人事電子檔案管理系統(tǒng)，從功能上來說，2號人事部的員工檔案管理功能肯定是很好用的，因?yàn)槲乙恢倍荚谟弥?，只需要簡單的把檔案信息和附件填寫上傳后，就能很迅速生成對于的員工電子檔案，而且可以隨時查看，云服務(wù)系統(tǒng)就是好用、方便。

　　人事電子檔案管理系統(tǒng)

　　01、目的和適用范圍

　　為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，以使員工的檔案得到妥善處理和保存，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于XX公司（以下簡稱公司）所屬各單位及全體員工。

　　02、規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

　　中央組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》

　　中央組織部《干部檔案工作條例》

　　中央組織部《干部檔案整理工作細(xì)則》

　　03、基本職責(zé)

　　3.1保管好人事檔案，為公司積累人事檔案史料。

　　3.2收集、鑒別和整理人事檔案。

　　3.3辦理人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞。

　　3.4登記干部職務(wù)的變動情況。

　　3.5為有關(guān)部門提供檔案材料的情況。

　　3.6做好人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作。

　　3.7完成人事檔案管理的其他工作。

　　04、檔案的安全保密

　　4.1檔案室應(yīng)達(dá)到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫的“六防”要求。

　　4.2管檔人員因工作變動，事先應(yīng)把工作移交好，辦好交接手續(xù)方能離開工作崗位。

　　4.3檔案室和閱檔室內(nèi)，嚴(yán)禁吸煙和放置易燃、易爆等妨礙檔案安全的物品。

　　4.4保管的人事檔案必須登記造冊并建立電子存放臺賬。

　　4.5工作人員離開庫房時要關(guān)燈，鎖好門窗。

　　4.6人事檔案是黨的機(jī)密，無關(guān)人未經(jīng)允許一律不得進(jìn)入檔案室。

　　4.7檔案工作人員，不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)撚嘘P(guān)人事檔案的內(nèi)容。

　　4.8嚴(yán)禁任何個人私自保存他人的檔案和本人的檔案。

　　4.9不準(zhǔn)用電話索取或提供有關(guān)人事檔案的全面或部分情況。

　　4.10不準(zhǔn)任何人攜帶檔案及檔案材料進(jìn)入公共場所和娛樂場所。

　　4.11檔案工作中須銷毀的材料不得隨意丟棄，一律統(tǒng)一銷毀。

　　05、檔案的收集

　　5.1為使人事檔案能全面的反映公司員工的歷史和現(xiàn)實(shí)情況，有效地為人事工作服務(wù)，必須按《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求、經(jīng)常地將反映企業(yè)員工“德、能、勤、績、廉”的材料收集歸檔，逐步完善人事檔案內(nèi)容。

　　5.2凡在公司內(nèi)各部門形成的人事檔案歸檔材料，應(yīng)在材料形成當(dāng)年內(nèi)報送檔案管理人員；在公司外形成的反映員工情況的材料，個人主動送交檔案管理人員。

　　5.3組織、人事管理部門可根據(jù)工作需要和檔案缺少材料的情況，適時布置填寫干部履歷表、自傳等并及時將這些材料補(bǔ)充入人事檔案。

　　5.4人事檔案管理部門對送交來的歸檔材料，要認(rèn)真進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)材料不齊全，內(nèi)容不真實(shí)，手續(xù)不完備等不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時通知材料形成部門或者個人，補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)，形成材料的部門或者個人應(yīng)按規(guī)定認(rèn)真辦理。

　　5.5公司員工入黨轉(zhuǎn)正后，相關(guān)入黨材料需轉(zhuǎn)入人事檔案管理部門整理歸檔。

　　5.6移交人事檔案材料需進(jìn)行登記，必要時移交部門需提供相關(guān)的材料明細(xì)清單。

　　06、檔案的鑒別與歸檔

　　6.1凡收集的材料，在歸檔前必須經(jīng)過認(rèn)真審查、鑒別，使歸檔材料的內(nèi)容真實(shí)、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備，符合歸檔要求。

　　6.2未經(jīng)鑒別，任何人都不得擅自銷毀人事檔案材料，不得私自將不屬歸檔范圍的材料歸檔或從人事檔案中撤出材料。

　　6.3凡屬于下列情況之一的材料，不得歸入人事檔案：

　　6.3.1屬于“同名異人”、“張冠李戴”或?qū)ο蟛幻鞔_的材料。

　　6.3.2屬于本人的但不需歸檔的材料，如結(jié)婚證書、學(xué)生證、一般性學(xué)術(shù)論文、筆記本等。

　　6.3.3屬于來往文書、資料、大小字報、會議記錄等材料。

　　6.3.4凡規(guī)定應(yīng)由組織蓋章而未蓋章，應(yīng)由本人簽字而未簽字，應(yīng)說明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)時間和文號而未說明等不完備的材料。

　　6.4凡是人事檔案材料歸檔或從人事檔案中撤出材料，必須由專人把關(guān)，對比較重要材料的取舍，應(yīng)請示主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　6.5凡歸檔的材料必須用鋼筆或毛筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。

　　6.6經(jīng)鑒別應(yīng)銷毀的人事檔案材料要進(jìn)行登記，履行批準(zhǔn)手續(xù)后方可銷毀。

　　6.7鑒別歸檔是一項日常業(yè)務(wù)，應(yīng)不定期地進(jìn)行。

　　07、檔案的查（借）閱

　　7.1本人及其親屬辦理公證、訴訟取證等有關(guān)個人合法權(quán)益保障的事項,可以提請查閱本人及其親屬檔案。

　　7.2人事檔案一般不借出查閱，特殊情況必須借出使用時，需要在集團(tuán)OA填寫《檔案資料借閱申請單》，經(jīng)主管人事檔案的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)，借用單位要注意保密，妥善保管，不得交無關(guān)人員翻閱和轉(zhuǎn)借他人。借閱時間一般不得超過2天。

　　7.3查閱借用檔案的單位和個人，不得擅自摘抄、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。如因工作需要從中取證的，應(yīng)事先征得檔案部門同意，方可摘抄、復(fù)制、拍攝。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，對違反者，視情節(jié)輕重予批評教育，紀(jì)律處分直至追究法律責(zé)任。

　　7.4查閱檔案時要注意愛護(hù)材料，嚴(yán)禁在檔案材料附近喝水、吸煙等，以免污損檔案材料；嚴(yán)禁拆卸、涂改、勾圈、批注、折疊、撤換檔案材料。

　　7.5查閱后需作旁證的，摘錄材料應(yīng)與原文核對無誤后，寫明材料出處和日期，并加蓋公章。

　　08、檔案的檢查與核對

　　8.1為確保人事檔案的完整與安全，要不定期地對人事檔案和保管檔案的物質(zhì)條件進(jìn)行檢查核對。

　　8.2檢查核對工作由人事檔案管理人員負(fù)責(zé)，必要時可請部門業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人參加。

　　8.3定期檢查核對，每年進(jìn)行一次，檢查核對的內(nèi)容：

　　8.3.1檔案室和檔案柜是否符合保管要求。

　　8.3.2人事檔案的保護(hù)制度是否健全，措施是否得力，工作中是否存在隱患。

　　8.3.3收集材料的工作是否及時，該收的材料是否收集齊全，收集到的材料是否已經(jīng)補(bǔ)充到檔案中。

　　8.3.4管理的干部檔案是否與主管權(quán)限一致。

　　8.3.5人事檔案底冊所記載的和實(shí)際存放的人事檔案數(shù)量是否一致。

　　8.4不定期檢查核對可隨時進(jìn)行，遇到下列情況，應(yīng)及時進(jìn)行：

　　8.4.1發(fā)生地震、水災(zāi)、火災(zāi)和被盜等突然事件的時候。

　　8.4.2發(fā)現(xiàn)檔案已經(jīng)霉變或生蟲等現(xiàn)象時候。

　　8.4.3懷疑檔案可能丟失的時候。

　　8.4.4管理檔案人員更換，需要辦理移交手續(xù)的時候。

　　8.5檢查核對工作要認(rèn)真細(xì)致，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)匯報，及時采取措施，解決所發(fā)現(xiàn)的問題。

　　09、檔案轉(zhuǎn)遞

　　9.1人事檔案管理部門，在接到人事調(diào)動、任免通知后應(yīng)將調(diào)出的人事檔案整理好，轉(zhuǎn)給接收單位的人事檔案主管部門。

　　9.2轉(zhuǎn)遞人事檔案，必須經(jīng)過嚴(yán)格密封，通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人遞送，原則上不得將人事檔案交本人自帶或公開郵寄。

　　9.3轉(zhuǎn)出檔案，要求齊全完整。轉(zhuǎn)出時不得截留檔案材料或?qū)n案材料分割轉(zhuǎn)出。

　　9.4轉(zhuǎn)遞人事檔案必須詳細(xì)填寫《檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單》；檔案轉(zhuǎn)出后要及時登記《人事檔案轉(zhuǎn)出登記表》。

　　9.5收到檔案的單位，經(jīng)核對無誤后要在回執(zhí)上簽字蓋章并及時返回；逾期未返回，轉(zhuǎn)出單位要進(jìn)行追查，以防丟失。

　　9.6為避免檔案與干部管理脫節(jié)，檔案要隨干部管理權(quán)限的變化及時轉(zhuǎn)遞。

　　10、檔案整理

　　10.1干事檔案必須按照中央組織部頒發(fā)的《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》所規(guī)定的原則、要求和方法進(jìn)行整理。

　　10.2整理人事檔案，事先要收集好人事檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、職務(wù)變動登記表、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)等必需的物品和工具。

　　10.3整理人事檔案要做到：對收集來的人事檔案材料認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。

　　10.4人事檔案整理工作人員，要熟悉整理工作的有關(guān)規(guī)定，掌握人事檔案工作的專業(yè)知識，整理工作中的基本方法和技巧，認(rèn)真負(fù)責(zé)做好整理工作。

　　10.5人事檔案整理工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密，切實(shí)做好防火工作。

　　10.6在整理工作中，不得私自涂改，抽取或偽造檔案材料，不得擅自處理或銷毀檔案材料。按規(guī)定剔出的檔案材料，需進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別視情況予以處理。