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如何整理檔案

時間:2022-05-14 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  如何整理檔案

 ?。ㄒ唬┱掌瑱n案的整理步驟

  按照《照片檔案管理規(guī)范》的要求,照片檔案的整理應(yīng)本著有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。

如何整理檔案

  1.照片檔案的分類

  根據(jù)照片檔案的特點,從室藏檔案的實際出發(fā),適當考慮照片檔案與其他類型檔案的聯(lián)系,以達到分類的客觀性、邏輯性與實用性的要求。底片與照片應(yīng)有不同的分類方法。

 ?。?)底片的分類

  按底片的制成材料分類,有軟質(zhì)底片、硬質(zhì)底片;按底片尺寸大小分類,有2寸、4寸、特大號;按年度分類,即按不同歷史時期產(chǎn)生的照片來分類;按內(nèi)容分類,即按底片所反映的問題、劇目、工程、項目、產(chǎn)品類型來分類。對于底片數(shù)量較少的單位也可以不分類,按底片收到的先后次序流水編號即可。

  (2)照片的分類

  應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限——年度——問題進行分類。跨年度且不可分的照片,也可按保管期限——問題——年度進行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致,不應(yīng)隨意變動。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數(shù)量較多的單位,還可以從攝影的目的、記載的內(nèi)容和表現(xiàn)形式,劃分為記錄性照片和藝術(shù)性照片兩大類。

  2.照片文字說明的編寫

  文字說明同底片、照片一起構(gòu)成了照片檔案的基本要素。如果沒有文字說明作補充,就會使人無法明白照片畫面上所反映的時間、地點與內(nèi)容。文字說明與照片放在一起,可以起到相互印證、補充的作用。文字說明編寫得準確、簡明與否,直接影響到照片檔案的質(zhì)量。文字

  說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六個要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫,也可在照片右側(cè)或左側(cè)書寫。大照片的文字說明可另紙書寫,一同保存。

  3.照片檔案的立卷

  照片檔案分類后,應(yīng)將照片檔案組合成案卷。一般情況下,一項內(nèi)容一卷,內(nèi)容相近的也可組成一卷,每卷不宜超過30個芯頁,照片檔案數(shù)量很少的單位,每一年的照片可組合成一卷。一般按照重要程度或時間順序進行排列,按順序嵌進照片檔案裝具。然后編照片號,照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼,由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柦M成。照片號有兩種格式,即全宗號——保管期限代碼——冊號——張?zhí)?、全宗號——保管期限代碼——張?zhí)枴?/p>

  4.照片檔案目錄的編制

  為了方便地查閱利用照片檔案,需要編制照片檔案目錄。照片檔案目錄是對每張照片編制目錄,目錄的條目是按照照片號順序排列。照片檔案基本目錄的必備項目有照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注,可根據(jù)需要增加項目?;灸夸浀臈l目應(yīng)按照片號排序,見下表。

  表照片檔案目錄參考格式

  照片檔案目錄

 ?。ǘ┱掌瑱n案的保管

  照片檔案保管工作的主要任務(wù)是集中統(tǒng)一地管好照片檔案,采取必要的措施,保障照片檔案的完整與安全,防止一切可能使照片檔案損毀的因素,盡可能延長照片檔案的壽命。

  1.照片檔案的庫房

  既有條件又有必要建設(shè)照片檔案專門庫房的單位,應(yīng)建設(shè)符合《照片檔案管理規(guī)范》要求的照片檔案庫房。而不具備條件的單位,應(yīng)當選擇溫濕度比較適宜的房間作為保存照片檔案的場所,至少要有專門的柜、箱來保管照片檔案。其中對于底片的保管條件,要求庫房內(nèi)晝夜

  溫度變化不應(yīng)大于±3℃,濕度變化不應(yīng)大于±5%。同時,庫房還要提高防火、防塵、防光、防污染的條件。

  2.照片檔案的裝具

  照片檔案在形式、保管要求上與文書檔案有一定的區(qū)別。一般情況下,文書檔案案卷的裝具是不適用于照片檔案保管的。照片檔案的裝具目前主要有以下幾種:

 ?。?)普通相冊

  即采用一般商店出售的相冊作為保管照片檔案的裝具。其優(yōu)點是方便、美觀;缺點是規(guī)格不一,不便于寫文字說明。

 ?。?)自制相冊

  即模仿一般商店出售的相冊的形式,自制相冊。雖然靈活但不規(guī)范,而且做工復(fù)雜,成本也不低。

 ?。?)仿造文書檔案裝具規(guī)格自行設(shè)計的相冊每冊12張芯頁,裝入96張照片,并把照片用相角固定在芯頁相應(yīng)的位置上,冊內(nèi)芯頁用“三孔一線”法裝訂。它的規(guī)格與文書檔案裝具一致,有利于照片檔案與文書檔案的統(tǒng)一管理。

 ?。?)新型照片檔案冊

  它是按照國家標準,從封面到內(nèi)芯,使用質(zhì)量上乘的中性紙,并采用活頁裝訂,便于組卷,照片冊與底片冊相互對應(yīng),存用方便。對于大照片檔案的保管,應(yīng)該按照《照片檔案管理規(guī)范》寫上文字說明,并在文字說明下方注明“此系大照片,存放于大照片X盒”。同時,在照片檔案卷內(nèi)目錄的備注欄內(nèi)注明“大張”或“大照片”,這樣既方便查找,又利于大照片的單獨存放和保管。

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