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電子檔案管理系統(tǒng)軟件哪個好?檔案軟件五花八門,有綜合管理的,如用于數(shù)字檔案館(室)管理的,也有單打一的專門檔案軟件,如掃描數(shù)字化處理軟件、數(shù)字化成果檢測軟件、文字OCR識別軟件、語音識別軟件等等。所以,籠統(tǒng)回答該配什么軟件,真的不是一句話能解釋清楚的。
電子檔案管理系統(tǒng)軟件哪個好
選擇檔案軟件首先要從本單位的實際出發(fā)。
一是考慮單位是檔案館還是檔案室?因為館與室職能不同,要求相差也很大;
二是考慮單位的性質(zhì),檔案館與機(jī)關(guān)檔案室性質(zhì)不同,機(jī)關(guān)檔案室與企業(yè)檔案館(室)性質(zhì)也不一樣,管理對象不同,管理的方法也不同,標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范都不一致,配置的檔案軟件當(dāng)然也不一樣;
三要考慮單位的規(guī)模大小,檔案館有國家、省、市、縣的不同,檔案室也有規(guī)模大小的不同,一個幾十人的小單位和一個成千上萬人的大單位,檔案管理有著天壤之別;即使同屬機(jī)關(guān)檔案室,國家部委的機(jī)關(guān)檔案室與市縣的機(jī)關(guān)檔案室,完全無法相提并論和比較,如果拿著同款的檔案軟件去管理,不是削足適履,就是殺雞用牛刀;
四要考慮單位檔案管理的基礎(chǔ),你是首次購買軟件還舊版軟件需要升級換代?
五要考慮單位的現(xiàn)代化發(fā)展?fàn)顩r和檔案管理利用需求,單位已建有辦公自動化網(wǎng)絡(luò),還是處在單機(jī)管理階段?因為檔案管理必須適應(yīng)單位整體自動化的發(fā)展需要,超前和滯后都是下策;六要考慮價格的問題,拿了單機(jī)版軟件的錢去購買網(wǎng)絡(luò)版軟件,畢竟是不現(xiàn)實的,同時,購買成品軟件與搞軟件系統(tǒng)開發(fā),也完全不是一回事,天下沒有免費(fèi)的午餐。
選擇檔案軟件還要考慮檔案管理的實際。
一是考慮檔案工作的實際。購買軟件是為了什么?為了改善和提高本單位的管理水平?還是奔著某個評比目標(biāo)而去?如果是為了數(shù)字檔案館(室)測評等目標(biāo)而購置軟件,那么必須對照標(biāo)準(zhǔn),缺什么補(bǔ)什么,購買或者開發(fā)的軟件必須符合測評的要求;二是考慮本單位檔案管理發(fā)展的水平。
如果發(fā)展水平較低的,側(cè)重點就放在存量檔案的管理和應(yīng)用上,比如檔案數(shù)字化、接待利用、網(wǎng)站等等方面;如果已經(jīng)有一定的基礎(chǔ)了,可以將重點放到增量檔案上來,通過網(wǎng)絡(luò),實現(xiàn)對電子檔案的管理和接收。如果本單位數(shù)字檔案館(室)都已通過測評,可以從更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求來開展工作,從數(shù)字檔案的長期保存、數(shù)據(jù)安全備份、非文書類電子檔案的管理等等,做一些專項軟件的開發(fā)。
選擇檔案軟件還要考慮檔案的特點。
檔案軟件與其他軟件有著很大不同,就是檔案軟件主要是圍繞檔案數(shù)據(jù)管理來設(shè)計的。檔案數(shù)據(jù)的特點是容量巨大,但是運(yùn)行速度要求一般。軟件好比汽車,有的講究速度,有的講究載重量。檔案軟件就好比載重汽車,它不需要跑得有多快,但必須能載重前行。
當(dāng)然,載重汽車也要有一定速度,如果變成拖拉機(jī)也是不行的。我們一般單位使用的OA辦公系統(tǒng),實際相當(dāng)于輕型汽車,它要求是運(yùn)行速度快,保證辦公效率。為什么大部分OA系統(tǒng)掛不上(或開發(fā)商不愿意掛接)檔案管理系統(tǒng),其道理就是嚴(yán)重影響系統(tǒng)運(yùn)行速度。而作為檔案管理系統(tǒng),僅僅目錄數(shù)據(jù),少則幾十上百萬條,多則數(shù)千萬條。全文的容量,少則以G計,多則以TB計。
所以,檔案軟件第一要求就是海量數(shù)據(jù)的存儲與管理。其次,就是海量數(shù)據(jù)的檢索。一般的搜索引擎,按照數(shù)據(jù)量分等級,20萬條、50萬條、100萬條、1000萬條以上等等,都是不同的數(shù)量級。不同的數(shù)量等級應(yīng)用于不同數(shù)量數(shù)據(jù)的檢索。如果用低等級的搜索引擎去檢索高等級量的數(shù)據(jù),就好比小馬拉大車,不僅速度很慢,而且常常造成宕機(jī)。
選擇檔案軟件應(yīng)該考慮軟件發(fā)展的特點。
軟件發(fā)展也是有其自身的發(fā)展規(guī)律與特點的。不同的時期,軟件特點也不一樣。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,軟件成熟度越來越高,分工越來越細(xì)。比如一個識別軟件,最初只有文字識別軟件,而且以識別率的高低和識別范圍的大小,來區(qū)分識別軟件的高下,后來有了圖像識別、動畫識別,語音識別,識別的種類越來越多,識別技術(shù)越來越高,并且實現(xiàn)實時轉(zhuǎn)化。檔案管理是一門綜合性的管理科學(xué),它涉及到方方面面的技術(shù)的應(yīng)用。
所以,優(yōu)秀的檔案軟件實際是一個集合體,是各種相關(guān)技術(shù)軟件的集成。任何一個軟件開發(fā)商,都不是萬能的。好的軟件開發(fā)商,就是善于把市場上最新的軟件技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中來,當(dāng)然也包括自己特有的部分技術(shù)創(chuàng)新。