以下內(nèi)容來(lái)源國(guó)家檔案局發(fā)布《探索文件檔案管理軟件和電子檔案管理新模式研究報(bào)告》，編輯整理分期發(fā)布，便于大家參考、學(xué)習(xí)，有任何問(wèn)題，敬請(qǐng)?jiān)谖恼伦钕路健傲粞浴薄?/p>

　　第一部分詳見我國(guó)電子文件歸檔和電子檔案管理基本情況和主要問(wèn)題

　　第二部分詳見國(guó)外電子文件歸檔和電子檔案管理主要情況

　　第三部分詳見創(chuàng)新電子文件歸檔和電子檔案管理模式

　　完善技術(shù)方案，設(shè)計(jì)電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)四大工具

　　為了有效解決電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的數(shù)據(jù)異構(gòu)問(wèn)題所造成的電子文件接收難、電子檔案管理難、利用難和長(zhǎng)期保存難。課題組設(shè)計(jì)了電子檔案收集、管理和利用過(guò)程的四大工具。

　　1、通用數(shù)據(jù)采集工具一一解決電子文件接收難

　　通用數(shù)據(jù)采集工具可以根據(jù)需要對(duì)其他信息系統(tǒng)目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，以滿足電子文件收集積累的要求數(shù)據(jù)采集工具提供基于數(shù)據(jù)層和邏輯層二種數(shù)據(jù)采集方法，相輔相成，可以完成不同情況下的數(shù)據(jù)采集任務(wù)。

　　數(shù)據(jù)采集工具的架構(gòu)示意圖如下所示：

　　整個(gè)采集工具由四部分功能組成：

　　一是數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能：可實(shí)現(xiàn)各種格式電子文件和源系統(tǒng)各種數(shù)據(jù)包(XML、Excel、DBF、等)的匹配及導(dǎo)入;

　　二是數(shù)據(jù)管道功能:可以連接各種常見數(shù)據(jù)庫(kù)(如Oracle、MS SQL Server等)，并可進(jìn)行源系統(tǒng)和目標(biāo)系統(tǒng)的字段匹配以及異構(gòu)數(shù)據(jù)導(dǎo)入;

　　三是程序調(diào)用接口功能:針對(duì)電子文件形成源系統(tǒng)提供的各種程序調(diào)用接口(Web Part、DLL、OCX、JavaBean等)，可實(shí)現(xiàn)封裝和調(diào)用，并從中獲取數(shù)據(jù);

　　四是數(shù)據(jù)交換引擎功能:規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)交互方式，使構(gòu)筑在數(shù)據(jù)交換引擎之上的信息系統(tǒng)可以遵循統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交互標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。

　　2、電子檔案文件格式轉(zhuǎn)換工具——解決電子檔案管理難

　　電子文件的類型主要可分為文本文件、圖形文件、圖像文件、音頻文件和視頻文件等五大類，各類文件又有不同的文件格式，如:文本文件就有DOC、XLS、TXT、WPS、XML等多種格式和多種版本。各種文件格式和版本一般都需要特定的閱讀軟件，可以想象，各類文件多達(dá)幾百種的格式將對(duì)各單位電子檔案的管理工作造成諸多困擾，隨著格式的日益繁多，給電子文件的長(zhǎng)期可讀和有效利用帶來(lái)嚴(yán)重威脅。

　　為了解決這一問(wèn)題，通過(guò)集成電子檔案文件格式轉(zhuǎn)換工具，盡可能地將各種檔案文件格式轉(zhuǎn)換為適合管理、能夠長(zhǎng)期有效保存并且方便利用的格式，為電子文件的歸檔、電子檔案的管理和長(zhǎng)期有效利用提供方便。

　　按照《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》(DA/T47-2009)中的要求，電子檔案文件長(zhǎng)期保存格式的選型必須滿足10項(xiàng)基本條件，經(jīng)過(guò)對(duì)各種常見格式的選型，最終選擇PDF、JPG、Tiff、MP3、和MP4等5種格式作為檔案文件格式轉(zhuǎn)換的目標(biāo)格式。五種類別的若干種文件格式，將通過(guò)格式轉(zhuǎn)換工具被轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的目標(biāo)文件格式，轉(zhuǎn)換對(duì)應(yīng)關(guān)系如下圖所示：

　　在實(shí)際安裝部署過(guò)程中，電子檔案格式轉(zhuǎn)換工具一般安裝在一臺(tái)獨(dú)立的文件格式轉(zhuǎn)換服務(wù)器中，以后臺(tái)服務(wù)的方式運(yùn)行。轉(zhuǎn)換服務(wù)采用輪詢機(jī)制監(jiān)控指定目錄，并將指定目錄下的源文件(待轉(zhuǎn)換文件)轉(zhuǎn)換成目標(biāo)文件，轉(zhuǎn)換時(shí)根據(jù)要求同時(shí)完成文件合并、OCR識(shí)別等操作，如下圖所示：

　　3、離線備份工具——解決電子檔案長(zhǎng)期保存難

　　目前，影響電子檔案長(zhǎng)期保存的主要問(wèn)題有自然災(zāi)害、人為原因、系統(tǒng)故障、保存載體壽命等，開展電子檔案的離線備份、復(fù)制多套副本、進(jìn)行異地保存將有效減少以上問(wèn)題所帶來(lái)的電子檔案損失。

　　但是，一般的系統(tǒng)備份工具較為專業(yè)，操作上需要一定的信息技能;備份數(shù)據(jù)對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境的依賴性較高，難以適應(yīng)電子檔案的備份需求，為維護(hù)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，課題組通過(guò)高線備份工具，利用物理組盤、文件加密、標(biāo)簽打印、脫機(jī)查詢及只讀光盤防數(shù)據(jù)刪改等功能，為檔案部門實(shí)施電子檔案離線備份、封裝和交換提供簡(jiǎn)單易行的工具，使電子檔案的長(zhǎng)期保存問(wèn)題簡(jiǎn)單化。

　　該工具的主要功能如下：

　　(1)物理組盤功能。將電子檔案按照一定的規(guī)律自動(dòng)匯集，在文件服務(wù)器上生成一張指定載體(如光盤)大小容量的文件夾，該文件夾名稱與生成的載體編號(hào)相對(duì)應(yīng)，同時(shí)在文件夾下生成電子檔案文件目錄、載體標(biāo)簽，以便實(shí)現(xiàn)光盤刻錄和載體備份。

　　(2)備份制作功能。工具內(nèi)置FTP下載軟件和光盤刻錄軟件，首先可以快速地從文件服務(wù)器中下載物理組盤形成的文件目錄，同時(shí)可以方便的驅(qū)動(dòng)客戶機(jī)上的存儲(chǔ)設(shè)備，如光驅(qū)等，完成備份制作功能。

　　(3)標(biāo)簽打印功能。當(dāng)客戶機(jī)上安裝了標(biāo)簽打印設(shè)備時(shí)，系統(tǒng)可以自動(dòng)驅(qū)動(dòng)設(shè)備完成存儲(chǔ)載體表面的標(biāo)簽制作。

　　(4)脫機(jī)瀏覽功能。工具內(nèi)置電子文件離線瀏覽功能，在備份制作的同時(shí)，將脫機(jī)瀏覽程序保存到載體中，這樣管理人員在瀏覽電子檔案時(shí)可以啟動(dòng)脫機(jī)瀏覽程序?qū)崿F(xiàn)對(duì)存儲(chǔ)載體中電子案的查詢和瀏覽，不需要文件形成源系統(tǒng)的支持，大大方便了用戶操作。

　　電子檔案離線瀏覽工具符合國(guó)家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》(檔發(fā)[2012]7號(hào))的結(jié)構(gòu)要求，支持光盤瀏覽和預(yù)裝打開兩種瀏覽模式。其中，光盤瀏覽模式將有效實(shí)現(xiàn)內(nèi)置光盤脫機(jī)瀏覽，而預(yù)裝打開瀏覽模式需要采用手工選擇電子檔案包的方式瀏覽電子檔案。

　　4、電子檔案通用瀏覽器——解決電子檔案利用難

　　轉(zhuǎn)換后的五類電子檔案仍需要8種文件格式瀏覽器才能利用。為了降低電子檔案對(duì)特定格式瀏覽器的依賴，利用電子檔案通用瀏覽器實(shí)現(xiàn)支持多種文件格式瀏覽的功能，將有效緩解電子檔案利用難。電子檔案通用瀏覽器的實(shí)質(zhì)是針對(duì)每一種電子檔案文件格式開發(fā)相應(yīng)的瀏覽插件。當(dāng)用戶利用電子檔案通用瀏覽器訪問(wèn)電子檔案文件時(shí)，瀏覽器自動(dòng)調(diào)用對(duì)應(yīng)的文件瀏覽插件進(jìn)行瀏覽。

　　該工具還具有格式注冊(cè)功能，如果在電子檔案文件通用瀏覽器插件庫(kù)中沒(méi)有該插件，或者出現(xiàn)一種新的文件格式，則可增加新的瀏覽插件。通過(guò)集成電子檔案通用瀏覽器，有效避免了瀏覽多格式電子檔案時(shí)需要保存多種支撐軟件的困擾，并在文件瀏覽時(shí)提供安全可靠的保障。