掃描電子檔案人員配備。做好黨員檔案掃描工作，充足的人員是必須的。楓橋街道黨工委按照市委組織部、區(qū)工委組織部工作安排，積極推進(jìn)黨員檔案普查工作，抽調(diào)5名工作人員到街道非公委，專門負(fù)責(zé)黨員檔案掃描工作。

　　掃描電子檔案

　　部署黨員檔案普查工作

　　掃描設(shè)備。楓橋街道非公委專門采購5臺(tái)便攜式掃描儀用于檔案掃描，便攜式掃描儀攜帶方便、操作簡(jiǎn)單，能脫離電腦使用，非常簡(jiǎn)便，能極大提高掃描效率。

　　掃描檔案的便攜式掃描儀

　　溝通協(xié)調(diào)。各級(jí)檔案室日常工作比較繁忙，而且掃描檔案的單位較多，因此在前往掃描前，應(yīng)與檔案室工作人員提前預(yù)約好掃描時(shí)間，并提前2天將需要掃檔的人員名單發(fā)給檔案室工作人員，方便對(duì)方開展工作。同時(shí)在掃描過程中也要與檔案室保持溝通聯(lián)系。

　　工作人員預(yù)約掃描時(shí)間

　　掃描注意事項(xiàng)

　　分工配合。掃描過程中，工作人員注意分工配合，3人負(fù)責(zé)掃描，1人整理電子數(shù)據(jù)，1人整理實(shí)體檔案，降低出錯(cuò)率，極大提高了工作進(jìn)度。

　　工作人員查檔、拿檔、歸檔

　　嚴(yán)控?cái)?shù)據(jù)質(zhì)量。要嚴(yán)格把控?cái)?shù)據(jù)的質(zhì)量，防止出現(xiàn)無效勞動(dòng)，造成人力物力的浪費(fèi)。對(duì)于由于設(shè)備和操作原因致使數(shù)據(jù)不清晰的，要將原數(shù)據(jù)刪除后重新掃描。便攜式掃描儀有數(shù)據(jù)預(yù)覽功能，可以很直接的看出掃描數(shù)據(jù)的質(zhì)量。另外，楓橋街道非公委掃描檔案時(shí)，每掃描一名黨員檔案，數(shù)據(jù)立刻輸入筆記本電腦，后期再整理，通過采用這種方式來提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

　　工作人員嚴(yán)控?cái)?shù)據(jù)質(zhì)量

　　保護(hù)實(shí)體檔案。掃描過程中要注意對(duì)實(shí)體檔案的保護(hù)，避免因?yàn)椴僮髟蛑率箼n案污損、破損和遺漏。同時(shí)還要確保檔案信息的安全，嚴(yán)禁工作人員私自復(fù)制、散播檔案信息。

　　工作人員注意保護(hù)實(shí)體檔案

　　掃描結(jié)束后期工作

　　數(shù)據(jù)整理。前期掃描到的黨員檔案，不管黨員材料是否掃描齊全，都按照10個(gè)文件夾設(shè)置，并將現(xiàn)有掃描到的檔案材料分類存入。

　　黨員檔案分類存入

　　查漏補(bǔ)缺。對(duì)于在掃描過程中發(fā)現(xiàn)缺少黨員檔案的，要及時(shí)與黨員本人聯(lián)系查找；對(duì)于掃描中發(fā)現(xiàn)的志愿書遺失、入黨（轉(zhuǎn)正）重要程序材料缺失等的問題檔案，要及時(shí)進(jìn)行規(guī)范補(bǔ)檔。

　　黨員檔案查漏補(bǔ)缺

　　數(shù)據(jù)保存。黨員檔案數(shù)據(jù)中包含很多黨員個(gè)人信息，要做好掃描數(shù)據(jù)的信息保密工作；電子數(shù)據(jù)容易丟失，一個(gè)誤操作就有可能導(dǎo)致全部數(shù)據(jù)丟失，因此一定要做好掃描數(shù)據(jù)的備份工作；對(duì)于掃描結(jié)束后，黨員關(guān)系轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出的，在轉(zhuǎn)接組織關(guān)系時(shí)要同時(shí)移交電子檔案數(shù)據(jù)。