高校檔案數(shù)字化安全管理制度隨著社會(huì)信息化的迅速發(fā)展，很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。檔案是國(guó)家的重要信息資源，建立數(shù)字化檔案資源體系是檔案工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求、滿(mǎn)足各領(lǐng)域廣泛需求的有力體現(xiàn)。

　　高校檔案數(shù)字化安全管理制度

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要是指采用檔案掃描儀等專(zhuān)業(yè)設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工，要求一頁(yè)一頁(yè)、一件一件、一個(gè)年度一個(gè)年度進(jìn)行有序化加工。紙質(zhì)檔案在進(jìn)行檔案數(shù)字化作業(yè)時(shí)，要遵循《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T31-2017》規(guī)范、《檔案數(shù)字化工作管理辦法》、《數(shù)字化工作流程》、《檔案信息保密管理制度》、《檔案數(shù)字化驗(yàn)收工作細(xì)則》、《數(shù)字化工作制度》、《設(shè)備管理制度》等，并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過(guò)程嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案的安全和工作的有機(jī)銜接。

　　檔案數(shù)字化掃描管理制度詳解：

　　一、要加固數(shù)字化掃描室的門(mén)、窗，嚴(yán)防失竊和被破壞；掃描室內(nèi)裝高清攝像頭及LED展示大屏，非掃描工作人員，未經(jīng)同意不得隨意進(jìn)入掃描室。

　　二、嚴(yán)禁將掃描工作設(shè)備接入互聯(lián)網(wǎng)、嚴(yán)禁在掃描工作設(shè)備上隨意接插U盤(pán)或其他移動(dòng)備。

　　三、掃描工作人員禁止攜帶手機(jī)、相機(jī)等一切與掃描工作無(wú)關(guān)的設(shè)備進(jìn)入掃描室。

　　四、工作人員在數(shù)字化掃描過(guò)程中要認(rèn)真填寫(xiě)交接登記表，詳細(xì)記錄檔案掃描前后的交接情況。

　　五、掃描室內(nèi)的檔案資料不得隨意亂擺亂放，掃描完的檔案資料必須按編號(hào)順序重新裝訂，完成交接手續(xù)后送回庫(kù)房保管。

　　六、掃描時(shí)應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案的材質(zhì)選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備和掃描方式，避免紙張褶皺、撕裂、破損等情況的發(fā)生，保證檔案不受損。

　　七、對(duì)紙張脆化、較古老、超薄的和不可拆卷的檔案需要采用專(zhuān)業(yè)不拆卷非接觸冷光源掃描儀進(jìn)行掃描。

　　八、對(duì)于檔案中的“筒子頁(yè)”，一般應(yīng)平攤開(kāi)后進(jìn)行整幅掃描。大幅頁(yè)面可分頁(yè)掃描后，拼接成一頁(yè)。

　　九、掃描時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)實(shí)際掃描頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)與前處理時(shí)填寫(xiě)的頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。掃描時(shí)要保證放紙端正、不壓邊、不漏掃、錯(cuò)掃，嚴(yán)格確保圖像質(zhì)量，漏掃、壓邊的要及時(shí)補(bǔ)全、補(bǔ)正。圖像順序要與原檔案中頁(yè)碼順序一致，不可顛倒錯(cuò)亂，不可出現(xiàn)多頁(yè)、重復(fù)頁(yè)或漏頁(yè)現(xiàn)象。

　　十、保證掃描圖像字跡清晰、顏色恰當(dāng)，不宜過(guò)淺或過(guò)深，不出現(xiàn)字跡筆畫(huà)殘缺或字跡筆畫(huà)疊合而影響閱讀的情況。檔案原件存在斑跡變質(zhì)、顏色過(guò)淺、過(guò)深或深淺不一致時(shí)，保證檔案原件能辨認(rèn)的掃描圖像也必須可以辨認(rèn)。紙張?zhí)』蜃煮w顏色過(guò)濃，掃描時(shí)倒映反面文字，文字上的污點(diǎn)無(wú)法去污時(shí)，采取措施保證正文文字可以看清楚。

　　十一、同一份文件，如果紙質(zhì)檔案材質(zhì)基本一樣，掃描后的明暗度、色澤也需要基本保持一致。同一份文件原則上采取同一型號(hào)同樣設(shè)置掃描儀進(jìn)行掃描，如遇特殊情況，需要高掃、平板同時(shí)掃描，也需要保持掃描圖像分辨率、亮度、大小尺寸等一致。

　　十二、對(duì)圖像頁(yè)面中四邊、四點(diǎn)由于掃描儀硬件、掃描軟件、人為原因等而出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線(xiàn)、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。殘缺頁(yè)、破損頁(yè)需用相應(yīng)大小白紙裱糊后方可進(jìn)行掃描。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可讀性和可理解性的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則，由于檔案本身因陳舊、破損或不潔等造成頁(yè)面上有污點(diǎn)的，如果在頁(yè)面視圖下無(wú)法看清，或該污點(diǎn)嵌在文本行中無(wú)法清除，可不予清除。

　　檔案霸圖說(shuō)

　　檔案掃描服務(wù)（也稱(chēng)為檔案數(shù)字化加工服務(wù)或檔案影像化加工服務(wù)等）是近幾年才興起的一項(xiàng)服務(wù)形式。以傳統(tǒng)紙張為載體的保存方式，占據(jù)了大量的空間，需要特殊的環(huán)境，而且不方便查詢(xún)，隨著時(shí)間的推移，還面臨著腐蝕、老化等問(wèn)題。而將紙介質(zhì)文件信息進(jìn)行電子化處理，保存到光盤(pán)上，具有存儲(chǔ)、管理、共享等功能，還可以減少文件庫(kù)房占地，節(jié)省保管設(shè)備和人員方面開(kāi)支，又方便統(tǒng)計(jì)和進(jìn)行遠(yuǎn)程查詢(xún)。因此，將檔案、期刊、文件等資料通過(guò)掃描儀，掃描成圖像文件，再通過(guò)處理轉(zhuǎn)換成電子文檔，建立目錄和索引，制作成電子文件，已是當(dāng)務(wù)之急。檔案掃描融合了檔案掃描、OCR識(shí)別和文檔管理等技術(shù)，可以將數(shù)以萬(wàn)計(jì)的紙介質(zhì)的文檔、檔案、書(shū)本雜志等快速、自動(dòng)地轉(zhuǎn)換成電子化（數(shù)字化）文本、影像，并實(shí)現(xiàn)信息高速檢索。