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房屋建設(shè)檔案歸檔方式

時(shí)間:2022-05-09 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  房屋建設(shè)檔案歸檔方式。建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后六個(gè)月內(nèi),將城建檔案館與驗(yàn)收合格的工程檔案移交城建檔案館,并辦理相關(guān)手續(xù)。(實(shí)際都是建設(shè)單位委托施工單位將資料交送檔案館)。

  房屋建設(shè)檔案歸檔方式

  房屋建設(shè)檔案歸檔方式

  1總則

  1.0.1為加強(qiáng)建設(shè)工程文件歸檔工作,統(tǒng)一建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),建立真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的工程檔案,制定本規(guī)范。

  1.0.2本規(guī)范適用于建設(shè)工程文件的整理、歸檔,以及建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收與移交。

  1.0.3建設(shè)工程文件的整理、歸檔以及建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收與移交除應(yīng)符合本規(guī)范外,尚應(yīng)符合國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

  2術(shù)語(yǔ)

  2.0.1建設(shè)工程construction project

  經(jīng)批準(zhǔn)按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工,經(jīng)濟(jì)上實(shí)行統(tǒng)一核算,行政上具有獨(dú)立組織形式,實(shí)行統(tǒng)一管理的建設(shè)工程基本單位。它由一個(gè)或若干個(gè)具有內(nèi)在聯(lián)系的單位工程所組成。

  2.0.2建設(shè)工程文件construction project document

  在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄,包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件,簡(jiǎn)稱(chēng)為工程文件。

  2.0.3工程準(zhǔn)備階段文件pre-construction document

  工程開(kāi)工以前,在立項(xiàng)、審批、用地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。

  2.0.4監(jiān)理文件project supervision document

  監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過(guò)程中形成的文件。

  2.0.5施工文件constructing document

  施工單位在施工過(guò)程中形成的文件。

  2.0.6竣工圖as-built drawing

  工程竣工驗(yàn)收后,真實(shí)反映建設(shè)工程施工結(jié)果的圖樣。

  2.0.7竣工驗(yàn)收文件handing over document

  建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的文件。

  2.0.8建設(shè)工程檔案project archives

  在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄,簡(jiǎn)稱(chēng)工程檔案。

  2.0.9建設(shè)工程電子文件project electronic records

  在工程建設(shè)過(guò)程中通過(guò)數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成,以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等載體,依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

  2.0.10建設(shè)工程電子檔案project electronic archives

  工程建設(shè)過(guò)程中形成的,具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件及其元數(shù)據(jù)。

  2.0.11建設(shè)工程聲像檔案project audio-visual archives

  記錄工程建設(shè)活動(dòng),具有保存價(jià)值的,用照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等記載的聲音、和影像等歷史記錄。

  2.0.12整理arrangement

  按照一定的原則,對(duì)工程文件進(jìn)行挑選、分類(lèi)、組合、排列、編目,使之有序化的過(guò)程。

  2.0.13案卷file

  由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

  2.0.14立卷filing

  按照一定的原則和方法,將有保存價(jià)值的文件分門(mén)別類(lèi)整理成案卷,亦稱(chēng)組卷。

  2.0.15歸檔putting into record

  文件形成部門(mén)或形成單位完成其工作任務(wù)后,將形成的文件整理立卷后,按規(guī)定向本單位檔案室或向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交的過(guò)程。

  2.0.16城建檔案管理機(jī)構(gòu)urban-rural development archives organization

  管理本地區(qū)城建檔案工作的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu),以及接收、收集、保管和提供利用城建檔案的城建檔案館、城建檔案室。

  2.0.17永久保管permanent preservation

  工程檔案保管期限的一種,指工程檔案無(wú)限期地、盡可能長(zhǎng)遠(yuǎn)地保存下去。

  2.0.18長(zhǎng)期保管long-term preservation

  工程檔案保管期限的一種,指工程檔案保存到該工程被徹底拆除。

  2.0.19短期保管short-term preservation

  工程檔案保管期限的一種,指工程檔案保存10年以下。

  3基本規(guī)定

  3.0.1工程文件的形成和積累應(yīng)納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

  3.0.2工程文件應(yīng)隨工程建設(shè)進(jìn)度同步形成,不得事后補(bǔ)編。

  3.0.3每項(xiàng)建設(shè)工程應(yīng)編制一套電子檔案,隨紙質(zhì)檔案一并移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)。

  3.0.4建設(shè)單位應(yīng)按下列流程開(kāi)展工程文件的整理、歸襠、驗(yàn)收、移交等工作:

  1在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí),應(yīng)明確竣工圖的編制單位、工程檔案的編制套數(shù)、編制費(fèi)用及承擔(dān)單位、工程檔案的質(zhì)量要求和移交時(shí)間等內(nèi)容;

  2收集和整理工程準(zhǔn)備階段形成的文件,并進(jìn)行立卷歸檔;

  3組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作;

  4收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案;

  5收集和整理竣工驗(yàn)收文件,并進(jìn)行立卷歸檔;

  6在組織工程竣工驗(yàn)收前,提請(qǐng)當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收;未取得工程檔案驗(yàn)收認(rèn)可文件,不得組織工程竣工驗(yàn)收;

  7對(duì)列入城建檔案管理機(jī)構(gòu)接收范圍的工程,工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi),應(yīng)向當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)移交一套符合規(guī)定的工程檔案。

  3.0.5勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。

  3.0.6建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)行總承包管理的,總包單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案,并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交;各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總包單位。建設(shè)工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位承包的,各承包單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項(xiàng)目的工程文件,并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交。

  3.0.7城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工程文件的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。在工程竣工驗(yàn)收前,應(yīng)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后,必須出具工程檔案認(rèn)可文件。

  3.0.8工程資料管理人員應(yīng)經(jīng)過(guò)工程文件歸檔整理的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。

  4歸檔文件及其質(zhì)量要求

  4.1歸檔文件范圍

  4.1.1對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全、整理立卷后歸檔。

  4.1.2工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合本規(guī)范附錄A和附錄B的要求。

  4.1.3聲像資料的歸檔范圍和質(zhì)量要求應(yīng)符合現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》CJJ/T 158的要求。

  4.1.4不屬于歸檔范圍、沒(méi)有保存價(jià)值的工程文件,文件形成單位可自行組織銷(xiāo)毀。

  4.2歸檔文件質(zhì)量要求

  4.2.1歸檔的紙質(zhì)工程文件應(yīng)為原件。

  4.2.2工程文件的內(nèi)容及其深度應(yīng)符合國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

  4.2.3工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確,應(yīng)與工程實(shí)際相符合。

  4.2.4工程文件應(yīng)采用碳索墨水、藍(lán)黑墨水等耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料,不得使用紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等易褪色的書(shū)寫(xiě)材料。計(jì)算機(jī)輸出文字和圖件應(yīng)使用激光打印機(jī),不應(yīng)使用色帶式打印機(jī)、水性墨打印機(jī)和熱敏打印機(jī)。

  4.2.5工程文件應(yīng)字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)應(yīng)完備。

  4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm)。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

  4.2.7工程文件的紙張應(yīng)采用能長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。

  4.2.8所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章(圖4.2.8),并應(yīng)符合下列規(guī)定:

  圖4.2.8竣工圖

  章示例

  1竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括:“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理、總監(jiān)。

  2竣工圖章尺寸應(yīng)為:50mm×80mm。

  3竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的印泥,應(yīng)蓋在閣標(biāo)欄上方空白處。

  4.2.9竣工圖的繪制與改繪應(yīng)符合國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)制圖標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

  4.2.10歸檔的建設(shè)工程電子文件應(yīng)采用表4.2.10所列開(kāi)放式文件格式或通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的非通用格式的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式。

  4.2.11歸檔的建設(shè)工程電子文件應(yīng)包含元數(shù)據(jù),保證文件的完整性和有效性。元數(shù)據(jù)應(yīng)符合現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》CJJ/T 187的規(guī)定。

  4.2.12歸檔的建設(shè)工程電子文件應(yīng)采用電子簽名等手段,所載內(nèi)容應(yīng)真實(shí)和可靠。

  4.2.13歸檔的建設(shè)工程電子文件的內(nèi)容必須與其紙質(zhì)檔案一致。

  4.2.14離線歸檔的建設(shè)工程電子檔案載體,應(yīng)采用一次性寫(xiě)入光盤(pán),光盤(pán)不應(yīng)有磨損、劃傷。

  4.2.15存儲(chǔ)移交電子檔案的載體應(yīng)經(jīng)過(guò)檢測(cè),應(yīng)無(wú)病毒、無(wú)數(shù)據(jù)讀寫(xiě)故障,并應(yīng)確保接收方能通過(guò)適當(dāng)設(shè)備讀出數(shù)據(jù)。

  5工程文件立卷

  5.1立卷流程、原則和方法

  5.1.1立卷應(yīng)按下列流程進(jìn)行:

  1對(duì)屬于歸檔范圍的工程文件進(jìn)行分類(lèi),確定歸入案卷的文件材料;

  2對(duì)卷內(nèi)文件材料進(jìn)行排列、編目、裝訂(或裝盒);

  3排列所有案卷,形成案卷目錄。

  5.1.2立卷應(yīng)遵循下列原則

  1立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律和工程專(zhuān)業(yè)的特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,便于檔案的保管和利用;

  2工程文件應(yīng)按不同的形成、整理單位及建設(shè)程序,按工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件分別進(jìn)行立卷,并可根據(jù)數(shù)量多少組成一卷或多卷;

  3一項(xiàng)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí),工程文件應(yīng)按單位工程立卷;

  4不同載體的文件應(yīng)分別立卷。

  5.1.3立卷應(yīng)采用下列方法:

  1工程準(zhǔn)備階段文件應(yīng)按建設(shè)程序、形成單位等進(jìn)行立卷;

  2監(jiān)理文件應(yīng)按單位工程、分部工程或?qū)I(yè)、階段等進(jìn)行立卷;

  3施工文件應(yīng)按單位工程、分部(分項(xiàng))工程進(jìn)行立卷;

  4竣工圖應(yīng)按單位工程分專(zhuān)業(yè)進(jìn)行立卷;

  5竣工驗(yàn)收文件應(yīng)按單位工程分專(zhuān)業(yè)進(jìn)行立卷;

  6電子文件立卷時(shí),每個(gè)工程(項(xiàng)目)應(yīng)建立多級(jí)文件夾,應(yīng)與紙質(zhì)文件在案卷設(shè)置上一致,并應(yīng)建立相應(yīng)的標(biāo)識(shí)關(guān)系;

  7聲像資料應(yīng)按建設(shè)工程各階段立卷,重大事件及重要活動(dòng)的聲像資料應(yīng)按專(zhuān)題立卷,聲像檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)建立相應(yīng)的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

  5.1.4施工文件的立卷應(yīng)符合下列要求:

  1專(zhuān)業(yè)承(分)包施工的分部、子分部(分項(xiàng))工程應(yīng)分別單獨(dú)立卷;

  2室外工程應(yīng)按室外建筑環(huán)境和室外安裝工程單獨(dú)立卷;

  3當(dāng)施工文件中部分內(nèi)容不能按一個(gè)單位工程分類(lèi)立卷時(shí),可按建設(shè)工程立卷。

  5.1.5不同幅面的工程圖紙,應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面(297mm×210mm)。應(yīng)圖面朝內(nèi),首先沿標(biāo)題欄的短邊方向以W形折疊,然后再沿標(biāo)題欄的長(zhǎng)邊方向以W形折疊,并使標(biāo)題欄露在外面。

  5.1.6案卷不宜過(guò)厚,文字材料卷厚度不宜超過(guò)20mm,圖紙卷厚度不宜超過(guò)50mm。

  5.1.7案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件。印刷成冊(cè)的工程文件宜保持原狀。

  5.1.8建設(shè)工程電子文件的組織和排序可按紙質(zhì)文件進(jìn)行。

  5.2卷內(nèi)文件排列

  5.2.1卷內(nèi)文件應(yīng)按本規(guī)范附錄A和附錄B的類(lèi)別和順序排列。

  5.2.2文字材料應(yīng)按事項(xiàng)、專(zhuān)業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件不應(yīng)分開(kāi),并應(yīng)按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后,印本在前、定稿在后,主體在前、附件在后的順序排列。

  5.2.3圖紙應(yīng)按專(zhuān)業(yè)排列,同專(zhuān)業(yè)圖紙應(yīng)按圖號(hào)順序排列。

  5.2.4當(dāng)案卷內(nèi)既有文字材料又有圖紙時(shí),文字材料應(yīng)排在前面,圖紙應(yīng)排在后面。

  5.3案卷編目

  5.3.1編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定·

  1卷內(nèi)文件均應(yīng)按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào),頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始。

  2頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角;雙面書(shū)寫(xiě)的文件,正面在右下角,背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。

  3成套圖紙或印刷成冊(cè)的文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫(xiě)頁(yè)碼。

  4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

  5.3.2卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

  1卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前,式樣宜符合本規(guī)范附錄C的要求。

  2序號(hào)應(yīng)以一份文件為單位編寫(xiě),用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。

  3責(zé)任者應(yīng)填寫(xiě)文件的直接形成單位或個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí),應(yīng)選擇兩個(gè)主要責(zé)任者,其余用“等”代替。

  4文件編號(hào)應(yīng)填寫(xiě)文件形成單位的發(fā)文號(hào)或圖紙的圖號(hào),或設(shè)備、項(xiàng)目代號(hào)。

  5文件題名應(yīng)填寫(xiě)文件標(biāo)題的全稱(chēng)。當(dāng)文件無(wú)標(biāo)題時(shí),應(yīng)根據(jù)內(nèi)容擬寫(xiě)標(biāo)題,擬寫(xiě)標(biāo)題外應(yīng)加“[]”符號(hào)。

  6日期應(yīng)填寫(xiě)文件的形成日期或文件的起止日期,竣工圖應(yīng)填寫(xiě)編制日期。日期中“年”應(yīng)用四位數(shù)字表示,“月”和“日”應(yīng)分別用兩位數(shù)字表示。

  7頁(yè)次應(yīng)填寫(xiě)文件在卷內(nèi)所排的起始頁(yè)號(hào),最后一份文件應(yīng)填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)。

  8備注應(yīng)填寫(xiě)需要說(shuō)明的問(wèn)題。

  5.3.3卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

  1卷內(nèi)備考表應(yīng)排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后,式樣宜符合本規(guī)范附錄D的要求;

  2卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類(lèi)文件頁(yè)數(shù)或照片張數(shù)及立卷單位對(duì)案卷情況的說(shuō)明;

  3立卷單位的立卷入和審核人應(yīng)在卷內(nèi)備考表上簽名,年、月、日應(yīng)按立卷、審核時(shí)間填寫(xiě)。

  5.3.4案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

  1案卷封面應(yīng)印刷在卷盒、卷夾的正表面,也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合本規(guī)范附錄E的要求。

  2案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括檔號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、本案卷所屬工程的案卷總量、本案卷在該工程案卷總量巾的排序。

  3檔號(hào)應(yīng)由分類(lèi)號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷號(hào)組成。檔號(hào)由檔案保管單位填寫(xiě)。

  4案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

  5編制單位應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。

  6起止日期應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。

  7保管期限應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件的保存價(jià)值在永久保管、長(zhǎng)期保管、短期保管三種保管期限中選擇劃定。當(dāng)同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件時(shí),該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。

  8密級(jí)應(yīng)在絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別中選擇劃定。當(dāng)同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件時(shí),應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。

  5.3.5編寫(xiě)案卷題名,應(yīng)符合下列規(guī)定

  1建筑工程案卷題名應(yīng)包括工程名稱(chēng)(含單位工程名稱(chēng))、分部工程或?qū)I(yè)名稱(chēng)及卷內(nèi)文件概要等內(nèi)容;當(dāng)房屋建筑有地名管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)的名稱(chēng)或正式名稱(chēng)時(shí),應(yīng)以正式名稱(chēng)為工程名稱(chēng),建設(shè)單位名稱(chēng)可省略;必要時(shí)可增加工程地址內(nèi)容;

  2道路、橋梁工程案卷題名應(yīng)包括工程名稱(chēng)(含單位工程名稱(chēng))、分部工程或?qū)I(yè)名稱(chēng)及卷內(nèi)文件概要等內(nèi)容;必要時(shí)可增加工程地址內(nèi)容;

  3地下管線工程案卷題名應(yīng)包括工程名稱(chēng)(含單位工程名稱(chēng))、專(zhuān)業(yè)管線名稱(chēng)和卷內(nèi)文件概要等內(nèi)容;必要時(shí)可增加工程地址內(nèi)容;

  4卷內(nèi)文件概要應(yīng)符合本規(guī)范附錄A中所列案卷內(nèi)容(標(biāo)題)的要求;

  5外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文。

  5.3.6案卷脊背應(yīng)由檔號(hào)、案卷題名構(gòu)成,由檔案保管單位填寫(xiě);式樣宜符合本規(guī)范附錄F的規(guī)定。

  5.3.7卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面宜采用70g以上白色書(shū)寫(xiě)紙制作,幅面應(yīng)統(tǒng)一采用A4幅面。

  5.4案卷裝訂與裝具

  5.4.1案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。

  裝訂時(shí)不應(yīng)破壞文件的內(nèi)容,并應(yīng)保持整齊、牢固,便于保管和利用。

  5.4.2案卷裝具可采用卷盒、卷夾兩種形式,并應(yīng)符合下列規(guī)定:

  1卷盒的外表尺寸應(yīng)為310mm×220mm,厚度可為20、30、40、50mm。

  2卷夾的外表尺寸應(yīng)為310mm×220mm,厚度宜為20mm~30mm。

  3卷盒、卷夾應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。

  5.5案卷目錄編制

  5.5.1案卷應(yīng)按本規(guī)范附錄A和附錄B的類(lèi)別和順序排列。

  5.5.2案卷目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

  1案卷目錄式樣宜符合本規(guī)范附錄G的要求;

  2編制單位應(yīng)填寫(xiě)負(fù)責(zé)立卷的法人組織或主要責(zé)任者;

  3編制日期應(yīng)填寫(xiě)完成立卷工作的日期。

  6工程文件歸檔

  6.0.1歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定:

  1歸檔文件范圍和質(zhì)量應(yīng)符合本規(guī)范第4章的規(guī)定;

  2歸檔的文件必須經(jīng)過(guò)分類(lèi)整理,并應(yīng)符合本規(guī)范第5章的規(guī)定。

  6.0.2電子文件歸檔應(yīng)包括在線式歸檔和離線式歸檔兩種方式??筛鶕?jù)實(shí)際情況選擇其中一種或兩種方式進(jìn)行歸檔。

  6.0.3歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定:

  1根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn),歸檔可分階段分期進(jìn)行,也可在單位或分部工程通過(guò)竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。

  2勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)在任務(wù)完成后,施工、監(jiān)理單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前,將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

  6.0.4勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后,建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求,對(duì)歸檔文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后方可向建設(shè)單位移交。

  6.0.5工程檔案的編制不得少于兩套,一套應(yīng)由建設(shè)單位保管,一套(原件)應(yīng)移交當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)保存。

  6.0.6勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時(shí),應(yīng)編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。

  6.0.7設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需向本單位歸檔的文件,應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本規(guī)范附錄A、附錄B的要求立卷歸檔。

  7工程檔案驗(yàn)收與移交

  7.0.1列入城建檔案管理機(jī)構(gòu)檔案接收范圍的工程,竣工驗(yàn)收前,城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。

  7.0.2城建檔案管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行工程檔案預(yù)驗(yàn)收時(shí),應(yīng)查驗(yàn)下列主要內(nèi)容:

  1工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整,全面反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況;

  2工程檔案已整理立卷,立卷符合本規(guī)范的規(guī)定;

  3竣工圖的繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求,圖面整沽,蓋有竣工圖章;

  4文件的形成、來(lái)源符合實(shí)際,要求單位或個(gè)人簽章的文件,其簽章手續(xù)完備;

  5文件的材質(zhì)、幅面、書(shū)寫(xiě)、繪圖、用墨、托裱等符合要求;

  6電子檔案格式、載體等符合要求;

  7聲像檔案內(nèi)容、質(zhì)量、格式符合要求。

  7.0.3列入城建檔案管理機(jī)構(gòu)接收范圍的工程,建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi),必須向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交一套符合規(guī)定的工程檔案。

  7.0.4停建、緩建建設(shè)工程的檔案,可暫由建設(shè)單位保管。

  7.0.5對(duì)改建、擴(kuò)建和維修工程,建設(shè)單位應(yīng)組織設(shè)計(jì)、施工單位對(duì)改變部位據(jù)實(shí)編制新的工程檔案,并應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

  7.0.6當(dāng)建設(shè)單位向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交工程檔案時(shí),應(yīng)提交移交案卷目錄,辦理移交手續(xù),雙方簽字、蓋章后方可交接。

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