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綜合檔案管理系統(tǒng)

時間:2022-05-06 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  推薦一款綜合檔案管理系統(tǒng),應(yīng)用范圍涵蓋辦公自動化、文件管理、檔案管理、內(nèi)容管理、人事信息管理、客戶資料管理、工程圖檔管理、圖書管理、證照管理以及綜合知識資源整合等以知識文檔為基礎(chǔ)的眾多領(lǐng)域,自1990年推出以來,緊跟技術(shù)發(fā)展的步伐,不斷更新改造,用戶遍及各行各業(yè),深受用戶好評。

綜合檔案管理系統(tǒng)

  隨著銀行業(yè)務(wù)的快速發(fā)展、金融產(chǎn)品的不斷創(chuàng)新,商業(yè)銀行檔率案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。

  面臨的主要挑戰(zhàn)有∶

  檔案類型眾多∶商業(yè)銀行在運營過程中產(chǎn)生大量檔案資料,按類型劃分∶文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等;

  檔案數(shù)量龐大∶在各類檔案中,數(shù)量最多的是會計檔案,隨銀行規(guī)模不同,每天的數(shù)量從幾萬到幾十萬,甚至上百萬不等;

  缺乏規(guī)范管理∶這些檔案資料散落在不同的部門,管理方式和管理水平參差不齊,沒有一個統(tǒng)一的系統(tǒng)來進行規(guī)范化管理;

  查詢調(diào)閱困難∶檔案資料的查詢調(diào)閱比較困難,尤其是一些需要跨部門協(xié)助的場景,如外部審計、內(nèi)部立項等,需要協(xié)調(diào)多個部門,效率低下;

  紙質(zhì)檔案處理不便∶傳統(tǒng)上,檔案以紙質(zhì)方式居多,紙質(zhì)檔案是銀行重要的業(yè)務(wù)資料和財富,然而處理這些傳統(tǒng)的紙張存在諸多不便,如保存困難、查閱不便、共享性差,無法適應(yīng)銀行高速、高效的服務(wù)節(jié)奏等;

  價值未能發(fā)揮∶檔案資料的價值沒有得到充分的發(fā)揮,對檔案的利用比較狹隘。檔案信息化是檔案事業(yè)未來的發(fā)展方向,隨著金科技創(chuàng)新的持續(xù)深化,信息系統(tǒng)在銀行的廣泛應(yīng)用為銀行檔案工作提供了寶貴的機遇,銀行檔案信息化既是商業(yè)銀行信息化的重要構(gòu)成,也是檔案事業(yè)頂應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇。

  綜合檔案管理系統(tǒng),針對銀行檔案管理面臨的痛點問題定制化研發(fā)。系統(tǒng)運用計算機視覺、內(nèi)容管理、電子文件、條碼識別等技術(shù),搭建對銀行各類檔案資料進行集中管理的平臺,實現(xiàn)對銀行電子檔案和實物檔案的一體化統(tǒng)一管理。

  系統(tǒng)具有以下特點∶

  按照國家現(xiàn)行《會計檔案管理辦法》中對會計檔案的保管年限、鑒定銷毀、借調(diào)閱記錄等要求,構(gòu)建綜合檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)檔案規(guī)范管理;

  實現(xiàn)電子檔案統(tǒng)一管理,便于對不同系統(tǒng)生成的會計電子憑證進行查詢、調(diào)閱及后期管理,解決目前會計業(yè)務(wù)憑證只能在各自系統(tǒng)調(diào)閱,無法統(tǒng)一查詢的問題;

  實現(xiàn)實物檔案統(tǒng)一管理,包括檔案交接、庫房管理、檔案入庫、檔案借閱、檔案查詢、檔案銷毀等;

  對會計檔案進行有效管理的基礎(chǔ)上,可以逐步推廣應(yīng)用到銀行其他檔案的管理,構(gòu)建全行統(tǒng)一的綜合檔案管理平臺,按照檔案管理的相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和流程,實現(xiàn)對全行業(yè)務(wù)、文書、科技、會計、人事等所有檔案資料的統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化管理。

  綜合檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的總體目標(biāo)是規(guī)范銀行檔案電子化管理,為全行檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理和有效利用提供更加有利的條件和便捷的服務(wù),繪合檔客管理系統(tǒng)與行內(nèi)產(chǎn)生檔案資料的其它系統(tǒng)接,例如辦公自動化系統(tǒng)、事后監(jiān)督系統(tǒng)、信貸管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等,并具備靈活擴展能力,在未來可對接行內(nèi)上線的更多各類系統(tǒng),確像對行內(nèi)各部門各業(yè)務(wù)條線的各類文件材料、影像資料等實現(xiàn)統(tǒng)一、規(guī)范、科學(xué)管理。

  系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)主要包括∶全面覆蓋本行檔案類型,滿足業(yè)務(wù)創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新、業(yè)務(wù)加速發(fā)展的需要;全程有效管理各門類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等各個環(huán)節(jié),提高檔案集中統(tǒng)一管理及科學(xué)化、規(guī)范化管理的水平;在確保安全的前提下,在全行范圍內(nèi)最大程度地實現(xiàn)各類檔案信息的跨部門資源共享。

  綜合檔案管理系統(tǒng)從收、管、存、用四個方面實現(xiàn)電子檔案和實物檔案的一體化管理,以及電子檔案與實物檔案的無縫對接。系統(tǒng)的功能模塊主要包括檔案收集、檔案管理、檔案存儲、檔案利、公共管理等。

  檔案收集模塊,實現(xiàn)多途徑導(dǎo)入,從源頭上保證數(shù)字檔案的真實、完整、可用,包括文件收集、文件整理、文件歸檔、移交接收等功能。

  檔率管理模塊,實現(xiàn)檔案分類有序管理,包括移交接收,檔案統(tǒng)計,監(jiān)控預(yù)警,銷毀鑒定等功能。

  檔案存儲模塊,設(shè)廣數(shù)字檔案長久保存策略,采用數(shù)據(jù)備份策路并配備數(shù)居庫報務(wù)器、備份設(shè)備,構(gòu)成統(tǒng)一的數(shù)字檔案存儲平臺,同時與實體檔案位置掛接,,實現(xiàn)電子檔案與實體檔案統(tǒng)一存儲。

  檔案利用模塊,查詢?nèi)藛T通過檢索功能,在線檢索出需要查閱的檔案信息,通過綜合檔案管理系統(tǒng)在線發(fā)起借閱流程,進行檔案借閱操作。實物檔案歸還時檔率管理人員進行在線核對、歸還等操作。

  公共管理模塊主要包括機構(gòu)管理、用戶管理、角色管理、權(quán)限管理、日志管理、參數(shù)管理、模板管理等。

  數(shù)據(jù)平臺向綜合檔案管理系統(tǒng)提供交易流水等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),供綜合檔案管理系統(tǒng)進行檔案和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。檔案電子文件存儲在影像管理平臺,通過影像管理平臺實時接口,訪問和操作對應(yīng)的電子文件。

  系統(tǒng)采用B/S方式構(gòu)建,各級機構(gòu)操作員通過登錄綜合檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)站,進行檔案收集、檔率整理、檔率歸檔、檔案檢索、檔案在線調(diào)閱、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定、檔銷毀等業(yè)務(wù)操作。

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