紙質檔案數(shù)字化整理是采用掃描儀或數(shù)碼相機等設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤等載體上，并能被計算機識別的數(shù)字圖象或數(shù)字文本的處理過程。開展紙質檔案數(shù)字化是規(guī)范檔案管理、保護紙質檔案的有效途徑，更是現(xiàn)代社會對檔案信息化發(fā)展的要求。大數(shù)據(jù)時代檔案信息化的基礎工作就是紙質檔案數(shù)字化，將散存各部門、各單位的檔案收集、歸檔、數(shù)字化，如何更好的為人民服務，為社會服務，是每個檔案工作者的時代要求。

　　開展檔案數(shù)字化項目時，首先要對本項目的工作內容進行調查研究，確定好工作思路和工作計劃，有目的有計劃的開展檔案數(shù)字化工作。具體實施過程中，應按照《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）標準規(guī)范進行操作，本章簡單談談檔案數(shù)字化的前處理工作。

　　紙質檔案數(shù)字化整理

　　一、《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）第七章數(shù)字化前處理

　　1、確定掃描頁

　　原則上應將確定為數(shù)字化對象的紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。

　　2、編制頁號

　?。?）應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。

　　（2）重新編制頁號時，應在統(tǒng)一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內容。

　?。?）書寫頁號所使用的筆、墨等不應破壞檔案原件或對檔案長期保存造成影響。

　?。?）應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。

　　3、目錄數(shù)據(jù)準備

　?。?）按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照檔案原件內容，規(guī)范檔案中的目錄內容。

　　（2）對需在目錄數(shù)據(jù)庫中進行標記的情況進行標記。

　　4、拆除裝訂

　　應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，在拆除裝訂物時應采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復。

　　5、技術修復

　　（1）破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質檔案，應先由專業(yè)技術人員進行技術修復。

　?。?）折皺不平影響掃描質量的紙質檔案應先進行壓平等相應技術處理。

　　二、檔案數(shù)字化前處理相關要求

　　1、應對擬數(shù)字化的檔案進行涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性進行檢查。檔案實體有破損、殘缺的要進行登記，征求檔案保管單位同意后，對破損、殘缺的檔案進行裱糊搶救。檔案目錄錯誤的要予以修正，無數(shù)字化目錄的要予以著錄。

　　2、掃描前，對檔案進行拆卷并整理，對不平整的檔案進行平整處理，對錯誤、漏編的頁號進行修正或補編頁號。掃描工作結束，需對紙質檔案進行恢復性、規(guī)范性整理裝訂。拆卷和裝訂不能損害檔案原件。拆卷時不允許裁切檔案紙張，裝訂時應盡量按原有順序原孔裝訂，案卷不掉頁，右邊和底邊整齊，左側不及裝訂線的要加裝訂邊。

　　3、如果該檔案為涉密檔案，則不能直接進行數(shù)字化，需使用涉密計算機進行操作，著錄過程需要標記密級符號，題名、文號特殊處理，掃描件特殊存儲。