為完善檔案管理工作，惠州公司始終以“內(nèi)容完備、材料精煉、規(guī)格統(tǒng)一、使用方便”為工作目標，不斷推進規(guī)范化、精細化檔案管理。

　　公司現(xiàn)有檔案庫房面積162.5平方米，目前能滿足檔案存放的需要。2019年公司本部辦公室改造，為進一步提升工作效率，成立專門檔案室，將公司各部門、各項目資料統(tǒng)一管理。同時設立財務專用檔案室，用于存放財務憑證等。各項目設立檔案室，主要用于存放業(yè)主信息等資料。隨著項目入伙戶數(shù)不斷增加，計劃另行新增檔案庫房。

　　檔案室?guī)齑鏅n案均按照項目、業(yè)務條線保管存放，并且各項目配有兼職檔案管理員負責引導、借閱、查找等具體檔案管理工作。

　　完善檔案管理建章立制，多措并舉

　　為統(tǒng)一規(guī)范檔案管理工作，惠州制定發(fā)布了《檔案管理辦法》、《檔案實體庫房突發(fā)事件應急處置預案》，明確應急預案處置程序，職責落實到位。并建立《檔案室溫濕度記錄表》、《檔案室巡查表》，每天監(jiān)測檔案室溫濕度變化，加強汛期檔案庫房巡邏檢查工作，建立巡邏檢查臺賬，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報、解決，確保檔案資料的安全。合同類、制度類、公文類等相關資料臺賬，做好資料借閱登記、簽收或移交登記。

　　登記臺賬

　　應急處置預案

　　檔案室、庫房和閱覽室實行“三分開“，配備空調機、除濕機、滅火器、溫濕度計等，便于檔案的安全和保管。檔案數(shù)據(jù)異地或異質存檔，實行安全備份機制。如合同、人事檔案、勞動合同、考勤資料、員工關懷相關電子等資料，實現(xiàn)異地或異質存檔。檔案異地備份、檔案數(shù)據(jù)安全備份機制。

　　根據(jù)《中海物業(yè)集團有限公司檔案分類管理辦法》、《中海物業(yè)集團有限公司總部檔案管理辦法》，設計文件盒標簽模板，編制各項目檔案編號模板，要求各項目歸檔檔案按制度要求分類、編號與貼標簽。

　　強化監(jiān)督，防患未然

　　不斷加強檔案安全管理機制建設，檔案安全日常管理、檔案庫房管理、檔案“八防”措施、檔案數(shù)據(jù)安全管理、檔案消防安全等情況自查。定期巡查檔案庫房、設備機房、周邊環(huán)境等。

　　檔案安全管理實施工作，包括檔案安全管理機制建立及執(zhí)行情況、檔案庫房設施配置及實施情況、電子檔案及檔案信息管理系統(tǒng)安全管理機制建立及執(zhí)行情況。

　　節(jié)假日前檔案安全檢查，包括檢查消防設備安全情況、監(jiān)控報警設備安全情況、電氣設備安全情況、設施安全情況、溫濕度情況等。