(zhǔn)

  總體要求:進(jìn)館檔案應(yīng)當(dāng)保持全宗的完整性,一個立檔單位形成的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案作為一個整體,不得割裂分散。全宗內(nèi)所有文件材料應(yīng)收集齊全,分類科學(xué),整理規(guī)范。

  1、文書檔案

  文件材料應(yīng)當(dāng)收集齊全完整,立卷改革前文件材料的分類、組卷、編目、裝訂、案卷封面、脊背項目填寫,應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》要求;立卷改革后歸檔文件的裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等,應(yīng)當(dāng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》要求。

  齊全完整:

  著重檢查以下材料是否歸檔:業(yè)務(wù)上級的文件、本機(jī)關(guān)各部門形成的反映本單位職能活動的材料、會議材料、統(tǒng)計材料(包括黨員、干部、勞資、業(yè)務(wù)、會計決算年報和工會、老干部、團(tuán)的工作形成的統(tǒng)計報表)、介紹信及存根(包括黨組織關(guān)系、行政關(guān)系、工資關(guān)系介紹信及存根)、出版物、簡報、信息等。

  整理規(guī)范:

  1.以“卷”為單位整理的文書檔案

 ?、啪韮?nèi)文件目錄:需用耐久材料書寫或計算機(jī)打印。責(zé)任者、文號、題名、日期、頁號等項目填寫應(yīng)完整、準(zhǔn)確,項目內(nèi)容不明確的應(yīng)考證清楚后填寫。

  ①責(zé)任者:全稱或通用簡稱。

 ?、谖奶枺喊òl(fā)文代字、發(fā)文年度、發(fā)文序號。

 ?、垲}名:完整、準(zhǔn)確,沒有題名或不能反映文件內(nèi)容應(yīng)另行編寫,用“[]”括起。

 ?、苋掌冢骸澳暝氯铡碧顚懲暾?,如19871021

 ?、祈撎柧帉懀壕韮?nèi)材料應(yīng)在有文字的每頁材料正面右上角、反面左上角用鉛筆阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁號。

 ?、蔷韮?nèi)備考表:卷尾應(yīng)附上卷內(nèi)備考表(備考表印在封底可不再另附),填寫需要說明的問題和立卷人、檢查人、立卷時間。

 ?、劝妇矸饷妫喉椖刻顚懶栌媚途貌牧蠒鴮憸?zhǔn)確、規(guī)范,字跡工整清晰。

 ?、偃诿Q欄目用手填寫立檔單位全稱或蓋章(耐久紅印章);

  ②類別欄目暫空;

  ③案卷題名:要簡明、確切地概括卷內(nèi)文件的內(nèi)容,一般包括責(zé)任者、問題、名稱三部分,字?jǐn)?shù)一般不超過50個漢字;

  ④起止年月:用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

  ⑤件數(shù)、頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

 ?、逇w檔號:不填寫。

 ?、叻饷嬗蚁陆菣n號欄目:全宗號、目錄號、案卷號用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫,如沒有上述項目需要刻章蓋上填寫。

  ⑸案卷裝訂:案卷采用“三孔一線”方法裝訂,右下齊;16開和A4混合可左下齊。裝訂要結(jié)實、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。卷內(nèi)應(yīng)剔除易銹蝕的金屬物。

 ?、拾妇砭幪枺河谰谩㈤L期分別從“1”開始編制。

  2.以“件”為單位整理的文書檔案

 ?、艂淇急恚好亢袘?yīng)附上備考表,置于盒尾,填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況和整理人、檢查人、日期。

 ?、茩n案盒封面:刻章(使用耐久紅印臺)將立檔單位名稱(全稱或通用簡稱)蓋在檔案盒封面雙橫線上方。

  ⑶檔案盒盒脊:項目填寫需用紅色印泥蓋章或用耐久材料書寫準(zhǔn)確、規(guī)范,字跡工整清晰。其中全宗號、年度、起止件號用阿拉伯?dāng)?shù)字自左至右填寫;保管期限永久、長期用漢字填寫,30年用阿拉伯?dāng)?shù)字;盒號用鉛筆一個保管期限內(nèi)編寫一個流水號(阿拉伯?dāng)?shù)字)。

 ?、任募b訂:歸檔文件材料應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行裝訂,裝訂采用“不銹鋼裝釘”或“三孔一線”方法,“不銹鋼裝釘”放在文件左上方。裝訂要結(jié)實、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。

 ?、蓺w檔章:歸檔章一般蓋在歸檔文件首頁上端的空白居中位置,用紅色印泥蓋章,填寫應(yīng)當(dāng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》要求。

  2、專門檔案管理

  按專門檔案管理規(guī)范及國家相關(guān)要求進(jìn)行整理。

 ?、艑iT檔案管理一般以“卷”為單位整理,特殊檔案也可以“件”為單位整理。

 ?、茖iT檔案管理的裝具應(yīng)符合規(guī)范要求。

  ⑶檔號的編制應(yīng)符合規(guī)范要求。

  ⑷有關(guān)項目的填寫同文書檔案,需要調(diào)整的應(yīng)與管理科協(xié)商后再調(diào)整。

  3、照片檔案

  按照《照片檔案管理規(guī)范》有關(guān)要求整理編目。

 ?、耪掌幪枺阂粌裕ň恚┱掌瑥摹?”順編流水號。

 ?、莆淖终f明:一組照片要有總說明和分說明,總說明在一組照片第一張文字說明處填寫,包括時間、地點、人物(姓名、單位、職務(wù))、事由、背景、攝影者。每張照片要分別擬寫分說明,其中人物要注明在照片中的位置。

 ?、蔷韮?nèi)目錄:一組照片作為一份文件擬寫題名,格式為“關(guān)于***(事由)的照片”。

 ?、日掌瑱n案封面:使用耐久書寫材料規(guī)范、準(zhǔn)確填寫;案卷題名擬寫格式“立檔單位+關(guān)于+起止年度+類別名稱+照片”,其他項目填寫同以卷為整理單位的文書檔案。

  ⑸案卷脊背:同以卷為整理單位的文書檔案。

  4、實物檔案

 ?、艑嵨餀n案分榮譽(yù)、印鑒、禮品(含紀(jì)念品、宣傳品)三類。

 ?、泼恳活悓嵨锇磿r間先后順序排列,分別從“1”開始編制流水件號。

 ?、窃趯嵨锏慕y(tǒng)一位置粘貼檔號標(biāo)簽,使用耐久書寫材料填寫。

 ?、劝妇砟夸浘幹疲?/p>

 ?、侔妇硖枺好考嵨锏木幪?。

 ?、谑塥剢挝唬禾顚懥n單位。

 ?、垲}名:填寫實物名稱。

 ?、苁讵剢挝唬禾顚憣嵨镏谱?、頒發(fā)單位。

 ?、菔讵勀甓龋禾顚憣嵨镏谱?、頒發(fā)年度。

 ?、奁谙蓿翰惶顚憽?/p>

 ?、哳悇e:填寫?yīng)勁?、獎杯、錦旗、印鑒、禮品等。

 ?、鄠渥ⅲ禾顚懶枰f明的事項。

  5、錄像、錄音、光盤檔案

 ?、配浵駧?、錄音帶、光盤按歸檔時間排列,分別從“1”開始編寫流水盤號。

 ?、其浵駧?、錄音帶、光盤的包裝盒上應(yīng)加貼封面,封面題名填寫格式為“全宗名稱+關(guān)于+問題+的錄像(音)”。

 ?、卿浵駧?、錄音帶、光盤封面內(nèi)容應(yīng)打印或使用符合檔案要求的書寫材料填寫,光盤題名填寫格式為“全宗名稱+關(guān)于+問題+的錄像”;光盤封面格式見日照檔案信息網(wǎng)。

 ?、扔跋窆獗P背面用光盤標(biāo)記筆填寫光盤的檔號,檔號填寫格式為“全宗號-目錄號-盤號”。

 ?、缮鲜鰴n案進(jìn)館單位應(yīng)向市檔案館移交兩套。

  6、檢索工具

  檔案進(jìn)館時需同時移交兩套與檔案相對應(yīng)的紙質(zhì)目錄,文書檔案目錄包括案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄。其他檔案需移交案卷級目錄或其他檢索必需的目錄。進(jìn)館目錄統(tǒng)一用A4紙打印,打印封面,封面注明目錄種類、保管期限、起止年度,并按保管期限、年度分別裝訂整齊。

  7、全宗卷

  按《全宗卷規(guī)范》DA/T12-2012整理,內(nèi)容包括組織機(jī)構(gòu)沿革、全宗介紹、大事記、交接文據(jù)、檔案分類方案、保管期限表、檔案管理制度、利用檔案典型事例等。

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