為進一步加強流動人員人事檔案的管理，維護人事檔案的真實性、嚴肅性，完善人才流動社會化服務(wù)體系，促進人才合理流動，1996年12月中共中央組織部、人事部印發(fā)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，對流動人員人事檔案管理作了比較具體的規(guī)定。

　　一、掌握流動人員人事檔案范圍

　　(1)辭職或被辭退的機關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；

　　(2)與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；

　　(3)特業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案；

　　(4)自費出國留學(xué)人員的人事檔案；

　　(5)外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；

　　(6)外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)的中方雇員的人事檔案；

　　(7)其他流動人員的人事檔案。

　　二、了解流動人員人事檔案管理機構(gòu)

　　流動人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理"的原則，接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　(1)流動人員人事檔案管理機構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴禁個人保管他人人事檔案。

　　(2)跨地區(qū)流動的流動人員人事檔案，可由其戶籍所在地的人才流動服務(wù)機構(gòu)管理，也可由其現(xiàn)工作單位所在地的人才流動服務(wù)機構(gòu)管理。

　　(3)尚未建立人才流動服務(wù)機構(gòu)的地區(qū)，流動人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。

　　(4)人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認真做好與流動人員人事檔案管理有關(guān)的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務(wù)工作。

　　三、管理流動人員人事檔案

　　1.轉(zhuǎn)遞

　　(1)人才流動服務(wù)機構(gòu)憑符合國家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動的有效文書，向流動人員原單位開具調(diào)檔函，原單位接到調(diào)檔函15天內(nèi)，將流動人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動服務(wù)機構(gòu)。轉(zhuǎn)遞的流動人員人事檔案必須完整齊全，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動服務(wù)機構(gòu)經(jīng)審核無誤后，及時將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位。人才流動服務(wù)機構(gòu)如發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來的檔案材料不齊全或不清楚的，應(yīng)要求原單位補齊或查清楚。

　　(2)流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞，應(yīng)通過機要交通或派專人送取，不得郵寄或交由流動人員本人自帶。對流動人員本人自帶的人事檔案，人才流動服務(wù)機構(gòu)不得接收。

　　(3)人才流動服務(wù)機構(gòu)接管流動人員人事檔案，須由流動人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)與流動人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書，合同書須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容。

　　(4)人才流動服務(wù)機構(gòu)開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)，與機關(guān)、國有企事業(yè)單位開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)具有相同效力。機關(guān)、國有企事業(yè)單位必須憑人才流動服務(wù)機構(gòu)開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)，方可接收流動人員人事檔案。

　　2.收集、整理與利用

　　(1)人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)加強與流動人員及其現(xiàn)所在工作單位的聯(lián)系，做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內(nèi)容。收集的材料，必須經(jīng)過認真的鑒別。須經(jīng)單位蓋章或本人簽字的材料，簽字蓋章后方能歸入檔案。

　　(2)人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)按照干部檔案整理工作的有關(guān)規(guī)定，認真做好流動人員檔案材料的整理工作。在整理檔案過程中，要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容，不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。

　　(3)人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)按照《干部檔案工作條例》中的有關(guān)規(guī)定，建立健全流動人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項。

　　1)查閱流動人員人事檔案應(yīng)辦理審批手續(xù)。查閱單位應(yīng)申明查閱理由，管檔單位根據(jù)規(guī)定和需要確定需提供的檔案材料。

　　2)查閱單位應(yīng)派中共黨員到人才流動服務(wù)機構(gòu)查閱流動人員人事檔案。對不符合規(guī)定條件的，人才流動服務(wù)機構(gòu)可根據(jù)實際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關(guān)情況。

　　3)人才流動服務(wù)機構(gòu)對高級專業(yè)技術(shù)人員和涉及國家秘密的流動人員人事檔案要嚴格保管，嚴格辦理查閱手續(xù)。

　　4)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

　　5)查閱檔案必須嚴格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

　　3.保管

　　人才流動服務(wù)機構(gòu)管理流動人員人事檔案，應(yīng)本著“服務(wù)為主，適當收費”的原則，按照有關(guān)規(guī)定收取服務(wù)費，但不得以贏利為目的。

　　(1)人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)具備管理流動人員人事檔案的物質(zhì)條件，建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配備鐵質(zhì)的檔案柜；經(jīng)常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。要不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　(2)建立健全流動人員人事檔案管理的內(nèi)部規(guī)章制度，加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究，實行目標管理，不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質(zhì)量。

　　(3)流動人員人事檔案管理應(yīng)由專人負責。檔案管理人員必須是黨性強、作風(fēng)正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業(yè)知識的共產(chǎn)黨員。

　　4.處罰

　　對有下列情形的，由黨委組織部門和政府人事行政部門會同有關(guān)部門對負有責任的單位或直接責任者視情節(jié)輕重，給予批評教育、黨紀政紀處分或依法追究責任。

　　(1)擅自管理流動人員人事檔案的單位或個人；

　　(2)擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的；

　　(3)擅自向外公布、泄露檔案內(nèi)容的；

　　(4)在流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作中，出現(xiàn)違反本規(guī)定行為造成產(chǎn)重后果的。