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第一條為確保檔案外包服務(wù)方案過程中檔案實體和信息安全,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《陜西省檔案條例》《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》《陜西省檔案中介機構(gòu)備案管理辦法》等法律法規(guī),結(jié)合我市實際,制定本實施細則。
第二條檔案服務(wù)外包指將一部分檔案工作交由社會機構(gòu)管理,委托其為本單位提供檔案服務(wù)的行為。
第三條檔案服務(wù)外包范圍為檔案整理、寄存、數(shù)字化、管理咨詢、開發(fā)利用、銷毀。
第四條本實施細則適用于我市機關(guān)企事業(yè)單位開展檔案服務(wù)外包工作,中省駐安單位可參照執(zhí)行。
第五條檔案服務(wù)外包對象應(yīng)為已在檔案行政管理部門備案的檔案服務(wù)機構(gòu)。
第六條本單位檔案工作分管領(lǐng)導是服務(wù)外包中檔案安全第一責任人,承辦科室負責人、檔案人員是直接責任人。
第七條堅持預防為主、全程監(jiān)控原則確保檔案安全。
第八條檔案服務(wù)外包應(yīng)通過簽訂合同建立委托與被委托關(guān)系。合同中應(yīng)明確雙方檔案安全、保密的責任與義務(wù),應(yīng)明確檔案服務(wù)機構(gòu)中級職稱人員在操作方案制定、初步實施、檢查驗收階段必須到場。
第九條本單位應(yīng)明確一名以上熟悉檔案業(yè)務(wù)的在職干部職工負責日常監(jiān)管、業(yè)務(wù)把關(guān)、人員行為管理。
第十條本單位負責登記備案承辦檔案服務(wù)機構(gòu)作業(yè)人員信息,并與服務(wù)機構(gòu)或作業(yè)人員簽訂保密合同。
第十一條本單位負責提供檔案服務(wù)場所、存儲設(shè)備,裝配全程監(jiān)控,建立管理制度,封閉設(shè)備下載端口,嚴禁將手機、硬盤等存儲、拍攝設(shè)備帶入操作場所,健全人防、物防、技防安全措施。
第十二條本單位負責對檔案服務(wù)機構(gòu)接觸檔案資料進行登記造冊,在歸還、移交時逐一校驗核對。
第十三條本單位依法管理涉密檔案,嚴禁交由檔案服務(wù)機構(gòu)接觸。不宜公開檔案資料,嚴禁交由無涉密資質(zhì)檔案服務(wù)機構(gòu)接觸。
第十四條檔案服務(wù)外包工作結(jié)束后,由本單位組織熟悉檔案業(yè)務(wù)人員按照檔案工作標準規(guī)范,開展檢查驗收,形成驗收意見。
第十五條本單位檔案服務(wù)外包實施前向同級檔案行政管理部門備案報告。
第十六條市、縣檔案行政管理部門負責本級檔案服務(wù)外包過程中安全執(zhí)法檢查,以及將檔案服務(wù)機構(gòu)人員納入業(yè)務(wù)培訓范圍。
第十七條有下列行為之一的,由本級檔案行政管理部門責令限期改正;情節(jié)嚴重的,依法給予行政處罰;有違法違紀行為的,依據(jù)《檔案違法違紀行為處分規(guī)定》處理。
(一)將檔案帶出本單位交由檔案服務(wù)機構(gòu)管理的(不包括依法開展的寄存行為);
(二)未履行全過程安全監(jiān)管責任的;
(三)造成檔案實體或信息安全事故的;
(四)不宜公開檔案交由檔案服務(wù)機構(gòu)接觸管理的;
(五)其他違法違紀行為。
第十八條本實施細則由安康市檔案局負責解釋。
第十九條本實施細則自發(fā)布之日起施行。