近年來業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作迅速推進(jìn)，工作管理制度、技術(shù)手段等不斷完善，為更加科學(xué)化、規(guī)范化檔案數(shù)字化工作流程，國家檔案局及時(shí)修訂DA/T 31-2005《業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，發(fā)布了《業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017），并于2018年1月期正式實(shí)施。

　　新標(biāo)準(zhǔn)包括組織與管理、檔案出庫、數(shù)字化前處理、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交、檔案歸還入庫等環(huán)節(jié)。

　　今天我們來熟悉一下第五章組織與管理。內(nèi)容包括機(jī)構(gòu)及人員、基礎(chǔ)設(shè)施、工作方案、管理制度、工作流程控制、工作文件管理、檔案數(shù)字化外包等，基本涵蓋了業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理工作的全部內(nèi)容。管理工作的實(shí)施，應(yīng)達(dá)到確保檔案安全、提高檔案數(shù)字化成果質(zhì)量、提高工作效率的目標(biāo)。

　　原文選節(jié)

　　5組織與管理

　　5.1機(jī)構(gòu)及人員

　　5.1.1應(yīng)建立業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作組織,對數(shù)字化工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施、協(xié)調(diào)管理、安全保障、技術(shù)保障、監(jiān)督檢查、成果驗(yàn)收等,確保數(shù)字化工作的順利開展。

　　5.1.2應(yīng)配備具有相應(yīng)能力的工作人員,包括熟悉檔案業(yè)務(wù)并具有較高的調(diào)查研究水平和良好的組織領(lǐng)導(dǎo)能力的管理人員,熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并能夠?yàn)闃I(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術(shù)支持的技術(shù)人員,掌握一定數(shù)字化基礎(chǔ)知識并熟悉本職工作的操作人員等。應(yīng)通過科學(xué)規(guī)范的管理制度,對工作人員進(jìn)行規(guī)范化管理。為強(qiáng)化數(shù)字化工作的安全性,應(yīng)加強(qiáng)對外聘工作人員的審核。

　　5.2基礎(chǔ)設(shè)施

　　5.2.1應(yīng)配備專用加工場地,并進(jìn)行合理布局,形成檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域。

　　5.2.2加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應(yīng)不利于檔案實(shí)體的保護(hù)。場地內(nèi)應(yīng)配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報(bào)警、視頻監(jiān)控等安全管理的設(shè)施設(shè)備。

　　5.2.3應(yīng)合理規(guī)劃、配備和管理業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備,確保設(shè)施設(shè)備安全、先進(jìn),能夠滿足數(shù)字化工作的需要。

　　5.3工作方案

　　5.3.1應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上,制定科學(xué)合理的工作方案,確保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

　　5.3.2業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)包括數(shù)字化對象、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標(biāo)、驗(yàn)收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進(jìn)度安排、安全管理措施等內(nèi)容。數(shù)字化對象的確定應(yīng)綜合考慮檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素。

　　5.3.3宜對業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作方案進(jìn)行專家論證,確保其科學(xué)、規(guī)范、合理。

　　5.3.4業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)經(jīng)審批后嚴(yán)格執(zhí)行。工作方案審批結(jié)果應(yīng)與數(shù)字化工作過程中形成的其他文件一并保存。

　　5.4管理制度

　　5.4.1應(yīng)制定科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度,并在工作過程中嚴(yán)格執(zhí)行,以有效保障檔案安全和業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。

　　5.4.2業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理制度應(yīng)包含崗位管理、人員管理、場地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實(shí)體管理等方面的制度。崗位管理制度主要規(guī)定數(shù)字化工作各崗位的工作目標(biāo)和職責(zé),形成明確的崗位業(yè)務(wù)流程規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)、獎懲辦法等;人員管理制度主要對人員的安全責(zé)任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進(jìn)行規(guī)范;場地管理制度主要對人員出入和工作場地內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、監(jiān)控設(shè)施、現(xiàn)場物品、證件等的管理進(jìn)行規(guī)范;設(shè)備管理制度主要對數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設(shè)備的管理進(jìn)行規(guī)范;數(shù)據(jù)管理制度主要對數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的管理進(jìn)行規(guī)范;檔案實(shí)體管理制度主要對檔案實(shí)體在數(shù)字化過程中的交接、管理、存放等工作進(jìn)行規(guī)范。

　　5.5工作流程控制

　　5.5.1應(yīng)依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等,對業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化全過程進(jìn)行有效的控制,確保數(shù)字化成果質(zhì)量。業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化流程示例參見附錄A。

　　5.5.2應(yīng)加強(qiáng)對業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理。

　　5.5.3應(yīng)建立完善的問題反饋機(jī)制,對業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作過程中后端環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)前端環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的問題進(jìn)行及時(shí)反饋和修正。

　　5.6工作文件管理

　　5.6.1應(yīng)根據(jù)情況制定符合實(shí)際要求的業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作文件,以此加強(qiáng)對數(shù)字化工作的管理。主要包括業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作方案、業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化審批書、業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗(yàn)收單、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告、業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化成果移交清單等,采取外包方式實(shí)施時(shí),還應(yīng)包括項(xiàng)目招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項(xiàng)目合同、保密協(xié)議等。部分工作單示例參見附錄B。

　　5.6.2應(yīng)加強(qiáng)對業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作文件的管理,明確數(shù)字化工作過程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。

　　5.7檔案數(shù)字化外包

　　5.7.1業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作如需外包,檔案部門應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì);按照GB/T 20530—2006第5章的要求評估數(shù)字化加工企業(yè)的技術(shù)能力;從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。如需審查數(shù)字化加工企業(yè)的保密資質(zhì),檔案部門應(yīng)按照《國家秘密載體印制資質(zhì)管理辦法》(國保發(fā)[2012]7號)等文件的要求執(zhí)行。

　　5.7.2在項(xiàng)目實(shí)施過程中,應(yīng)依據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》(檔辦發(fā)[2014]7號),從檔案部門、數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實(shí)體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理要求。

　　5.7.3檔案部門應(yīng)指派專門人員參與業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo),完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。