項目檔案怎么整理，是指在項目建設過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等原始記錄的總稱。它全面真實的反映了整個項目建設的過程和現狀，是見證工程內在質量的依據和憑證，對工程的生產、運行、整理和維護具有重要作用。但在實際工作中，卻存在領導重視不夠、檔案整理制度網絡體系不健全、未將項目檔案整理的相關內容納入合同整理、文件材料收集不齊全完整、相關部門對項目檔案的監(jiān)督措施不力等問題，現就如何抓好項目檔案整理工作淺析如下。

　　項目檔案怎么整理

　　項目檔案，是國家檔案資源的重要組成部分，是國家寶貴的歷史財富，項目主管、建設、施工、監(jiān)理單位要充分認識項目工程檔案的重要性，加強對項目檔案工作的組織領導和監(jiān)督指導，將其納入項目工程質量責任制進行目標整理。在項目建設過程中，要把項目檔案工作與項目工程工作同部署、同檢查、同考核，杜絕重工程建設，輕檔案的現象發(fā)生，要在項目工程核準初期就建立檔案整理機構，配備檔案人員，在項目工程主管單位的協(xié)調下，指導設計、施工、監(jiān)理等單位，構建項目工程檔案工作網絡。

　　加大監(jiān)管和執(zhí)法檢查力度

　　一是檔案行政整理部門要加大與發(fā)改、重辦和項目主管部門的聯(lián)系，根據項目建設情況提前適時介入，及時掌握省、市重大建設項目的進展情況，并制定相應的監(jiān)督、檢查、指導的措施和辦法，將每個重大建設項目納入視野，隨時監(jiān)控。二是檔案行政整理部門要將項目檔案整理工作納入執(zhí)法檢查范圍，針對項目檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，開展專項執(zhí)法檢查，著重檢查項目文件材料的收集齊全完整程度、安全保管保護條件、基礎業(yè)務建設、檔案整理是否規(guī)范，對整理不規(guī)范、存在重大安全隱患的業(yè)主單位責令其限期整改，對嚴重違反檔案法律、法規(guī)的單位、個人予以堅決查處，絕不姑息。

　　建立健全整理制度

　　健全的整理制度是各項工作取得成功的關鍵，以制度管人，以制度促發(fā)展，使項目檔案整理工作做到有章可循、有法可依。一是要根據項目檔案的特點，建立項目檔案的收集、整理、移交、保管、利用等制度，項目建設單位（法人）、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位應把項目文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入項目檔案工作整理體制和工作程序，并制定相應的檢查、控制及考核措施。二是要完善網絡體系，首先建設單位自身要完善檔案整理網絡體系，其次要指導各參建單位之間建立和完善相關的檔案整理網絡，確保項目檔案收集的及時和完整。

　　強調項目檔案整理的相關內容納入合同整理

　　項目建設單位（法人）及項目整理單位應當對設計、施工、監(jiān)理等單位項目檔案工作進行監(jiān)督指導。在簽訂設計、施工、監(jiān)理等合同、協(xié)議時，應設立專門條款，明確各有關責任。并對歸檔范圍、項目檔案套數、移交時間、質量等提出具體要求。按照《國家重大建設項目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）的規(guī)定，完成各自職責范圍或合同、協(xié)議規(guī)定的竣工文件的編制和項目文件的整理、歸檔工作。

　　項目設計、施工、監(jiān)理等單位在建設項目完成后應將經整理、編目的項目文件按合同、協(xié)議規(guī)定的要求，向項目建設單位（法人）檔案整理機構移交。項目監(jiān)理單位應當對項目竣工文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查，經項目建設單位（法人）確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄一并移交項目建設單位（法人）檔案整理機構。

　　在簽訂工程項目合同時，對工程竣工文件的質量，資料的積累、形成、竣工圖的編制和驗收交接，進行明確規(guī)定，實行工程檔案保證金制度。竣工檔案保證金一般按工程總投資3%-5%從參建單位工程款中扣繳預留，待竣工文件收集齊全，編制完畢并經業(yè)主單位檔案部門驗收合格后方予返還。還可將檔案的移交納入工程結算中，工程完畢完工后，沒有檔案部門的檔案移交簽證手續(xù)，不予結算。從而促使檔案歸檔率、完整率和準確率的提高。

　　注重文件材料的收集

　　為確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)，檔案的收集是基礎，收集的文件材料一定要簽字手續(xù)完備、字跡清楚、圖面整潔，載體及書寫材料適宜永久、長期保存?？⒐D編制應符合國家、行業(yè)的有關標準和規(guī)范。

　　一是要注意收集項目所涉及的電子、聲像、照片等特殊載體檔案；二是要與相關的紙質文件一同歸檔；三是整理時要標注相應的參見號或互見號。項目業(yè)主單位（法人）要根據項目進展情況，及時指導設計、施工、監(jiān)理等單位及時提交項目檔案，并且要有完備的交接手續(xù)，交接清單一式二份。

　　調研中發(fā)現，前期文件的收集比較齊全，要著重對施工、監(jiān)理、財務器材、竣工材料的收集。施工文件要注重施工方案及報批文件、施工定位、基礎處理、焊接探傷、隱蔽工程（照片、驗收記錄）、交工記錄的收集。

　　監(jiān)理文件要注重監(jiān)理大綱、規(guī)劃、細則及批復、質量控制、進度控制、投資控制、監(jiān)理單位對項目文件質量審查記錄的收集。設備工藝要注重安裝調試、性能檢測、技術鑒定文件的收集。財務器材要注重固定資產、流動資產、無形資產、遞延資產清冊等的收集。

　　加強部門聯(lián)動

　　項目檔案能否順利推進的一個關鍵，就是相關部門要形成聯(lián)動機制，齊抓共管，共同推動項目檔案的健康發(fā)展。一是檔案行政主管部門要積極主動加強與發(fā)改、財政、項目主管部門、重大建設項目推進辦等單位的聯(lián)系與溝通，主動作為合力全方位推進。

　　二是項目主管部門、發(fā)改、財政等部門在參與項目竣工驗收時，要切實履行職責，嚴把質量關的同時，一定不能忽視項目檔案這一關鍵環(huán)節(jié)，看項目檔案是否進行專項驗收，因為項目檔案驗收是項目竣工驗收的前提和基礎，項目檔案未驗收的項目不能進行項目驗收（項目竣工驗收前3個月完成項目檔案的驗收）。