《企業(yè)檔案管理辦法》國家檔案局、國家經(jīng)委、國家計委聯(lián)合頒布的，該辦法是根據(jù)國務院關于加強企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強企業(yè)檔案工作，更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟效益服務制定的。

　　企業(yè)檔案管理辦法

　　第一條根據(jù)國務院關于加強企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強企業(yè)檔案工作，更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟效益服務，特制定本規(guī)定。

　　第二條企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構成是以科學技術檔案為主體，包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團工作等方面檔案。

　　第三條企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎工作的組成部分，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。

　　第四條企業(yè)檔案工作要堅持集中統(tǒng)一的管理原則。

　　文件材料的形成與歸檔

　　第五條企業(yè)要根據(jù)國家法規(guī)和有關部門的規(guī)定，制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。

　　文件材料的運轉要遵循計劃、生產(chǎn)（施工）、技術、經(jīng)營等項工作（以下簡稱生產(chǎn)活動）和文書處理的程序。

　　第六條企業(yè)生產(chǎn)（施工）活動中形成的科技文件材料（含縮微膠片，照片，錄音、錄像和計算機磁帶等，以下同），由產(chǎn)品試制、科研課題和工程項目負責人指定有關人員負責積累、整理后歸檔。

　　各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務范圍，指定有關人員負責積累、整理后歸檔。

　　第七條企業(yè)文件材料歸檔的基本要求

　　1、歸檔的文件材料必須完整。

　　2、歸檔的文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。

　　3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

　　第八條企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件i材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：

　　1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件，原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調度工作中形成的各種文件材料等。

　　2、經(jīng)營銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息，廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。

　　3、設備儀器方面。有設備儀器的圖樣和技術文件，設備儀器安裝、調試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄，設備改進、改裝和報廢的文件材料等。

　　4、技術管理方面。有質量管理、技術引進、技術改造和標準、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

　　5、計劃統(tǒng)計方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。

　　6、物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。

　　7、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。

　　8、財務管理方面。有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

　　9、教育培訓方面。有干部、職工教育和技術培訓的文件、教材等。

　　10、黨、政、工、團工作方面。有企業(yè)黨務工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團工作和工會工作中的各種文件材料等。

　　11、科學技術研究方面和工程建設方面，按有關規(guī)定執(zhí)行。

　　12、其他方面。

　　第九條歸檔時間

　　1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術項目，在任務完成后或告一段落時，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后，向檔案部門歸檔。

　　2、各項管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定后，向檔案部門歸檔。

　　第十條企業(yè)各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數(shù)。

　　第十一條企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術、經(jīng)營等各項管理程序；列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營等各項活動的工作計劃；列入企業(yè)有關部門的職責范圍和有關人員崗位責任制。

　　第十二條企業(yè)產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗收，必須有檔案部門參加。文件材料不完整、不準確、不系統(tǒng)，不能進行鑒定、驗收。

　　第十三條企業(yè)產(chǎn)品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評獎，歸檔的文件材料是否完整、準確、系統(tǒng)要作為一項考核內容，檔案部門不簽署意見不得申報成果。

　　第十四條企業(yè)新購重要設備儀器和引進項目的文件材料到貨時，有關專業(yè)部門應會同檔案部門檢查驗收文件材料；并及時歸檔。

　　第十五條企業(yè)工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時向檔案部門歸檔。

　　第十六條企業(yè)檔案部門要對企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督、檢查。

　　檔案管理

　　第十七條企業(yè)要建立健全各項檔案管理制度，列入企業(yè)的經(jīng)濟責任制體系，并制定嚴格的考核和獎懲辦法。

　　第十八條檔案分類

　　1、根據(jù)國家和有關部門檔案分類編號的規(guī)定，編制企業(yè)檔案分類編號方法。

　　2、分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

　　3、企業(yè)生產(chǎn)、技術等管理性文件要按其文件內容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設備等類中統(tǒng)一編號。

　　4、常用的分類方法有：

　?。?）按產(chǎn)品型號分類；（2）按設備型號分類；（3）按科研課題分類；（4）按工程項目分類；（5）按專業(yè)性質分類；（6）按組織機構分類；（7）按時間分類。

　　第十九條檔案編目與編制檢索工具

　　1、要編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。

　　2、要根據(jù)需要編制檔案檢索工具，并且進行檔案著錄工作，著錄方法按照國家標準GB3792.5一85《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。

　　第二十條檔案保管

　　1、接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續(xù)。

　　2、存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學和便于查找。

　　3、底圖除修改，送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，認真檢查其修改、補充等情況。底圖存放以平放為宜。

　　4、縮微膠片、照片、磁帶等的保管：

　?。?）存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內?？s微母片和拷貝片應分別存放；

　?。?）膠片庫房應設置在沒有臭氧、氧化氮、硫化氫，二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段，庫房內應設有防火和空氣調節(jié)設施，溫度、濕度應符合規(guī)定的要求。

　　5、要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制，庫藏檔案因移交，作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據(jù)。

　　6、檔案庫房的一般要求：

　?。?）保存檔案必須有專門的庫房，并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施；

　?。?）檔案庫房建設要列入企業(yè)基本建設計劃，庫房建筑設計按照《檔案館建筑設計規(guī)范》執(zhí)行。

　　第二十一條圖紙的修改、補充

　　1、修改已歸檔的圖紙要有經(jīng)過領導批準的圖紙修改、補充通知單。

　　2、修改內容較小時，可直接在圖畫“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變更通知單”，采用“杠改”、“刮改”時應在修改處標注“修改標記”。

　　3、修改內容較多時，應另出新圖代替，原來圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄，并且注明所代替的原圖圖號。作廢的圖紙應注明新圖的編號，根據(jù)需要另行保管。

　　4、整個保管單位內圖紙作廢，由新圖代替時，應重新編制保管單位，并且注明原保管單位編號。原保管單位標注新保管單位的編號后，根據(jù)需要另行保管。

　　第二十二條檔案鑒定

　　1、企業(yè)要根據(jù)國家利有關部門的規(guī)定，編制檔案保管期限表，檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的基本原則是：

　?。?）對企業(yè)有長遠利用價值的檔案應永久保存：

　　（2）對企業(yè)在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；

　?。?）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

　　2、鑒定工作要組織由企業(yè)領導、專業(yè)技術人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對檔案進行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由小組負責人簽名，并且注明鑒定日期。

　　3、鑒定工作應該定期進行，具體由企業(yè)根據(jù)實際需要確定。

　　4、檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，企業(yè)應及時責成有關部門和人員負責修改、補充。

　　5、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊，提出銷毀報告，經(jīng)企業(yè)領導審批，并報送有關檔案管理機關備案。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。

　　第二十三條檔案統(tǒng)計

　　1、企業(yè)檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確、可靠。

　　2、檔案統(tǒng)計主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計，檔案數(shù)量統(tǒng)計，檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計等。

　　第二十四條檔案管理現(xiàn)代化

　　1、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的組成部分，要列入企業(yè)現(xiàn)代化管理的整體計劃中統(tǒng)籌考慮。

　　2、企業(yè)檔案部門要應用現(xiàn)代管理方法。有條件的大中型企業(yè)要逐步應用電子計算機為主，包括縮微技術和先進的監(jiān)控裝置、通訊設施和辦公自動化等現(xiàn)代管理手段。

　　第二十五條檔案管理經(jīng)費按照財政部、國家檔案局（1980）財企字第629號文《關于企業(yè)檔案庫房建設和購置設備所需費用如何列支的規(guī)定》執(zhí)行。

　　第二十六條企業(yè)要按照國家有關規(guī)定向有關檔案館移交有關檔案或復制件。

　　第二十七條企業(yè)破產(chǎn)以后，除設備檔案、基建檔案等隨同實物移交外，其余檔案應向有關檔案館移交。

　　檔案信息開發(fā)利用

　　第二十八條企業(yè)檔案信息開發(fā)利用是企業(yè)檔案管理的一項重要內容，開發(fā)工作主要是指對生產(chǎn)、技術和經(jīng)營管理的檔案信息開發(fā)。檔案信息開發(fā)利用要重點服務于改善企業(yè)經(jīng)營管理、提高產(chǎn)品質量、降低物質消耗和增加經(jīng)濟效益等方面。

　　第二十九條企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的幾種形式

　　1、在企業(yè)內部實行檔案開架閱覽。

　　2、編制并交流檔案目錄。

　　3、對檔案進行加工整理，匯編專題資料或編制產(chǎn)品、科研成果、基建工程簡介、文摘和數(shù)據(jù)手冊、圖表手冊、市場信息、用戶反映、國內外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等。

　　第三十條企業(yè)檔案開發(fā)與提供利用，必須嚴格執(zhí)行保密制度。

　　第三十一條對于積極主動開發(fā)與提供利用檔案，為發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)、提高產(chǎn)品質量、降低物質消耗和增加經(jīng)濟效益等做出貢獻的人員，企業(yè)應給予表揚和獎勵。獎勵辦法按國家有關規(guī)定執(zhí)行。

　　檔案管理體制

　　第三十二條企業(yè)檔案管理涉及生產(chǎn)活動和黨、政、群等各個部門，應由一位副廠長（副經(jīng)理）分工領導，并且列入企業(yè)領導議事日常，作為考核企業(yè)領導人政績的一部分。

　　第三十三條要加強和充實企業(yè)檔案管理機構，集中統(tǒng)一管理企業(yè)檔案工作。有條件的大型企業(yè)要建立企業(yè)檔案館或企業(yè)檔案資料信息中心。

　　第三十四條企業(yè)檔案部門是企業(yè)檔案、資料的貯存基地和利用中心，負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、管理企業(yè)的檔案、資料工作。

　　第三十五條檔案管理人員

　　1、企業(yè)要配備適應檔案、資料工作需要的專職檔案人員，并且應有一定數(shù)量的專業(yè)技術人員。

　　2、大中型企業(yè)檔案部門的主要負責人應具備中級以上專業(yè)技術職務的學識水平和工作能力。

　　3、企業(yè)檔案管理人員享受專業(yè)技術管理人員待遇，按工程技術專業(yè)或檔案專業(yè)技術職務聘任。