檔案信息化要注意些什么？當(dāng)今社會(huì)，政府、企業(yè)、事業(yè)單位以及其他社會(huì)組織都面臨著信息技術(shù)帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。就檔案部門來(lái)說(shuō)，相關(guān)政策法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范逐步完善，文件檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，電子文件單軌運(yùn)行、單套歸檔試點(diǎn)項(xiàng)目穩(wěn)步推進(jìn)，檔案信息化項(xiàng)目成為推動(dòng)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)、服務(wù)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要抓手。

　　檔案信息化要注意些什么

　　檔案信息化項(xiàng)目通?？煞譃閮煞N，一種是紙質(zhì)、縮微膠片、錄音錄像等傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化、數(shù)據(jù)化加工，一種是電子檔案管理系統(tǒng)（或數(shù)字檔案室系統(tǒng)）、數(shù)字檔案館系統(tǒng)等檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)、運(yùn)行和維護(hù)。由于前者起步較早，相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)較為豐富，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范呈現(xiàn)出體系化特征且相對(duì)成熟，因此本文所述“檔案信息化項(xiàng)目”主要是指后者，但也在一定程度上適用于前者。

　　關(guān)鍵要素之一：領(lǐng)導(dǎo)支持

　　領(lǐng)導(dǎo)支持是指領(lǐng)導(dǎo)充分理解檔案部門開展的檔案信息化項(xiàng)目并給予相應(yīng)的資源和支持。領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是檔案信息化項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵。關(guān)于為何將領(lǐng)導(dǎo)支持放在第一位，想必從事檔案工作的人都非常清楚，領(lǐng)導(dǎo)越重視、越支持，就意味著與之配套的保障資源（尤其是資金）越充裕，與其他組織或部門的溝通也就越順暢。

　　例如，在文件檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型進(jìn)程中，澳大利亞國(guó)家檔案館發(fā)布的重要數(shù)字信息管理政策——《數(shù)字連續(xù)性2020政策》就明確將“由高級(jí)管理人員來(lái)推動(dòng)改革”（即得到領(lǐng)導(dǎo)重視）作為實(shí)施數(shù)字轉(zhuǎn)型的重要行動(dòng)目標(biāo)。

　　接下來(lái)，問(wèn)題的關(guān)鍵就在于如何得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。檔案部門負(fù)責(zé)人首先應(yīng)當(dāng)有明確的目標(biāo)和清晰的思路，然后再以書面形式向領(lǐng)導(dǎo)解釋清楚四個(gè)問(wèn)題，

　　第一，檔案信息化項(xiàng)目的定位，解決“做什么”的問(wèn)題；

　　二是開展檔案信息化項(xiàng)目的必要性是什么，解決“為什么”的問(wèn)題；

　　三是開展檔案信息化項(xiàng)目的總體規(guī)劃和工作安排，解決“如何做”的問(wèn)題；

　　四是開展檔案信息化項(xiàng)目需要得到哪些配套的資源以及怎樣的幫助。

　　這種書面報(bào)告應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，突出重點(diǎn)，尤其需要站在領(lǐng)導(dǎo)的立場(chǎng)上考慮問(wèn)題。多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)往往不會(huì)特別關(guān)注檔案信息系統(tǒng)的收集、管理、存儲(chǔ)等功能，而是更多地從用戶角度出發(fā)，想知道這個(gè)系統(tǒng)到底能有什么用，對(duì)于改進(jìn)當(dāng)前工作有何幫助。雖然各單位的實(shí)際情況和領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性千差萬(wàn)別，不能一概而論，但可以確定的是，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的理解、重視和支持是開展檔案信息化工作必須邁出的第一步。前期的科學(xué)論證將為后續(xù)的項(xiàng)目實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

　　關(guān)鍵要素之二：治理思維

　　治理是使相互沖突或不同的利益得以調(diào)和并且采取聯(lián)合行動(dòng)的持續(xù)的過(guò)程。此處的“治理思維”就是要將治理的基本理念應(yīng)用于檔案信息化項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中。

　　首先表現(xiàn)在項(xiàng)目實(shí)施主體單位與其他單位之間的協(xié)作與聯(lián)合。當(dāng)前多數(shù)檔案信息化項(xiàng)目采用完全外包或半外包的方式進(jìn)行，也就是委托技術(shù)公司（檔案服務(wù)企業(yè)）具體負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)。這些企業(yè)有著豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)的人才隊(duì)伍以及相應(yīng)的資質(zhì)，可作為檔案信息化建設(shè)中的一支重要力量。但在實(shí)際操作過(guò)程中，部分檔案部門熱衷于做“甩手掌柜”，認(rèn)為自己只需要支付勞動(dòng)報(bào)酬，其他事情都是技術(shù)公司的事。

　　這種想法并不可取，根本原因在于企業(yè)要以盈利為目標(biāo)，項(xiàng)目實(shí)施主體單位（即委托方）則以業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)為目標(biāo)，二者的導(dǎo)向存在差異。而且若將檔案信息系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)工作完全交由技術(shù)公司來(lái)做，可能會(huì)導(dǎo)致最終的系統(tǒng)無(wú)法滿足實(shí)際業(yè)務(wù)需求，影響后續(xù)檔案工作。檔案信息化項(xiàng)目是要解決單位檔案管理實(shí)際問(wèn)題的，各單位的實(shí)際情況和工作基礎(chǔ)存在差異，具體的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)可能有所不同，因此在檔案部門和技術(shù)公司之間的關(guān)系必須是合作的。在這種合作關(guān)系中，檔案部門最重要的工作就是配合技術(shù)公司的調(diào)研工作，清晰地表達(dá)業(yè)務(wù)需求，做好進(jìn)度的監(jiān)督檢查。

　　此外，如果是檔案室（即某組織機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)的檔案部門）開展的信息化項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)和本單位上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門以及同級(jí)檔案行政管理部門建立聯(lián)系；如果是綜合檔案館開展的信息化項(xiàng)目，要和上級(jí)檔案行政管理部門以及（部分）檔案形成單位建立聯(lián)系，以取得更廣泛的理解和認(rèn)同，并獲取相應(yīng)的支持和幫助。

　　其次表現(xiàn)在項(xiàng)目實(shí)施主體單位內(nèi)檔案部門與其他部門（包括業(yè)務(wù)部門、綜合管理部門、財(cái)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等）之間的協(xié)作與聯(lián)合。雖然各部門都屬于同一單位，但工作推進(jìn)過(guò)程中，不可避免地涉及部門利益問(wèn)題。非常典型的業(yè)務(wù)場(chǎng)景就是歸檔，檔案部門希望通過(guò)前端控制提高歸檔文件的規(guī)范性，但業(yè)務(wù)部門可能會(huì)有所顧慮，包括是否會(huì)增加工作量等問(wèn)題。

　　因此，在項(xiàng)目開展之初，就應(yīng)建立由檔案部門牽頭的跨部門項(xiàng)目小組，同時(shí)在項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、專家咨詢會(huì)等相關(guān)活動(dòng)上邀請(qǐng)有關(guān)部門工作人員列席，以此增進(jìn)其他部門對(duì)檔案信息化項(xiàng)目的了解，其他部門也可從自身業(yè)務(wù)的角度提出意見建議，使得檔案信息化能更好地服務(wù)于單位業(yè)務(wù)活動(dòng)。

　　關(guān)鍵要素之三：規(guī)范體系

　　規(guī)范體系建設(shè)是檔案信息化項(xiàng)目實(shí)施的基礎(chǔ)和保障。檔案信息化規(guī)范體系應(yīng)具有全面完整、層次鮮明、結(jié)構(gòu)清晰、合規(guī)合理、貼合實(shí)際的特點(diǎn)。相信有不少人都會(huì)遇到類似的情況，即負(fù)責(zé)系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的技術(shù)公司要求檔案部門提供具體的業(yè)務(wù)要求，例如命名規(guī)則、檔號(hào)構(gòu)成、保管期限、元數(shù)據(jù)項(xiàng)、格式要求、歸檔流程等。這些問(wèn)題都需要通過(guò)規(guī)范體系建設(shè)來(lái)解決。

　　首先，檔案部門需要有一個(gè)規(guī)范體系框架，作為規(guī)范體系建設(shè)的基本依據(jù)?？芍攸c(diǎn)參考國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室發(fā)布的《電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系框架》，該框架將相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)分為基礎(chǔ)類（管理術(shù)語(yǔ)和管理通則）、對(duì)象類（文件實(shí)體和元數(shù)據(jù)）、過(guò)程類（形成辦理、歸檔管理、長(zhǎng)期保存）、系統(tǒng)類（設(shè)備、軟件、技術(shù)）、監(jiān)督檢查類（認(rèn)證測(cè)評(píng)、能力評(píng)估）、應(yīng)用領(lǐng)域類（通用管理和業(yè)務(wù)管理）。

　　例如，北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系就是以該框架為基礎(chǔ)制定的（可參考：楊中營(yíng).北京數(shù)字檔案館建設(shè)之標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)[J].北京檔案,2017(02):6-8.）。需要注意的是，該框架是針對(duì)國(guó)家電子文件管理頂層設(shè)計(jì)而制定的，和機(jī)構(gòu)層面的需求會(huì)存在一定差異，因此在參考借鑒過(guò)程中要結(jié)合單位實(shí)際進(jìn)行修改完善，例如，可刪去“應(yīng)用領(lǐng)域類”相關(guān)內(nèi)容，可增加信息安全、績(jī)效考核等內(nèi)容。

　　其次，參照該框架，對(duì)標(biāo)國(guó)家檔案局發(fā)布的檔案信息化政策制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以及單位內(nèi)部已有的相關(guān)規(guī)范，梳理出規(guī)范清單（或列表）。其中，有些規(guī)范可直接參考國(guó)家檔案局發(fā)布的內(nèi)容，例如GB/T 18894-2016；有些則需要結(jié)合單位實(shí)際另行制定，例如元數(shù)據(jù)規(guī)范、系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口規(guī)范等。即便是直接參考國(guó)家的相關(guān)規(guī)范，在采用過(guò)程中也要做出必要的選擇。

　　例如，DA/T 80-2019《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔指南》規(guī)定，“同一網(wǎng)站內(nèi)的網(wǎng)頁(yè)檔案可按照‘年度—保管期限—類別’或‘年度—類別—保管期限’進(jìn)行分類”，但在落實(shí)過(guò)程中，尤其是對(duì)系統(tǒng)而言，只能有一種方式，此時(shí)就需要單位結(jié)合實(shí)際選擇其中的一種。類似例子還有很多，在此不再贅述。此外，規(guī)范的形式可以多種多樣，可以有管理辦法、規(guī)范、制度，也可以有規(guī)范化程度較高的地方標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，還可以有更具操作性的指南、手冊(cè)等。在規(guī)范發(fā)布后，還要做好規(guī)范的適時(shí)修訂和宣傳貫徹。

　　關(guān)鍵要素之四：系統(tǒng)建設(shè)

　　系統(tǒng)是檔案信息化項(xiàng)目的直接產(chǎn)物和結(jié)果，前面所述三項(xiàng)要素均為系統(tǒng)建設(shè)提供基礎(chǔ)和保障。在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，檔案部門應(yīng)負(fù)責(zé)提出功能要求和性能要求。就功能要求而言，可重點(diǎn)參考《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012）、《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等文件。目前市面上的檔案信息系統(tǒng)的功能模塊，往往大同小異。若要有些不同，可能會(huì)體現(xiàn)在檔案資源的開發(fā)利用模塊，這也是領(lǐng)導(dǎo)和其他部門工作人員所關(guān)注的地方。

　　若有可能，可以在這部分做些創(chuàng)新和有意義的工作。就性能要求而言，則需要借鑒其他單位的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合單位實(shí)際情況，主要包括系統(tǒng)兼容性、并行用戶數(shù)量、并行事務(wù)處理能力、海量檢索響應(yīng)時(shí)間、存儲(chǔ)容量、數(shù)據(jù)庫(kù)管理能力、可持續(xù)服務(wù)時(shí)間、可持續(xù)保管文件能力、可容忍的最長(zhǎng)停機(jī)中斷時(shí)間、宕機(jī)后系統(tǒng)恢復(fù)時(shí)間等指標(biāo)。另外，系統(tǒng)建設(shè)的方法論可參考《電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南》（GB/T 31914-2015）。