檔案信息化和現(xiàn)代化的關(guān)系在基層工作人員看來(lái)，傳統(tǒng)意義上的縣級(jí)檔案館主要負(fù)責(zé)兩個(gè)方面的工作，既有對(duì)檔案材料、庫(kù)房等基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和管理，還有對(duì)各種事務(wù)及人員關(guān)系的維系和管理，而融入了現(xiàn)代化的管理模式，也無(wú)外乎在這兩個(gè)方面上做文章。

　　在現(xiàn)代化檔案管理的過(guò)程中，先進(jìn)的設(shè)備和嫻熟的專業(yè)技術(shù)是關(guān)鍵，也就是說(shuō)，縣級(jí)檔案館的工作人員在工作的過(guò)程中，要依托設(shè)備和相關(guān)技術(shù)，才能讓檔案管理更科學(xué)，更加貼合當(dāng)下實(shí)際情況，與之相關(guān)的管理工作才能得到有力保障，管理效能及現(xiàn)代化水平才能得到迅速提高。

　　檔案信息化和現(xiàn)代化的關(guān)系

　　一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

　　在現(xiàn)代化檔案管理的模式中，一般由檔案資源信息化和檔案保護(hù)、檔案管理手段的現(xiàn)代化這三個(gè)部分組成。從檔案管理現(xiàn)代化的延伸概念上來(lái)講，它則是一個(gè)相對(duì)發(fā)展的，有著動(dòng)態(tài)功能的理論范疇，因?yàn)?，隨著時(shí)代的發(fā)展，在不同階段，檔案管理會(huì)被賦予不同的內(nèi)涵。

　?。ㄒ唬n案資源的信息化。

　　隨著信息全球化的不斷推進(jìn)，整個(gè)世界如同一張巨大的信息網(wǎng)，這些信息在各行各業(yè)中飛速傳播，進(jìn)一步推動(dòng)了時(shí)代更新發(fā)展，各種與信息化融合手段正改變著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)結(jié)構(gòu)，也為檔案管理工作指明了新的方向。當(dāng)前，檔案資源管理領(lǐng)域要想實(shí)現(xiàn)信息化，就必須在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進(jìn)行改革，將檔案資料同管理相關(guān)的各項(xiàng)流程相結(jié)合，利用現(xiàn)代化手段將所有庫(kù)內(nèi)資源進(jìn)行整合、深度加工，并以計(jì)算機(jī)作為載體，實(shí)現(xiàn)上傳、運(yùn)輸和保存、共享等功能。最終，在檔案管理的過(guò)程中，通過(guò)合理的資源配置，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。

　?。ǘn案保護(hù)的現(xiàn)代化。

　　從傳統(tǒng)角度上來(lái)看，檔案保護(hù)現(xiàn)代化指的是對(duì)檔案庫(kù)房、相關(guān)設(shè)施、設(shè)備以及承載檔案的載體進(jìn)行保護(hù)的現(xiàn)代化手段。隨著科技水平的不斷發(fā)展，新型的傳播媒介、存儲(chǔ)介質(zhì)以及更為穩(wěn)定、便捷的信息傳播技術(shù)層出不窮，并被運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域。在這一過(guò)程中，檔案管理系統(tǒng)也出現(xiàn)了一些新型的檔案載體諸如：電子檔案、音頻檔案、視頻檔案等新型的檔案載體。這些都是科技不斷發(fā)展的成果及嘗試，與傳統(tǒng)意義上的存儲(chǔ)方式相比，這些儲(chǔ)存載體更為方便、高效且安全系數(shù)也增加了不少，因此，也越來(lái)越被檔案管理人員認(rèn)可并得到大力推廣。

　?。ㄈ┕芾硎侄蔚默F(xiàn)代化。

　　檔案管理手段的現(xiàn)代化首先表現(xiàn)在理論手段現(xiàn)代化，也就是在檔案管理的過(guò)程中，要兼顧管理方法的理論和應(yīng)用實(shí)際，將現(xiàn)代化的概念合理分配到這兩個(gè)重要的環(huán)節(jié)當(dāng)中。在實(shí)施的過(guò)程中，可以借鑒其他地方的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和應(yīng)用模式，并與自身的實(shí)際情況相結(jié)合，在工作中不斷發(fā)現(xiàn)自身不足并提高業(yè)務(wù)能力及管理能力，最終探索出一條符合自身特色的現(xiàn)代化檔案管理體系。再者，要確保各種符合當(dāng)下時(shí)代發(fā)展的技術(shù)手段在現(xiàn)代化管理的過(guò)程中得到充分應(yīng)用，在現(xiàn)代化的檔案管理過(guò)程中，持續(xù)加大先進(jìn)設(shè)備及技術(shù)成果的引進(jìn)和投入，配合好專業(yè)的技能手段，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和智能化。

　　二、縣級(jí)檔案館現(xiàn)代化檔案管理工作現(xiàn)狀

　　當(dāng)前，由于很多縣級(jí)檔案館長(zhǎng)期沿用陳舊落后的管理方法，導(dǎo)致出現(xiàn)館內(nèi)資料內(nèi)容繁雜，各類檔案文獻(xiàn)數(shù)量過(guò)多，時(shí)間過(guò)長(zhǎng)等嚴(yán)峻問(wèn)題。并且，多年來(lái)，一些檔案、文獻(xiàn)資料等都處于封閉狀態(tài)。再者，因?yàn)槊恳粋€(gè)時(shí)期對(duì)于檔案保存的要求不同等，就導(dǎo)致了縣級(jí)檔案館基礎(chǔ)參差不齊的局面。其出現(xiàn)的問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面：

　?。ㄒ唬](méi)有認(rèn)識(shí)到基礎(chǔ)性工作的重要性。

　　在日常的工作中，縣級(jí)檔案館存在儲(chǔ)存的檔案質(zhì)量不等、館藏檔案的數(shù)量不足、館藏結(jié)構(gòu)不合理等問(wèn)題，在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都沒(méi)有得到充分解決。盡管隨著各類高新技術(shù)，管理現(xiàn)代化技術(shù)的融入，在縣級(jí)檔案館中，一些基礎(chǔ)性的工作質(zhì)量有了大幅度提升，但是，卻只是做到了“面子”上的工作，“里子”上的工作依然不能達(dá)到現(xiàn)代化管理提出的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。

　?。ǘn案管理人員素質(zhì)難以達(dá)到要求。

　　由于人員管理機(jī)制的問(wèn)題，在縣級(jí)檔案管理工作中，部分從業(yè)人員中專業(yè)技能薄弱，現(xiàn)代化知識(shí)匱乏等。即便是檔案館按照管理現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)配置了計(jì)算機(jī)等設(shè)備，在缺乏專業(yè)操作人員的情況下，這些設(shè)備也很難發(fā)揮作用，這導(dǎo)致了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程緩慢。檔案管理現(xiàn)代化的主要媒介就是計(jì)算機(jī)，所以在縣級(jí)檔案管理中，無(wú)論是專職人員還是一般工作人員，都要具備一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，并熟練掌控這種新型的檔案管理模式，將現(xiàn)代化的手段融入檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中去。

　?。ㄈ?duì)現(xiàn)代化管理的意義存在認(rèn)知偏差。

　　目前，雖然現(xiàn)代化的檔案管理理念已經(jīng)在我國(guó)得到了大力推廣，但是由于理念認(rèn)知的偏差，一些縣級(jí)檔案館在執(zhí)行的過(guò)程中，并沒(méi)有完全理解透現(xiàn)代化管理的概念，認(rèn)為只要是配備了先進(jìn)的設(shè)備、做好數(shù)據(jù)的錄入工作就是完成了現(xiàn)代化管理。其實(shí)這種觀念是片面的，現(xiàn)代化的檔案管理，不僅僅要滿足設(shè)備和技術(shù)等“硬件”的需求，還要滿足管理理念和方法等“軟件”的需求，即現(xiàn)代化的管理應(yīng)該貫穿檔案從建檔到銷檔的所有環(huán)節(jié)。

　　三、實(shí)現(xiàn)縣級(jí)檔案館現(xiàn)代化檔案管理的策略

　?。ㄒ唬?biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的工作流程和方法，提高檔案管理的工作水平和效能。

　　在縣級(jí)檔案管理的基礎(chǔ)工作中，提高工作的效率和工作水平，要從檔案的收集、整理、保管等每一個(gè)環(huán)節(jié)入手，制定統(tǒng)一的程序和標(biāo)準(zhǔn)并嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)流程執(zhí)行。在傳統(tǒng)的工作模式下，由于技術(shù)手段及工作方式與快速發(fā)展的檔案管理需求不匹配，這就導(dǎo)致了很多縣級(jí)檔案館出現(xiàn)了檔案的保存期限不明確和同一文件重復(fù)保存以及留存沒(méi)有利用價(jià)值檔案等問(wèn)題。定期整理檔案，將毫無(wú)價(jià)值的文件或檔案從系統(tǒng)內(nèi)清除，這樣就可以提高日后現(xiàn)代化管理的工作效率。再者，規(guī)范化的題名可以確保檢索時(shí)的精準(zhǔn)率，有效避免在檢索時(shí)出現(xiàn)模棱兩可、文不對(duì)題的現(xiàn)象，進(jìn)而節(jié)省等待時(shí)間，提高工作的效率。

　?。ǘ┘涌鞌?shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

　　在現(xiàn)代化的縣級(jí)檔案管理工作中，互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作一直是一個(gè)重要環(huán)節(jié)，尤其是建館時(shí)間長(zhǎng)的檔案館，館藏卷宗多、門類復(fù)雜、資料陳舊等實(shí)際問(wèn)題在無(wú)形中增加了著錄的工作量及難度。在檔案著錄過(guò)程中，沒(méi)有采用規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的流程和方法，就會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)因?yàn)閿?shù)據(jù)不足而無(wú)法正常工作，進(jìn)而影響到現(xiàn)代化檔案管理的工作進(jìn)度。因此，進(jìn)行檔案著錄時(shí)，工作人員要注意以下兩點(diǎn)：1.著錄工作有先后，循序漸進(jìn)。在推行計(jì)算機(jī)檔案管理的過(guò)程中，縣級(jí)檔案館要根據(jù)對(duì)館內(nèi)全部檔案的掌握情況，按照檔案文件的重要程度，價(jià)值差異、利用率等情況進(jìn)行篩選，并制定著錄的先后順序。通過(guò)確認(rèn)，優(yōu)先整理開放的核心檔案及對(duì)社會(huì)利用率高的檔案，其他檔案，循序漸進(jìn)著錄即可。2.分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。上面提到檔案著錄有先后緩急，但是在著錄過(guò)程中還可以根據(jù)不同類別級(jí)別著錄、文件組合級(jí)別著錄和文件級(jí)著錄，卷宗分三個(gè)等級(jí)著錄。此舉可以讓工作人員更為直觀地了解到檔案的內(nèi)容和特征，減少了著錄的條目，節(jié)省了工作人員的工作時(shí)間，也提高了著錄及檢索的速度和效率。

　　（三）建立一支文化素養(yǎng)高、專業(yè)技能過(guò)硬的檔案干部隊(duì)伍。

　　1.在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，要不斷加大人才引進(jìn)的投入，引進(jìn)一部分文化素養(yǎng)高，專業(yè)技能過(guò)硬的人才，不斷充實(shí)檔案管理團(tuán)隊(duì)。2.強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)和再教育，不斷提升他們的對(duì)新技術(shù)的掌握能力，將他們打造成理論和實(shí)踐強(qiáng)大的工作隊(duì)伍。值得一提的是，在對(duì)現(xiàn)有人員再教育這一問(wèn)題上，很多縣級(jí)檔案館都做出了嘗試和努力。目前，一些縣級(jí)檔案館一線工作人員都面臨著觀念陳舊、知識(shí)落后，新技術(shù)操作不熟練等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，所以加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)和再教育是當(dāng)前乃至今后很長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)的重要任務(wù)。在實(shí)施再教育的過(guò)程中要注重：培訓(xùn)內(nèi)容的實(shí)用性、拓寬他們的知識(shí)面，理論實(shí)踐相結(jié)合以及因材施教，才能發(fā)揮出最大的作用。

　　四、結(jié)語(yǔ)

　　當(dāng)前，現(xiàn)代化管理手段已經(jīng)在縣級(jí)檔案館系統(tǒng)內(nèi)得到延伸和發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和檔案保護(hù)系統(tǒng)也越來(lái)越受到人們重視。在這一大環(huán)境下，盡管部分縣級(jí)檔案館在日常的檔案管理工作中，已經(jīng)制定了以現(xiàn)代化管理為主要任務(wù)的計(jì)劃和目標(biāo)，并進(jìn)行了一些嘗試，但由于多方面的限制，在開展現(xiàn)代化檔案管理的過(guò)程中，依然面臨很多問(wèn)題，本文對(duì)在工作中發(fā)現(xiàn)的一些問(wèn)題進(jìn)行了列舉，并提出相關(guān)建議，希望可以為實(shí)現(xiàn)縣級(jí)檔案館管理檔案現(xiàn)代化這一最終目標(biāo)提供一定的幫助。