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如何快速有效整理檔案

時間:2022-05-27 作者:中博奧 來源:網絡 點擊量:

  只要是從事人力資源崗位的工作,你就肯定離不開大量的人事資料,而對這些資料的有序整理正是對HR基本功的最大考驗。條理清晰的資料和檔案,可以提高我們對員工管理的效率,相反的,雜亂無章的資料必然會造成管理的混亂,給我們后續(xù)的工作帶來阻礙。本文就針對整理企業(yè)的檔案資料,給大家梳理出如何快速有效整理檔案3大整理步驟。

如何快速有效整理檔案

  如何快速有效整理檔案

  第一步:確定檔案資料的分類

  人事部門所涉及的檔案和資料種類繁多,為了方便今后的查找以及后續(xù)資料的歸檔,我們首先要有一個清晰的資料分類規(guī)劃。這種分類可以根據人力資源的不同板塊,再結合企業(yè)的日常運作來劃分成幾個大類,作為一級分類。其次,再根據具體的檔案內容進行二級分類,最后可以根據使用的周期(如月度、季度、年度)或部門/職能,進行三級的分類。如圖可以給大家一個參考:

  如果今后還有新類別的資料,可以根據原有的劃分規(guī)則進行添加。這樣一來,我們在查找文件的時候,條理就會很清晰,可以迅速定位檔案存放的方向。

  第二步:規(guī)范檔案的格式/模板

  顯然,有條理的文檔資料應該有一套規(guī)范的填寫/錄入要求,這樣的好處是能夠讓我們快速識別資料的類別,并且迅速地獲取到想要的關鍵信息。對于今后新增的資料,我們只要制作一套規(guī)范的模板就可以輕松解決這個問題。

  盡管制作模板會耗費一定的時間和精力,但模板在今后的應用可以使資料的獲取更加方便和快捷,同時也規(guī)避了缺漏信息的問題。而對于原有的樣式各異的資料,想要重新規(guī)整起來確實是一件浩大的工程,不過現(xiàn)在市面上有不少電子檔案系統(tǒng),都可以提供掃描和職能解析的功能,通過這種智能的識別,就可以快速地將格式不一的檔案整理成統(tǒng)一的樣式,十分的快捷和方便。

  第三步:選擇合適的儲存方式

  簡單來說,檔案的儲存方式無非是兩種,紙質版的和電子版的。相比電子信息,紙張的保存更為麻煩,查找起來也沒那么快捷,所以不少企業(yè)已經逐漸使用電子檔案系統(tǒng)來取代紙質檔案。但是話說回來,紙質資料也還是有它存在的必要,目前沒有哪家企業(yè)能夠做到百分百的無紙化辦公,更多是電子系統(tǒng)和紙質資料的配合使用。

  在遵循前面的分類規(guī)則的情況下,紙質資料應該按照不同的分類存放在指定的區(qū)域。在這里,可以再根據常用資料和歷史資料進行劃分,歷史資料可以做好封存,而常用資料可以放在容易查找的地方,并附上臺賬,避免因為后續(xù)使用而導致混亂。

  倘若是電子資料,只要挑選一款比較好用的電子檔案系統(tǒng),按照第一步將資料進行有序的分類,制定后續(xù)更新的規(guī)則,便基本能夠一勞永逸了。總結一下,想要有效整理企業(yè)的檔案,其實只要做到3點:有清晰的分類標準(層次清晰),制定明確的錄入規(guī)范,最后還要及時進行歸檔。

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