照片檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。國家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》對照片檔案的收集、整理和保管進行了詳細的規(guī)定。

　　照片檔案管理規(guī)范

　　(一)照片檔案的收集

　　1.收集范圍

　　(1)記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片。

　　(2)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片。

　　(3)本單位組織或參加的重要外事活動的照片。

　　(4)記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。

　　(5)記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。

　　(6)其他具有保存價值的照片。

　　2.收集要求

　　(1)對屬于收集與歸檔范圍的照片,應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員歸檔,集中管理,任何單位或個人不得據(jù)為己有。

　　(2)對存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進行鑒定。

　　(3)對反映同一內(nèi)容的若干張照片,應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。

　　(4)底片、照片、說明應(yīng)齊全。

　　(5)底片與照片影像應(yīng)一致。

　　(6)對無底片的照片應(yīng)制作翻拍底片;對無照片的底片應(yīng)制作照片。

　　(7)照片檔案的移交和征集應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。

　　3.收集時間

　　(1)對具有歸檔價值的照片,其攝影者或承辦單位應(yīng)及時整理,向檔案室歸檔,一般不應(yīng)跨年度。

　　(2)依照《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規(guī)定,照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向有關(guān)檔案館移交。在特殊情況下,經(jīng)同級檔案行政管理部門同意可以提前或延遲移交。

　　(3)檔案館應(yīng)按收集范圍隨時征集零散的對國家和社會具有保存價值的照片。

　　(二)照片檔案的整理

　　照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。

　　1.底片的整理

　　(1)底片的編號。底片號是固定和反映底片在全宗內(nèi)排列順序的一組字符代碼,由全宗號、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。其格式如下：全宗號—保管期限代碼—張?zhí)枴?/p>

　　全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

　　保管期限代碼：分別用“1、2、3”或““Y、C、D”對應(yīng)代表永久、長期、短期。

　　張?zhí)枺涸谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)底片的排列從“1”開始的順序編號。

　　(2)底片號的登錄。宜使用鐵筆將底片號橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處(刻寫不下時,前段可不寫),不得影響畫面;也可采用其他方式將底片號附著在膠片乳劑面片邊處,不得污染膠片;底片號登錄順序應(yīng)與照片號登錄順序保持一致。

　　(3)底片袋的標(biāo)注。底片放入底片袋內(nèi)保管,一張一袋。應(yīng)在底片袋的右上方標(biāo)明底片號。對翻拍底片,應(yīng)在底片袋的左上方標(biāo)明“F”字樣。對拷貝底片,應(yīng)在底片袋的左上方標(biāo)明“K”字樣。

　　(4)底片的入冊。底片冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成;應(yīng)按底片號順序?qū)⒌灼来尾迦氲灼瑑?芯頁的插袋上應(yīng)標(biāo)明相同的底片號;對幅面超過底片冊芯頁尺寸的大幅底片,應(yīng)在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后,放入專用的檔案袋或檔案盒中,按底片號順序排列。

　　(5)冊內(nèi)備考表。冊內(nèi)備考表項目包括：本冊情況說明、立冊人、檢查人、立冊時間。冊內(nèi)備考表應(yīng)放在冊內(nèi)最后位置。

　　(6)底片冊的排列。底片冊的封面應(yīng)印制“底片冊”字樣。底片冊冊脊的項目包括：全宗號、保管期限、起止張?zhí)枴蕴?。底片冊按照全宗號、保管期限、冊號的順序排?上架保存。

　　2.照片的整理

　　(1)照片的分類。應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限—年度—問題進行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌?也可按保管期限—問題—年度進行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致,不應(yīng)隨意變動。

　　(2)照片的排列。應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi),按問題結(jié)合時間、重要程度等進行排列。為便于提供利用,照片排列及入冊時應(yīng)同時考慮不同保密等級照片的定位。

　　(3)照片的編號。照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼,由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柣蛉谔?、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。

　　照片號有兩種格式：

　　格式一：全宗號—保管期限代碼—冊號—張?zhí)?/p>

　　格式二：全宗號—保管期限代碼—張?zhí)?/p>

　　若采用格式二,可選用照片、底片分別編號法或合一編號法(影像相符的照片、底片編號相同)。選用合一編號法宜以照片、底片齊全為基礎(chǔ)。

　　(4)照片的入冊。照片冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。芯頁以30頁左右為宜,有活頁式和定頁式兩種。應(yīng)按照分類、排列順序即照片號順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷撋?組成照片冊。對于照片冊放置不下的大幅照片,可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中,按照照片號順序排列。如豎直放置,應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上。再放入袋、盒中;如水平放置,照片的堆放高度不宜超過5cm。以豎直放置為宜。

　　(5)單張照片說明的填寫。說明應(yīng)采用橫寫格式,分段書寫。其格式如下：

　　題名：

　　照片號：

　　底片號：

　　參見號：時間：攝影者：文字說明：題名應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容、人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。

　　參見號是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。其格式如下：(相關(guān)檔案種類)檔號,其中,括號內(nèi)為選擇著錄內(nèi)容。示例1：文書檔案0113-2-18,示例2：科技檔案G-J-21,照片檔案由檔案室移交至檔案館后,應(yīng)對其參見號進行核對,對與實況不符的應(yīng)及時調(diào)整。

　　照片的拍攝時間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,第1～4位表示年,第5～6位表示月,第7～8位表示日。示例：1953年3月2日寫作19530302。

　　攝影者一般填寫個人,必要時可加寫單位。

　　文字說明應(yīng)綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素,概括提示照片影像所反映的全部信息;或僅對題名未及內(nèi)容作出補充。其他需要說明的事項亦可在此欄表述,例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的,應(yīng)注明照片版權(quán)、來源等。

　　密級應(yīng)按GB/T7156《文獻保密等級代碼》所規(guī)定的字符在照片周圍選一固定空白處標(biāo)明,使用印章亦可。

　　單張照片的說明,可根據(jù)照片固定的位置,在照片的右側(cè)、左側(cè)或正下方書寫。大幅照片的說明可另紙書寫,與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片,應(yīng)隨該組照片一同在冊內(nèi)編號,填寫單張照片說明,并注明其存放地址。

　　(6)組合照片說明的填寫。一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列后,可擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片,其單張照片說明可以從簡。組合照片說明應(yīng)概括提示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項。應(yīng)在組合照片說明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。

　　同組中的每一張照片均應(yīng)在單張照片說明的左上角或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號。組聯(lián)符號按組依次采用“①”、“②”、“③”……同組中的照片其組聯(lián)符號相同。如冊內(nèi)只有一組照片和其他散片時,組聯(lián)符號采用“①”。組聯(lián)符號不宜越冊。

　　整理照片時因保管期限或密級的不同,有些同組的照片可能會被分散到不同的照片冊內(nèi),應(yīng)在組合照片說明中指出這些密切相關(guān)照片的保管期限、冊號和組號。組合照片說明可放在本組第一張照片的上方,也可放在本冊所有照片之前。

　　(7)照片冊的排列。照片冊按照全宗號、保管期限、冊號的順序排列,上架保存。

　　3.照片檔案目錄的編制

　　(1)著錄項目。照片檔案目錄的著錄項目包括：照片號、底片號、題名、時間、攝影者、備注、參見號、冊號、頁號、組內(nèi)張數(shù)、分類號、項目號、主題詞或關(guān)鍵詞、密級、保管期限、類型規(guī)格、檔案館代號、文字說明等。條目的著錄單位以照片的自然張或若干張(一組)為單位著錄。

　　(2)組合照片的著錄。以一組照片為單位著錄時,題名應(yīng)根據(jù)題名擬寫要素,簡明概括、準(zhǔn)確反映一組照片的基本內(nèi)容。照片號、底片號、頁號均應(yīng)著錄起止號;時間應(yīng)著錄起止時間;參見號、攝影者可以著錄多個。

　　(3)大幅照片的標(biāo)注。對于大幅照片、底片,應(yīng)在備注欄內(nèi)注明“大幅”和存放地址。以一組照片為單位著錄時,還應(yīng)在備注欄內(nèi)注明其中所含的大幅照片的照片號、底片號。

　　照片檔案著錄與標(biāo)引的方法和要求,應(yīng)按照DA/T18《檔案著錄規(guī)則》、GB/T15418《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》、DA/T19《檔案主題標(biāo)引規(guī)則》執(zhí)行。

　　(4)目錄的編制。照片檔案目錄種類包括冊內(nèi)目錄、基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。

　　基本目錄的必備項目是：照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注,可根據(jù)需要增加項目。基本目錄的條目應(yīng)按照照片號排序。

　　冊內(nèi)目錄(冊內(nèi)照片目錄)為選擇性目錄。其組成項目是：照片號、題名、時間、頁號、底片號、備注。冊內(nèi)目錄的條目應(yīng)按照片號排序。

　　(三)照片檔案的鑒定

　　照片檔案的鑒定工作主要是劃定照片檔案的保管期限,并確定密級。保管期限是按照片、底片的價值劃定的存留年限,對照片、底片保管期限的劃分按照國家檔案局第8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。密級是指照片、底片保密程序的等級。密級的劃定按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》、《文獻保密等級代碼》(GB/T7156)及有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　(四)照片檔案的保管

　　(1)包裝物與裝具。底片袋應(yīng)使用表面略微粗糙和無光澤的中性偏堿性紙制材料制作,其PH值應(yīng)在7.2～9.5,α-纖維素含量應(yīng)高于87%。底片袋應(yīng)使用中性膠粘劑,接縫應(yīng)在袋邊。底片冊、照片冊所用封面、封底、芯頁均應(yīng)采用中性偏堿性紙質(zhì)材料制作,其PH值應(yīng)在7.2～9.5之間,化學(xué)性能穩(wěn)定,且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。

　　(2)貯存柜架。底片、照片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存,如存儲柜、抽屜、有門的書架或文件架等。貯存柜架應(yīng)采用不可燃、耐腐蝕的材料,避免使用木制及類似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕,還可能揮發(fā)出某些有害氣體,促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用,且對貯存的底片、照片無有害影響。對貯存柜架進行排列時,應(yīng)保證空氣能在其內(nèi)部循環(huán)流通。

　　(3)溫度、濕度要求。

　　推薦的存貯最高溫度和相對濕度見表。

　　表推薦的最高溫度和相對濕度

　　所推薦的濕度、濕度條件,應(yīng)在各單獨的貯存器具內(nèi)或整個貯存室內(nèi)加以保證。底片、照片應(yīng)恒溫、恒濕保存。長期貯存環(huán)境,24小時內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±2℃,相對濕度變化不應(yīng)大于±5%。中期貯存環(huán)境,24小時內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±5℃,相對濕度變化不應(yīng)大于±10%。底片、照片貯存的溫、濕度與提供利用房門的溫、濕度若存在較大差別,應(yīng)設(shè)緩沖間,在其提供利用前應(yīng)在緩沖間過渡幾小時。

　　(4)空氣調(diào)節(jié)和凈化要求。進入貯存室或貯存柜的空氣應(yīng)首先經(jīng)過機械過濾器過濾,以免空氣中的固體顆粒擦傷膠片或與膠片起反應(yīng)。過濾器宜采用干介質(zhì)型,應(yīng)不可燃,其捕捉率不應(yīng)低于85%。應(yīng)使用洗滌或吸收等空氣凈化裝置,祛除空氣中的二氧化硫、硫化氫、過氧化物、臭氧、酸性霧、氨和氧化氮等氣體雜質(zhì)。油漆的揮發(fā)氣體是一種氧化污染源,應(yīng)控制使用。若貯存環(huán)境新刷油漆,應(yīng)在3個月后投入使用。對其他存有污染源的新貯存環(huán)境,亦應(yīng)擱置一段時期后再投入使用。硝酸片基膠片會釋放出有害氣體,因此,不應(yīng)與其他膠片同處存放,也不應(yīng)與其他膠片使用同一通風(fēng)系統(tǒng)。

　　(5)庫房有關(guān)要求

　　庫房條件和防火、防火、防潮、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防震、防盜等要求,應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的規(guī)定。

　　(6)保管要求和措施

　　貯存庫房應(yīng)保持整齊、清潔,應(yīng)有嚴(yán)格的使用和存放規(guī)則。照片檔案入庫前應(yīng)進行檢查。對受污染的照片、底片應(yīng)進行必要的技術(shù)處理,防止受污染的照片、底片入庫。接觸底片的人員應(yīng)戴潔凈的棉薄手套,輕拿底片的邊緣。底片冊、照片冊應(yīng)立放,不應(yīng)堆積平放,以免堆在下面的底片、照片受壓后造成粘連。珍貴的、重要的、使用頻率高的底片應(yīng)進行拷貝,異地保存?？截惼峁├?以便更好地保存母片。每隔兩年應(yīng)對底片、照片進行一次抽樣檢查,不超過五年進行一次全面檢查。若溫、濕度出現(xiàn)嚴(yán)重波動,應(yīng)縮短檢查的間隔期。檢查中應(yīng)密切注意底片、照片的變化情況(卷曲、變形、變脆、粘連、破損、霉斑、褪色等),亦應(yīng)注意包裝材料的變質(zhì)問題,并做好檢查記錄。若發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)查明原因,及時采取補救措施。