按照干部人事檔案管理工作要求，整理人事檔案規(guī)格從注重實踐、服務(wù)一線的目的出發(fā)，主要介紹干部人事檔案整理的方法，并在“分類"步驟中對人事檔案所包含的十類常見材料的收集范圍進行舉例說明，對干部人事檔案有一個直觀的了解和基本認識。

　　整理人事檔案規(guī)格

　　干部人事檔案整理方法

　　人事檔案的整理，是指根據(jù)一定的原則和方法，將收集起來的檔案材料，以個人為單位，進行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂等，使之成為系統(tǒng)化和條理化的專門案卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對檔案內(nèi)容進行補充。

　　第一步鑒別

　　歸檔時限：自材料形成之日起一個月內(nèi)按要求送交干部人事檔案管理部門歸檔并履行移交手續(xù)。

　　第二步分類

　　第三步排序

　?。ㄒ唬┐_定排序方法，具體有兩種：

　　（二）編寫頁碼

　　每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆對每份材料編寫類號和頁碼。

　　頁碼編寫時注意事項：

　　第四步編目

　　分類、排序完成以后，檔案材料從實體上來說就已經(jīng)形成了一個體系，編目就是要把這種體系體現(xiàn)出來。卷內(nèi)目錄置于一卷之首，是檔案內(nèi)容的綱目和查閱的索引。

　　提示：

　　書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。

　　目錄編寫完畢后，要認真核對，避免出錯。

　　第五步技術(shù)加工

　　技術(shù)加工的范圍：

　　1、對紙張破損或字跡不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進行復(fù)制。

　　2、幅面過大的檔案材料應(yīng)進行折疊。

　　3、幅面過小的材料應(yīng)進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。比如學(xué)歷證明復(fù)印件，畢業(yè)報到證，學(xué)生成績冊等，幅面太小，無法裝訂，應(yīng)當在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張，以方便裝訂。

　　提示：

　　一是檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當拆除，目的是防止氧化生銹，影響材料保存。

　　二是禁止將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連。為方便檔案利用和后續(xù)材料補充，每份檔案材料在整理時必須保證各自獨立。

　　第六步裝訂

　　1、檔案目錄置于卷首，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。

　　2、裝訂時只要求檔案材料左邊、下邊對齊，不刻意追求“四邊齊”。在左側(cè)打孔裝訂，一般應(yīng)留夠25mm的裝訂邊。做到結(jié)實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。

　　打孔壓字的正確做法：先加邊，再打孔。

　　3、選擇厚度適宜的檔案卷夾。目前使用的干部檔案卷夾厚度一般有3種規(guī)格：25mm、35mm、45mm，各單位根據(jù)所管理檔案的實際情況進行選擇。