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專業(yè)檔案歸檔整理辦法

時間:2022-05-31 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  專業(yè)檔案歸檔整理辦法以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等(紙質(zhì)歸檔文件還包括修正、裝訂、編頁、裝盒、排架;電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等),使之有序化的過程。

專業(yè)檔案歸檔整理辦法

  專業(yè)檔案歸檔整理辦法

  一、收集文件

  收集文件,就是根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定,通過一定的方式和手續(xù),把散存在機關(guān)內(nèi)部和個人手中的文件材料,加以清交、聚集的工作,是確保整理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。收集齊全完整為其基本原則。

  二、區(qū)分歸檔和不歸檔材料的范圍

 ?。ㄒ唬w檔文件材料的范圍

  凡是反映本機關(guān)工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。

  1、反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料。

  2、機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料。

  3、本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料;下級機關(guān)報送的重要文件材料。

  4、其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。

 ?。ǘ┎粴w檔文件材料的范圍

  1、上級機關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料,任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料,供工作參考的抄件等。

  2、本機關(guān)文件材料中的重份文件,無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件,一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿,無特殊保存價值的信封,不需辦理的一般性人民來信、電話記錄,機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,本機關(guān)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料,有關(guān)工作參考的文件材料。

  3、同級機關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

  4、下級機關(guān)的文件材料中,供參閱的簡報、情況反映,抄報或越級抄報的文件材料。

 ?。ㄈC關(guān)之間分工歸檔的范圍

  為避免各機關(guān)檔案移交檔案館后文件材料的重復(fù)或遺漏,各單位之間必須明確的歸檔范圍。

  1、上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)(部、廳、局)發(fā)來的文件,由隸屬下級機關(guān)歸檔,黨委、政府辦公室和非隸屬機關(guān)一般不歸檔。但對一些需要執(zhí)行的政策性、法規(guī)性文件應(yīng)歸檔。如干部管理條例、勞動工資規(guī)定、生活待遇標(biāo)準(zhǔn)等文件。

  2、上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)召開的專業(yè)會議文件,由各隸屬下級機關(guān)歸檔,黨委、政府辦公室一般不歸檔。如黨委或政府領(lǐng)導(dǎo)參加了這類會議,并有重要發(fā)言,其印件和定稿(指領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿)由黨委或政府辦公室歸檔。

  3、機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關(guān)歸檔,其他機關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。

  4、本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任外機關(guān)職務(wù)而形成的文件材料,由兼職單位負責(zé)歸檔。

  5、臨時機構(gòu)形成的文件,由臨時機構(gòu)負責(zé)歸檔,工作結(jié)束后,將檔案移交主管部門或同級檔案館。

  三、分年度

  分年度,就是區(qū)分文件材料的所屬年度,把屬于同一年度的文件集中,把不同年度的文件分開?,F(xiàn)行機關(guān)的歸檔文件整理工作,是按年度分開進行的,不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。

 ?。ㄒ唬┮话阄募瑲w入文件制發(fā)年度(指文件最后的落款日期)

 ?。ǘ┛缒甓鹊奈募瑲w入文件內(nèi)容所針對的年度

  四、分類別

  分類別,就是根據(jù)本機關(guān)文件的來源、時間、內(nèi)容和形式上的異同,按照一定的方法,分成若干類別的過程??煞譃榻M織機構(gòu)分類法和問題分類法。

  組織機構(gòu)分類法,就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進行分類。也就是按照立檔單位的內(nèi)設(shè)機構(gòu),將整個全宗內(nèi)的文件材料分成若干類別的方法。機關(guān)內(nèi)有幾個機構(gòu),就設(shè)幾個類,機構(gòu)名稱,就是類名。

  問題分類法,就是按照全宗內(nèi)文件材料所記述和反映的問題分類的方法,即將記述和反映同一問題的文件集中,記述和反映不同問題的文件分開。

  五、分級別

  分級別,就是在保持文件之間有機聯(lián)系的基礎(chǔ)上,將上級機關(guān)、本機關(guān)、同級機關(guān)與不相隸屬機關(guān)和下級機關(guān)的文件材料分開整理。但對聯(lián)系密切的文件,如請示與批復(fù)等,不能為了分級別而將其分割開。

  六、劃分保管期限

  機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

  永久保管的文書檔案主要包括:(一)本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料;(二)本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。

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