檔案管理有限公司為加強檔案工作規(guī)范化管理建設(shè)，進一步提高檔案工作服務(wù)本單位各項工作的水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際，制定完善檔案管理工作制度，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

　　檔案管理有限公司

　　一、堅持“黨管檔案”原則。單位主要領(lǐng)導(dǎo)、分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)為本單位檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)本單位檔案工作。

　　二、組織學(xué)習(xí)、宣傳教育。組織《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》《四川省〈檔案法〉實施辦法》等檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)宣傳教育，提高本單位干部職工檔案意識和法治觀念。

　　三、研究解決實際問題。將檔案工作納入本單位、本系統(tǒng)議事日程和工作計劃，實行目標(biāo)管理，定期主持召開工作會議，切實解決檔案工作人、財、物等實際問題。

　　四、強化工作規(guī)范管理。布置檔案工作規(guī)范化管理任務(wù)，提出“收、管、存、用”要求，并組織指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　五、強化工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)本單位檔案室與其他科室及本系統(tǒng)所屬單位的關(guān)系。

　　六、強化工作結(jié)果運用。組織開展本單位、本系統(tǒng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、考核、獎懲等工作。

　　檔案人員崗位職責(zé)

　　一、依法治檔。學(xué)習(xí)宣傳貫徹落實《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》《四川省〈檔案法〉實施辦法》等檔案法律法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。

　　二、制度建設(shè)。建立健全本單位檔案工作各項管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，對檔案的分類做到科學(xué)合理，確保檔案齊全完整、整理規(guī)范、有效利用。

　　三、業(yè)務(wù)建設(shè)。對本單位和本系統(tǒng)檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，促進檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、新技術(shù)應(yīng)用等業(yè)務(wù)建設(shè)。

　　四、嚴(yán)格保密。嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料保密制度。

　　五、做好“九防”。做好防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等“九防”措施。

　　六、學(xué)習(xí)提能。學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技術(shù)，不斷更新觀念，積極應(yīng)用檔案管理新技術(shù)、新方法，不斷提升檔案管理水平。

　　檔案收集歸檔制度

　　一、收集歸檔范圍

　　反映本單位工作活動、具有查考利用價值的各種門類和載體的文件，均屬收集歸檔范圍。任何個人不得將履行職責(zé)過程中形成的文件據(jù)為己有。

　　二、歸檔質(zhì)量要求

　　遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值和年度，便于保管和利用。文書、科技、會計、音像、電子、實物、照片以及專業(yè)等門類的歸檔文件和案卷質(zhì)量符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。

　　三、收集歸檔時間

　　各種門類和載體的文件采用隨時收集和集中收集等有效方法，確保文件材料收集齊全、完整，有序排列、分類存放，便于日常查找利用。

　　黨務(wù)、行政管理文件于次年6月底以前整理歸檔。

　　科技文件在科技活動結(jié)束或告一段落后3個月內(nèi)整理歸檔。

　　會計檔案由會計機構(gòu)整理立卷，當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)臨時保管1年，再移交單位檔案管理機構(gòu)集中保管。因工作需要推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意，最長不得超過2年。

　　音像文件在相關(guān)活動結(jié)束或告一段落后3個月內(nèi)整理歸檔。

　　電子文件實時進行邏輯歸檔，并對應(yīng)于紙質(zhì)文件的歸檔時間進行物理歸檔。

　　重大活動形成的文件在該項活動結(jié)束或告一段落后3個月內(nèi)整理歸檔。

　　專業(yè)文件按行業(yè)主管部門的規(guī)定時間整理歸檔，如無規(guī)定，則自行確定歸檔時間，且確定的歸檔時間不得超過2年。

　　重大活動和突發(fā)事件檔案管理制度

　　為確保重大活動和突發(fā)事件檔案收集整理的齊全完整，結(jié)合本單位實際，特制定本制度。

　　重大活動是指在中華人民共和國境內(nèi)外組織舉辦的，對黨和國家、行業(yè)、地方具有重大意義或者重要國際影響的會議、會展、賽事、紀(jì)念、慶典等大型活動；突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或可能造成嚴(yán)重社會危害，需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件。

　　一、收集范圍

　?。ㄒ唬╊I(lǐng)導(dǎo)指示、批示，機構(gòu)成立及分工文件材料，工作制度、預(yù)案、方案、報告、報表、簡報、總結(jié)，會議材料，獎懲材料，大事記、宣傳報道，各單位按照分工或職責(zé)形成的其他文件材料；

　　（二）照片、錄音、錄像；

　?。ㄈI(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體信息；

　　（四）印章、題詞、活動標(biāo)志、證件、證書、紀(jì)念冊、紀(jì)念章、獎杯、獎牌、獎?wù)?、獎狀、牌匾、錦旗等實物檔案；

　?。ㄎ澹┢渌哂斜４胬脙r值的文件材料。

　　二、實施登記

　　負(fù)責(zé)重大活動和突發(fā)事件檔案登記工作的人員應(yīng)當(dāng)做好收集登記和日常管理工作，對重大活動和突發(fā)事件發(fā)生的時間、地點、人員、內(nèi)容等項目全面準(zhǔn)確進行登記，設(shè)置卷夾，將收到的文件分類臨時存放，方便日常利用。

　　三、及時歸檔

　　重大活動和突發(fā)事件結(jié)束后3個月內(nèi)，將所形成的全部文件按規(guī)定整理歸檔，無論是否形成專題檔案，皆需形成專題目錄，由本單位檔案室集中統(tǒng)一管理，其他科室和個人不得據(jù)為己有。

　　檔案整理制度

　　一、檔案整理原則

　　檔案整理工作應(yīng)堅持尊重和維護檔案的本質(zhì)特性，保持檔案文件之間的有機聯(lián)系，充分尊重和利用原有基礎(chǔ)，便于保管和利用。

　　二、檔案整理環(huán)節(jié)

　　檔案整理工作由辦公室組織實施，檔案人員負(fù)責(zé)對各種門類和載體的文件進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　黨務(wù)、行政管理紙質(zhì)文件由辦公室整理歸檔；會計文件由會計機構(gòu)整理歸檔；科技文件、音像文件、電子文件、重大活動形成的文件、專業(yè)文件由相關(guān)科室整理歸檔。

　　三、檔案分類排列

　　（一）文書檔案采用“年度—保管期限”分類；其他門類和載體的檔案按照相應(yīng)的辦法和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，綜合運用“保管期限”“年度”“機構(gòu)（問題）”“工程項目”等方法分類。

　?。ǘ┎煌T類和載體的檔案分別排列；同一門類和載體的檔案按分類方案排列。

　　四、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

　　文書、科技、會計、音像、電子以及專業(yè)等門類檔案，必須分別按照《歸檔文件整理規(guī)則》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》《會計檔案管理辦法》《照片檔案管理規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定整理歸檔。

　　專業(yè)文件按行業(yè)主管部門規(guī)定整理歸檔。

　　五、檔案基本編目

　?。ㄒ唬┌妇矸饷骓椖俊叭诿Q”“類目名稱”“案卷題名”“時間”“保管期限”“件、頁數(shù)”“檔號”等填寫齊全。

　　（二）案卷脊背項目“全宗號”“目錄號”“年度”“案卷號”等填寫齊全。

　?。ㄈn案盒封面和盒脊“全宗名稱”“全宗號”“年度”“保管期限”“起止件號（室）”“盒號”等填寫齊全。

　?。ㄋ模┮跃頌閱挝坏募堎|(zhì)文書檔案采用“全宗號—目錄號—案卷號”編制檔號；以件為單位的紙質(zhì)文書檔案采用“全宗號—檔案類別·年度—保管期限—件號”編制檔號；科技檔案采用“全宗號—目錄號/分類號—案卷號”編制檔號。會計檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案等按照相關(guān)規(guī)定編制檔號。

　?。ㄎ澹┌妇砟夸洝⒕韮?nèi)文件目錄、歸檔文件目錄填寫齊全完整、規(guī)范；機讀目錄符合《文書檔案著錄細(xì)則與機讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》等規(guī)定。

　　檔案保管制度

　　一、嚴(yán)格執(zhí)行“集中統(tǒng)一管理”的檔案工作基本原則。

　　二、檔案人員應(yīng)科學(xué)管理檔案，非檔案管理人員不得進入檔案庫房。

　　三、檔案庫房和檔案柜架適宜檔案的安全保管保護，配備“九防”設(shè)備并按照規(guī)定正確維護和使用。

　　四、按照規(guī)范對各種門類和載體的檔案排列入柜。檔案柜架排放整齊，編制《檔案資料存放示意圖》和檔案柜指引標(biāo)記。

　　五、定期對檔案庫房進行防火、防盜、防有害生物等“九防”安全檢查，做好檢查記錄；堅持每周4次以上測記庫房溫度、濕度，根據(jù)需要采取調(diào)節(jié)措施，確保溫度控制在14℃-24℃、濕度控制在45%-60%之間；定期檢查維護檔案庫房設(shè)施設(shè)備，確保正常運轉(zhuǎn)；定期清掃除塵，保持庫房清潔；定期采取措施，防治鼠蟲霉等。

　　六、檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關(guān)的物品。

　　檔案利用制度

　　一、凡查（借）閱檔案者，應(yīng)如實填寫《檔案利用登記表》。

　　二、本單位人員因工作需要查（借）閱檔案按以下規(guī)定辦理：

　?。ㄒ唬┎椋ń瑁╅喴话銠n案的，需經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意。

　?。ǘ┎椋ń瑁╅嘃h組會議記錄、行政辦公會議記錄、有關(guān)控制數(shù)字等需要保密檔案的，需經(jīng)本單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)簽字同意后方可查（借）閱。

　　三、其他單位因工作需要查（借）閱檔案，查（借）閱者須持單位介紹信，重要檔案經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，一般檔案經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可查（借）閱。

　　四、檔案利用一般于工作時間內(nèi)在閱覽室進行。遇特殊情況需借出利用時，須經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。檔案借閱時間不得超過5天，確需繼續(xù)利用的，應(yīng)當(dāng)重新辦理借閱手續(xù)。

　　五、查（借）閱檔案人員不得擅自摘抄、復(fù)印、照相、翻拍檔案或借給他人；不得擅自公布檔案內(nèi)容；不得在檔案上圈點、勾劃、作記號，不得撕毀檔案；不得有其他有可能造成檔案損毀的行為，違者將依法追究責(zé)任。檔案室應(yīng)安裝視頻監(jiān)控設(shè)備。

　　六、檔案人員熱情提供檔案利用服務(wù)，對歸還檔案進行卷數(shù)、頁數(shù)等安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時匯報解決。同時，如實填寫《檔案利用效果登記表》。

　　檔案統(tǒng)計移交制度

　　一、機關(guān)檔案室應(yīng)當(dāng)建立完善統(tǒng)計制度，對所保管不同形式檔案、檔案年度整理、檔案年度出入庫、檔案設(shè)施設(shè)備、檔案查閱利用、檔案移交進館、檔案鑒定銷毀、檔案信息化、檔案工作人員、檔案社會化服務(wù)等情況定期統(tǒng)計并建立臺賬。

　　二、統(tǒng)計結(jié)果以紙質(zhì)和電子版兩種形式保存，數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確、完整。

　　三、按要求及時向檔案工作主管部門報送檔案工作統(tǒng)計調(diào)查表。

　　四、根據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，按照市檔案局、市檔案館的統(tǒng)一安排，向市檔案館移交符合檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的檔案及其他資料。移交時，應(yīng)當(dāng)同時移交檢索工具、編研成果，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)與檔案原件一并移交；移交前，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。

　　五、檔案人員調(diào)離工作崗位，必須辦理移交手續(xù)，編制交接清單，交接雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄清點核對，與見證方一同在交接清單上簽字。遇有“賬實不符”的情況，應(yīng)查明原因、分清責(zé)任、及時處理。

　　檔案鑒定銷毀制度

　　一、根據(jù)本單位工作的需要和為國家積累歷史文化經(jīng)濟等財富的需要，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，準(zhǔn)確地確定檔案的保存價值。

　　二、由本單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)科室負(fù)責(zé)人組成檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全面負(fù)責(zé)本單位檔案鑒定銷毀工作。辦公室負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)，檔案人員按照職責(zé)參加鑒定銷毀工作并對會計檔案、科技檔案的鑒定銷毀工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　三、鑒定檔案的價值要根據(jù)本單位《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》進行。應(yīng)當(dāng)定期對達(dá)到保管期限的檔案進行鑒定處置。鑒定工作應(yīng)當(dāng)在檔案工作協(xié)調(diào)機制下進行，由辦公室負(fù)責(zé)人主持，檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組開展工作，必要時可邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。

　　四、檔案鑒定工作采用由鑒定人員對案卷逐卷逐件分析、研究的方法進行，鑒定結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)形成鑒定工作報告。對仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并做出標(biāo)注；對確無保存價值的檔案，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定程序予以銷毀。

　　五、嚴(yán)格遵守《機關(guān)檔案管理規(guī)定》關(guān)于檔案銷毀的要求。經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀。

　?。ㄒ唬C關(guān)檔案室編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責(zé)任者、題名、形成時間、應(yīng)保管期限、已保管時間和銷毀時間等內(nèi)容，按檔案工作協(xié)調(diào)機制報請審核批準(zhǔn)。

　?。ǘ┍締挝环止軝n案工作領(lǐng)導(dǎo)、辦公室負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案部門經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人均應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽署意見。

　?。ㄈ┍締挝粰n案部門組織檔案銷毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應(yīng)當(dāng)永久保存。

　?。ㄋ模n案銷毀應(yīng)當(dāng)在指定場所進行。電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質(zhì)外，還應(yīng)當(dāng)確保電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷毀時應(yīng)當(dāng)留存電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件元數(shù)據(jù)，并在管理過程元數(shù)據(jù)、審計日志中自動記錄銷毀活動。涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

　　資料收集制度

　　一、收集范圍

　?。ㄒ唬┓从潮締挝徊煌瑲v史時期各種史料、刊物、志書、大事記、年鑒、歷史沿革、機構(gòu)沿革。

　　（二）與本單位各項工作有關(guān)的政策法規(guī)匯編及其他文件匯編，各類統(tǒng)計資料，內(nèi)部通訊。

　?。ㄈ┫到y(tǒng)反映本單位活動編輯的簡報。

　　（四）字典、百科全書、專業(yè)辭典、手冊等工具書。

　　（五）有選擇地收藏一部分革命領(lǐng)袖著作以及其他資料。

　　二、收集方法

　　檔案工作人員應(yīng)掌握本單位編印發(fā)行資料的信息，及時將資料收進檔案室；根據(jù)利用工作反饋信息收集，或向領(lǐng)導(dǎo)建議訂購相關(guān)資料。

　　三、資料整理

　　本單位檔案室收集的資料，應(yīng)根據(jù)《中國圖書資料分類法》，結(jié)合運用作者（出版者）、內(nèi)容、時間、載體形式等特征進行分類、排列、整理和編制目錄、索引。

　　四、資料管理

　?。ㄒ唬┵Y料由檔案人員負(fù)責(zé)管理。

　?。ǘ┓步栝嗁Y料，應(yīng)當(dāng)辦理登記手續(xù)。

　　（三）借閱者應(yīng)愛護各類資料，按期歸還。如丟失、損壞，應(yīng)照價賠償。

　　電子文件歸檔與管理制度

　　一、歸檔電子文件應(yīng)與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。電子文件歸檔管理應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)，具體承辦電子文件歸檔工作。本單位檔案室負(fù)責(zé)全過程管理。

　　二、本單位主要活動產(chǎn)生的電子文件，具有重要憑據(jù)、依據(jù)和參考利用價值的，應(yīng)按要求歸檔。重點收集定稿電子文件、正式電子文件。此外還包括數(shù)據(jù)文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、計算機程序、多媒體文件等。

　　三、電子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔，并以物理歸檔為主。

　　四、實施邏輯歸檔時，具體經(jīng)辦人完成電子文件歸檔操作；檔案人員參與設(shè)備更新時的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作并作更新記錄，會同計算機系統(tǒng)管理人員設(shè)定查詢歸檔電子文件權(quán)限；網(wǎng)絡(luò)管理人員應(yīng)把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計算機服務(wù)器，采取可靠的備份措施；檔案人員、網(wǎng)絡(luò)管理人員要及時清理計算機或網(wǎng)絡(luò)上重復(fù)的電子文件。

　　五、實施物理歸檔時，歸檔電子文件存儲的載體應(yīng)注明是否經(jīng)過檢毒和消毒處理，有隱患的數(shù)據(jù)文件不得歸檔；電子文件按年度—保管期限分類；歸檔電子文件經(jīng)分類排列后，應(yīng)著錄標(biāo)引，編制機讀目錄和檔號。

　　六、各電子文件的形成科室應(yīng)定期對歸檔范圍的電子文件制作脫機備份。歸檔電子文件一式三套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。需永久、長期保存的電子文件，應(yīng)制作紙質(zhì)版本并歸檔；轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)版本的，應(yīng)及時歸入相應(yīng)門類的紙質(zhì)檔案進行管理。

　　七、歸檔電子文件應(yīng)直立存放于防磁柜中，溫度控制在17℃—20℃，相對濕度控制在35%—45%，距離強磁物10米以上。

　　八、歸檔電子文件，每年抽檢一次，發(fā)現(xiàn)問題及時采用復(fù)制的方式補救，但原載體保留時間不少于四年。對歸檔電子文件的復(fù)制采用只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤等，禁用軟磁盤。

　　九、檔案室配備與業(yè)務(wù)部門相互兼容的計算機軟、硬件系統(tǒng)，保證歸檔電子文件有效識讀，封存的歸檔電子文件不得利用和外借。

　　十、銷毀歸檔電子文件，需經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，有關(guān)業(yè)務(wù)科室和檔案室審核，編制銷毀清冊，并確保載體與信息徹底銷毀。

　　檔案保密制度

　　一、檔案工作人員和利用人員要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保密法》《中華人民共和國檔案法》《保密守則》等有關(guān)規(guī)定，增強保密意識，嚴(yán)守保密紀(jì)律，確保檔案安全。

　　二、檔案、資料的查（借）閱和摘抄、復(fù)印，要嚴(yán)格按照《檔案利用制度》進行。

　　三、檔案人員不得擅自將檔案、資料外借或帶出檔案室，更不能擅自幫助別人復(fù)制、摘抄檔案，必須復(fù)制和摘抄的應(yīng)逐級請示，并須經(jīng)原定密機關(guān)批準(zhǔn)，堅決杜絕失泄密事件發(fā)生。

　　四、利用檔案的人員必須遵守保密工作制度，不得擅自進入檔案庫房，不得翻看與查閱檔案無關(guān)的內(nèi)容，不得泄露檔案工作相關(guān)秘密。

　　五、堅持檔案保密檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時處理，若發(fā)現(xiàn)檔案遺失、失泄密事件，及時采取補救措施，認(rèn)真追查責(zé)任，嚴(yán)肅處理。

　　六、定期組織檔案庫房安全檢查，開展保密教育和保密培訓(xùn)。