檔案的管理工作不僅僅是文員類(lèi)崗位應(yīng)該學(xué)習(xí)并專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)利，所有的工作崗位都應(yīng)該學(xué)會(huì)這項(xiàng)技能，甚至是普通的家庭中，因?yàn)椴徽撌裁磵徫豢隙ǘ紩?huì)涉及到類(lèi)似文件的整理，只是文員類(lèi)的崗位檔案更多，分類(lèi)更細(xì)致罷了，文檔的處理是一個(gè)文員最基本的職業(yè)素養(yǎng)，那么該如何做好檔案管理工作呢？

　　如何做好檔案管理工作

　　預(yù)先準(zhǔn)備

　　磨刀不誤砍柴工。檔案管理涉及的面繁雜、廣泛，需要行政人預(yù)先做好準(zhǔn)備，才能在后續(xù)整理及管理過(guò)程中有條不紊。

　?、僬J(rèn)識(shí)管理對(duì)象：什么是“檔案”？并非公司經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)出的所有資料，都能稱(chēng)之為檔案噢。行政er應(yīng)理清檔案的概念，才能在實(shí)際工作中，知道該管理什么材料。只有社會(huì)或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式及載體的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)記錄，才能稱(chēng)之為檔案。

　　②明晰管理范圍：該管理哪些？檔案管理涵蓋的范圍很廣，既可涉及品牌宣傳、合作榮譽(yù)、大事件等對(duì)外資料，也可覆蓋戰(zhàn)略規(guī)劃、投資運(yùn)營(yíng)、業(yè)務(wù)評(píng)估等對(duì)內(nèi)材料。與此同時(shí)，文書(shū)規(guī)范性、離任審計(jì)、監(jiān)察資料、無(wú)形資產(chǎn)等管理性質(zhì)的資料，可以轉(zhuǎn)化為檔案的一部分；制度流程、企業(yè)文化等宣傳色彩的材料，也是時(shí)常被歸檔的對(duì)象。

　　分門(mén)別類(lèi)

　　首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然后按照你們長(zhǎng)期使用的類(lèi)別去分類(lèi)，不同的公司不同的崗位分類(lèi)也是不一樣的，舉例說(shuō)明：人事肯定是按照人力的六大模塊進(jìn)行分類(lèi)，如人力資源規(guī)劃；、招聘與配置、培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、績(jī)效管理、薪酬福利管理、勞動(dòng)關(guān)系管理。這是公司級(jí)文件分類(lèi)，人事內(nèi)部部門(mén)會(huì)在按照自己負(fù)責(zé)的模塊進(jìn)行分類(lèi)，意思就是按照你經(jīng)常的需求分類(lèi)。

　　巧用檔案袋

　　檔案袋肯定是必不可少的，因?yàn)闄n案袋上有明細(xì)，有的資料不是一份，根據(jù)時(shí)間有很多，有的是同一個(gè)事件有不同的資料集合，但是他們都是屬于同類(lèi)資料，難么檔案袋的作用就顯而易見(jiàn)了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把里面涵蓋的份數(shù)及基本內(nèi)容寫(xiě)出來(lái)，這樣你需要的時(shí)候直接看檔案袋就可以了，無(wú)需全都翻出來(lái)一個(gè)一個(gè)的找。

　　電腦資料存檔

　　現(xiàn)在不似以前，辦公基本人手一臺(tái)電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應(yīng)該有一份管理清單，這個(gè)清單要記錄的內(nèi)容有時(shí)間，用途，標(biāo)題，份數(shù)，歸檔地以及需求人等相關(guān)信息。

　　常用資料的歸整

　　很多時(shí)候我們的資料是日常性的文件，經(jīng)常用到，甚至是每天都用到，那么我們肯定是放在辦公桌上，這時(shí)候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標(biāo)識(shí)，每次使用時(shí)按照規(guī)定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說(shuō)讓他按照標(biāo)識(shí)自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節(jié)省雙方的時(shí)間。